論專項工作檔案的整理

所謂專項工作，就是在特定時期，在一定行政區域經濟社會發展進程中，政治、經濟、社會、文化各個領域發生的重大活動。專項工作包括突發性事件，如防治非典型性肺炎、禽流感、H1N1流感等，也包括黨和政府有組織、有計劃地開展的一些重要活動，如學習實踐科學發展觀活動、干部作風建設年活動等。在我們日常工作中遇到的專項工作，更多的則是一些“節會”活動和“創建”活動。

一、專項工作檔案整理中存在的問題

1、專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題。比如非典型性肺炎，國家已將其列為法定傳染病進行管理，各地衛生防疫部門在那場斗爭結束后還要形成檔案，這些材料是否還要歸入非典防治檔案之中呢?

2、專門檔案有名無實。將專項工作形成的檔案整體劃定為專門檔案，極有可能使活動中形成的會計檔案，聲像檔案、實物檔案，以及一些真正的專門檔案被棄而不管，而實際管理的主要是紅頭文件、領導講話、計劃總結等組成的文書檔案。在工作中，我們就發現個別基層檔案館接收的第二輪土地延包檔案都是些通知、意見、計劃、總結，其中連一份農戶的土地延包登記材料都沒有。

3、檔案業務指導的大包大攬、越俎代庖現象。在專項工作檔案整理過程中，檔案行政管理部門往往派出業務骨干深入一線進行現場指導，迫于時間和領導等方面的壓力，經常會出現大包大攬、越俎代庖的現象。這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。

二、對專項工作檔案整理的思考

(一)對與某個黨委或政府職能部門職責范圍相同或相近、人們習慣上也將其歸口該部門管理的專項工作所形成的檔案，筆者認為可將其紙質檔案(除會計檔案外)作為該黨委或政府職能部門(全宗)的一種專門檔案進行整理，聲像、電子等載體檔案隨該全宗其他聲像、電子檔案一并整理編目。這類情況主要指各種創建活動，如創建國家文明城市活動檔案可歸入文明辦全宗，創建國家園林城市活動檔案可歸入園林局全宗，創建國家衛生城市活動檔案可歸入愛衛辦全宗等。

(二)各類突發性事件，以及各級黨委政府主導的綜合性工作。節會活動檔案的整理，如河北省興隆縣開展為期兩年的干部駐村工作，涉及單位多、主管單位不易確認。雖然這種情況下，一般也要有個掛靠單位，比如駐村工作掛靠單位是各級黨委組織部，但其工作范圍已遠遠超出了組織部的職責范圍，將其檔案放在組織部顯然不合適，放在農業部門也不合適。

1、為專項工作檔案單獨設置全宗。“站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。”“如果文件數量龐大、獨立性強，就可以專門設立一個上述臨時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“××縣學習實踐科學發展觀檔案”、“××市既往有償供血人員普查檔案”等。

2、明確檔案收集的范圍和重點。

一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件:二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔(這點最容易疏忽。如果真的是數量過于龐大，一個檔案館可有選擇地接收一個有代表性的村、鄉鎮或社區的全部檔案)。

3、文書檔案、聲像檔案、實物檔案分別整理歸檔。其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。

4、歸檔文件的分類。年度、組織機構(問題)和保管期限是全宗內檔案分類通用的分類方法。在整理專項工作檔案時，筆者認為需注意以下三點:第一。原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案。就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分類，而不將第一批學教活動檔案分別歸科2009年和2010年。第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定。即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便:二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。第三，保管期限就高不就低。如興隆縣甲型H1N1流感防治工作領導小組辦公室編發的工作簡報(每日一期)反映了本地區流感防治工作的動態，我們在整理時就將其全部劃定為永久。

(三)在“普遍提速”的基礎上建立“快速反映機制”。一是繼續加大檔案宣傳工作力度，提高整個社會的檔案意識和檔案法制觀念;二是通過建立檔案人員持證上崗、在職人員繼續教育培訓等制度，進一步提高檔案工作者的業務工作技能:三是堅持和完善重大活動(事件)檔案備案制度，將各類重大活動、重大事件檔案管理工作及時納入檔案行政管理部門的視野;四是各級檔案行政管理部門應建立突發事件檔案工作應急預案。保證各類中心工作發生后能夠拉得出、沖得上、打得贏。