論對科技檔案的有效保護與利用

[提 要] 本文分析了為什么要有效地“保護”科技檔案，有效地“保護”科技檔案與有效地“利用”科技檔案之間存在相互依存的關系，本文還就正確處理科技檔案的“保護”與“利用”之間的關系提出了建議。

[關鍵詞] 科技檔案;有效保護;利用

[作者簡介]程 銣(1969—)，女，江西科技師范學院館員。(江西南昌 330038)

科技檔案產(chǎn)生于科技、生產(chǎn)活動中，記載著人們認識自然、利用自然、改造自然的過程、經(jīng)驗和成果，是人類勞動智慧的結晶。作為一種重要的科技信息資源，科技檔案對于科學技術的交流與借鑒、繼承與發(fā)展，具有特殊功能。科技檔案的重要性和特殊性，決定了科技檔案必須運用科學的理論完整地保存和科學地管理，且及時有效地開發(fā)利用。《中華人民共和國檔案法》第一章總則第一條明確指出“有效地保護和利用檔案”是制定《檔案法》的一個重要目的，科技檔案工作的基本原則也特別強調(diào)了利用工作的重要性。為什么把有效地保護科技檔案和有效地利用科技檔案如此緊密聯(lián)系、相提并論，這是值得檔案工作者深思的問題。

一、科技檔案的“保護”和“利用”是科技檔案賴以存在的前提與條件

科技檔案是整個檔案財富的一大門類，它有著一般檔案的共同屬性，科技檔案的“保護”是科技檔案存在的基礎，而及時有效地提供科技檔案為經(jīng)濟建設和科技發(fā)展服務是科技檔案工作的價值和意義，它們之間有著密切的聯(lián)系。《檔案法》第二條明確指出:“本法所稱的檔案”，是指對國家和社會有保存價值的各種歷史記錄。就是說我們保存的科技檔案是有價值的，是可以為人們“利用”的。當然，這種“利用”不僅是為當前“利用”，而且是為今后“利用”，為今后長時間的“利用”。怎樣才能保證今后長時間的利用呢?很自然，這就產(chǎn)生了對科技檔案保護的要求，要求科技檔案保護工作為今后長時間的利用提供具有憑證作用的科技檔案。這是客觀存在的事實，而從這個客觀事實當中可以看出，科技檔案的保存是以“利用”為前提，而“利用”又是以“保護”為條件的。那么，我們可以這樣說“利用”與“保護”是科技檔案存在的靈魂，這兩個方面是缺一不可的。

我們必須有這樣的觀念，科技檔案的“保護”與“利用”不可分割。近年來，我國在科技檔案保護方面成績顯著，科技檔案的保護環(huán)境大大改善。對于科技檔案工作者來說，無論是做實際工作、做研究工作或做領導工作，都應當確立科技檔案的“利用”與“保護”并重的觀念，不可偏廢。

二、防止重“利用”、輕“保護”的傾向

科技檔案的保護工作有它自身的特點，它是貫串科技檔案工作全過程的一項經(jīng)常性的、非常細致的工作，也是知識性與技術性較強的工作。檔案工作人員的任何漫不經(jīng)心、粗心大意、不負責任或無知，都可能造成無可挽回的損失。因此，檔案工作人員不僅要有一定的業(yè)務技術知識與技能，同時，為了保護科技檔案，還要有不怕苦、不怕累、不求名利的自我奉獻精神。只有這樣，才有可能保證科技檔案的安全與完整，延長科技檔案的壽命，才有可能不斷地提供科技檔案為利用者服務。

近年來，人們越來越重視科技檔案的保護，總的情況是好的，但也存在不少問題。(1)尚有部分科技檔案保存在條件簡陋、不符合要求的庫房中，檔案材料受到水、火、蟲、霉、高溫、高濕等一些有害因素的威脅;(2)對損毀和老化的檔案材料未曾采取及時修補、復制等工作;(3)科技檔案的保護工作還未完全落實到檔案工作的各個環(huán)節(jié)當中去，有些檔案在運輸、搬運、接收、整理、修復、復制以及利用等各項工作中遭到損壞的現(xiàn)象不斷發(fā)生，特別是在利用當中損壞原件的事件還屢禁不止。所有這些問題都迫切需要解決，但筆者認為首當其沖需要解決的還是對科技檔案的保護意識問題。許多單位重視科技檔案的利用，并在開發(fā)利用上做了許多工作，但是，他們沒有把“利用”與“保護”緊密地聯(lián)系起來考慮。因為他們沒有看到科技檔案保護工作所具有的戰(zhàn)略地位;他們沒有理解做好科技檔案保護工作是開展科技檔案利用工作的必要條件;他們沒有意識到解決科技檔案保護工作中存在的問題具有緊迫性;他們還不了解科技檔案保護工作的特點。因此，不解決對科技檔案保護的認識問題，就不可能使科技檔案事業(yè)健康協(xié)調(diào)持續(xù)的發(fā)展。

三、科技檔案“保護”的目的是“利用”

科技檔案的“保護”和“利用”是相輔相成的，俗話說，“養(yǎng)兵千日，用在一時”，不是為“養(yǎng)兵”而“養(yǎng)兵”，其目的還在于“用”。如果把科技檔案保護得很好，但束之高閣，或以保護為由，把使用者拒之門外，這樣顯然違背了保護科技檔案的原意，科技檔案保護的目的就是“利用”。

第一，科技檔案的保護必須通過科技檔案的開發(fā)利用才能產(chǎn)生效益。科技檔案保護工作本身不產(chǎn)生“效益”，科技檔案保護與“效益”之間不是直接聯(lián)系的，只有通過“利用”，才能不斷發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。只有社會產(chǎn)生了這種“利用”的需要，才能把整個科技檔案工作包括科技檔案保護工作向前推進。

第二，有效利用提出了對科技檔案保護的任務與要求。科技檔案由于來源于生產(chǎn)實踐，種類繁多，類型復雜，呈現(xiàn)多樣化的鮮明特點，如圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等等。而利用科技檔案從時間上來說是無限的，因而對科技檔案保護的要求在時間上也是無限的。利用者包括千百年后的利用者，要求利用科技檔案并作為原始憑證。滿足這個要求只有一個辦法，即保護好科技檔案，保護科技檔案的歷史原貌，以便于發(fā)揮科技檔案所特有的憑證作用。很明顯，“保護”的任務與要求，是從“利用”那里來的。

因此，要搞好科技檔案保護工作，更好地發(fā)揮科技檔案的作用，檔案工作者必須密切注視對科技檔案利用的新的動向和對科技檔案保護的新的要求，研究當前生產(chǎn)、學術發(fā)展新動態(tài)，掌握各種需求的特點，及時、準確、系統(tǒng)、全面地為利用者提供有關科技檔案的信息資源。熟悉影響科技檔案使用壽命的原因，針對科技檔案制成材料的各異，采用不同的保護技術方法。

四、正確處理“保護”與“利用”的關系

根據(jù)以上的分析可以看出，“保護”與“利用”的關系是相互依存的，它們共處于科技檔案這個統(tǒng)一體中。但是在科技檔案事業(yè)的發(fā)展過程中，“保護”與“利用”之間又存在著矛盾，即“保護”與“利用”是科技檔案工作的兩個不同的工作環(huán)節(jié):在“保護”這個環(huán)節(jié)中，科技檔案基本上處于“靜態(tài)”，特別是當科技檔案存放在檔案庫房當中，可以說在一定程度上緩解了外部環(huán)境中諸因素對科技檔案的直接危害，科技檔案與人的接觸也減少了。在這種情況下，對科技檔案人為的或自然的危害，大大地減少了或削弱了。在“利用”這個環(huán)節(jié)中，科技檔案則基本處于“動態(tài)”。科技檔案從庫房的小氣候環(huán)境轉(zhuǎn)移到庫外環(huán)境，與人的接觸十分頻繁，在這種情況下，對科技檔案的人為的、自然的危害就大大地增多與增強了。因此，科技檔案在“保護”與“利用”這兩個工作環(huán)節(jié)當中，安全程度顯然是不同的，是存在矛盾的。這里還要特別指出的是:科技檔案原件被利用的時候，利用者的道德品質(zhì)、知識水平以及閱讀與利用的方式，在相當大的程度上決定著科技檔案的命運，影響著科技檔案的安全與完整。

怎樣解決“保護”與“利用”之間的矛盾呢?筆者認為:第一，對科技檔案材料進行復制，減少或不用原件，既利于“利用”，也利于“保護”。第二，必須使用原件時，要嚴格管理制度。例如:閱覽時必須指定地點，必須嚴格交接手續(xù)，對利用者進行宣傳教育，注意利用過程中的認真檢查與監(jiān)督、改善閱覽室的條件，預防在閱覽過程中各種有害因素對科技檔案原件的影響等等。第三，控制原件展出。

綜上所述，只有把科技檔案保護好，才有可能達到有效地利用科技檔案;只有按照利用科技檔案的要求保護科技檔案，才有可能有效地發(fā)揮科技檔案保護的作用;也只有正確地處理好“保護”與“利用”之間的關系，才有可能進行有效地保護和利用科技檔案，從而才有可能實現(xiàn)《檔案法》第一條中所提出的“為社會主義現(xiàn)代化建設服務”的總目標。

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