知識管理與企業(yè)內(nèi)部控制活動

摘要:從現(xiàn)有實務(wù)看，內(nèi)部控制與工業(yè)經(jīng)濟背景匹配，深受科層制管理模式下組織環(huán)境的穩(wěn)定化、組織結(jié)構(gòu)的層級化、組織知識的同質(zhì)化、組織管理的物質(zhì)化等理念的影響。知識經(jīng)濟催生了知識管理模式，知識員工、持續(xù)學習、無邊界組織、知識共享等理念對傳統(tǒng)內(nèi)部控制活動提出巨大挑戰(zhàn)。在這些理念影響下，授權(quán)控制將由基于職位的授權(quán)轉(zhuǎn)變?yōu)榛谥R的授權(quán)，流程控制將由確保流程規(guī)范運作轉(zhuǎn)變?yōu)榇龠M流程持續(xù)改進，績效控制將由個體結(jié)果測量轉(zhuǎn)變?yōu)榛趫F隊學習的動態(tài)評價，監(jiān)督檢查將由物質(zhì)活動監(jiān)督轉(zhuǎn)變物質(zhì)活動與知識活動監(jiān)督共存。

關(guān)鍵詞:科層管理;組織學習;知識共享;控制活動

中圖分類號:F270.7 文獻標識碼:B

古典管理時期Weber所設(shè)計的理想科層組織具有以下特點:一條指揮的等級鏈、根據(jù)職能進行的專業(yè)化分工、包含權(quán)利和責任的一貫性政策、每項工作的標準化程序、基于提高技能的職業(yè)生涯、不受個人情感影響的關(guān)系、所有工作協(xié)調(diào)都由上級進行[1]。工業(yè)經(jīng)濟背景下，科層制組織管理模式倍受青睞。組織管理模式既是內(nèi)部控制存在的環(huán)境要素，又是內(nèi)部控制付諸實施的重要載體。從那時起，職責分工就成了內(nèi)部控制作用的基礎(chǔ)，委托受托責任就成了內(nèi)部控制的主要內(nèi)容，外部強制控制就成了控制力量的主要來源，直至現(xiàn)在，這些影響仍然存在。

20世紀80年代以來，企業(yè)所處的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了根本性的變化，知識在企業(yè)創(chuàng)造財富過程中的重要性日益凸現(xiàn)出來。Drucker提出“知識型員工”的概念，知識型員工削弱了“命令——支配型”管理模式存在的基礎(chǔ)[2]。Prahalad Hamel從知識的角度分析了企業(yè)的競爭優(yōu)勢，他們認為，決定企業(yè)競爭優(yōu)勢的能力是“組織的積累性的學識，特別是關(guān)于如何協(xié)調(diào)不同的生產(chǎn)技能和集成的多種技術(shù)流派的學識”[3]。這些學識就是隱藏企業(yè)能力背后的企業(yè)知識，尤其是難以被競爭對手所模仿的隱性知識。之后，許多學者從知識創(chuàng)造[4]、學習型組織[5]、知識進化[6]、知識鏈[7]等方面探討企業(yè)的管理問題，知識管理模式逐漸走入管理者的視野，并形成一套理論體系。

知識管理模式是管理思想的一種新發(fā)展，是人們用動態(tài)的眼光看待管理發(fā)展的結(jié)果。在知識管理模式下，組織目標定位、組織管理假設(shè)、組織管理理念、組織管理重心等各方面都與傳統(tǒng)科層管理模式有本質(zhì)區(qū)別，內(nèi)部控制是組織內(nèi)部的一項管理活動，為適應(yīng)知識管理模式，內(nèi)部控制實務(wù)也必然發(fā)生變化，具體表現(xiàn)在授權(quán)控制、流程控制、績效控制和內(nèi)部監(jiān)督幾個方面。

一、基于職位的授權(quán)轉(zhuǎn)向基于知識的授權(quán)

早在1945，奧地利學派的Hayek就明確指出，經(jīng)濟效率取決于決策權(quán)威和對于決策起支撐作用的知識之間的匹配關(guān)系[8]。Jensen Meckling按照知識在代理之間進行轉(zhuǎn)移付出成本的多少，將知識分為專門知識和一般知識。由于組織的效率取決于知識與決策權(quán)的匹配，當知識與決策權(quán)不匹配或者知識對于決策權(quán)有價值時，將有助于決策的知識與決策權(quán)結(jié)合起來，則會提高組織的效率。兩者的結(jié)合有兩種基本的方法[9]:一種是將知識傳遞給有決策權(quán)的人，另一種是把決策權(quán)傳遞給擁有相關(guān)知識的人。在將知識傳遞給具有決策權(quán)的人的過程中，面臨著由于劣質(zhì)信息而導致的信息成本，而將決策權(quán)分配給組織中擁有相關(guān)的較多專門知識的代理人時，則面臨著由于委托代理關(guān)系而產(chǎn)生的代理成本。組織總成本是劣質(zhì)信息導致的成本與目標不兼容導致的代理成本之和(如圖1)。在現(xiàn)實組織中究竟是將知識轉(zhuǎn)移給具有決策權(quán)的人，還是將決策權(quán)轉(zhuǎn)移給具有知識的人，這取決于知識轉(zhuǎn)移成本和轉(zhuǎn)移決策權(quán)成本的大小。

在工業(yè)經(jīng)濟時期，由于組織內(nèi)外部環(huán)境相對穩(wěn)定，組織內(nèi)部對一般知識的需求和供給遠遠大于專門知識的需求和供給，隱性知識尚未占有主導地位。一般知識更多地體現(xiàn)為低意會性和低情境依賴性的信息或顯性知識，這些知識在轉(zhuǎn)移過程，由于容易理解，知識主要意旨不會發(fā)生偏差，也就是說將信息或顯性知識集中起來轉(zhuǎn)移給具有決策權(quán)的人而產(chǎn)生的信息成本較低。另一方面，科層組織內(nèi)，從戰(zhàn)略層到作業(yè)層之間層次較多，存在很長的委托受托責任鏈，若將決策權(quán)分散到擁有信息或顯性知識的人員或崗位，則代理成本會遠遠高于信息成本。因此，在科層組織管理模式下，按照職位授予決策權(quán)是有利于提高組織效率的。

然而，知識管理模式下，只有知識、特別是隱性知識才是企業(yè)核心競爭力的最終歸宿和唯一源泉。知識既是種“實物”，又是一種“過程” [6] ，知識具有默會性[10]、分散性、嵌入性、可轉(zhuǎn)移性和復雜性[11]等特點，這些特性表明知識創(chuàng)造和運用過程是混亂的，尤其是隱性知識，具有更強不確定性和偶發(fā)性。更重要的是，知識的離散分布性決定了任何企圖將知識轉(zhuǎn)移到某一個人的大腦中的想法都是不可能實現(xiàn)的。

在知識管理模式下，不僅知識的轉(zhuǎn)移成本會遠遠大于權(quán)力的轉(zhuǎn)移成本，而且那些與特定時間和特定地點相聯(lián)系的知識本身就是難以傳遞的。另一方面，扁平化、團隊型的組織結(jié)構(gòu)以及信息技術(shù)的充分利用，組織信息透明度增強，分散決策權(quán)所產(chǎn)生的代理成本較工業(yè)經(jīng)濟背景下也有所降低。此環(huán)境中，為提高組織效率，決策權(quán)必然要向知識擁有者轉(zhuǎn)移和分散，授權(quán)控制也相應(yīng)由原來基于職位授權(quán)轉(zhuǎn)變?yōu)榛趩T工知識的授權(quán)(如圖2)。

二、“單環(huán)學習”式轉(zhuǎn)變?yōu)椤半p環(huán)學習”式

科層管理下，企業(yè)內(nèi)部不同的職能領(lǐng)域被劃分成各個職能部門，公司的業(yè)務(wù)流程也按部門分割成若干步驟，分配給不同的人或部門來共同完成。這樣過細的部門分工割裂了完整的流程，管理層把工作的重點放在流程中的各種任務(wù)上[12]。構(gòu)成流程的各種任務(wù)呈現(xiàn)出很明顯的順序性和層級性，為確保流程順利運作，內(nèi)部控制立足以下兩點:其一，制定流程規(guī)范;其二，確保流程按規(guī)范運行。內(nèi)部控制對流程進行規(guī)范，是對流程進行程序性的固化，使企業(yè)業(yè)務(wù)活動必須按照已經(jīng)固化的流程模式進行，對流程的規(guī)范主要體現(xiàn)在對流程的步驟劃分和運行方式的規(guī)范上。保證流程規(guī)范運作的措施主要有基于職責分工的授權(quán)、不相容崗位分離、核準、記錄、監(jiān)督等。

由此可見，科層管理環(huán)境下，組織的學習和知識是個體的、分散的，保守的，內(nèi)部控制是典型的“單環(huán)學習”形式[13]。這種單環(huán)學習式的流程控制主要定位于一次次強化工作常規(guī)，以確保特定崗位和特定部門人員不斷掌握所需資源的使用方法，通過流程控制活動，已制定的規(guī)范具有剛性特質(zhì)，一般很難發(fā)生變化，至于工作常規(guī)是否合理，是否有效，是否應(yīng)產(chǎn)生新的規(guī)范或程序，內(nèi)部控制則無能為力(如圖3)。

知識管理以業(yè)務(wù)和流程為導向[14]，流程控制的對象是具有完整性業(yè)務(wù)流程，而不再是被切割的片斷式任務(wù)。面對復雜環(huán)境，流程不僅是工作的內(nèi)容，還是學習的形式、知識的來源。為增加流程的柔性，內(nèi)部控制從單環(huán)學習轉(zhuǎn)變?yōu)殡p環(huán)學習?！半p環(huán)學習”是一種創(chuàng)造性學習，有兩個相互聯(lián)系的反饋環(huán)，在這種學習形態(tài)中，組織不僅可以檢測和改正錯誤，還同時對現(xiàn)存的規(guī)范、程序、政策和目標進行質(zhì)疑和調(diào)整[15]?！半p環(huán)學習式”流程控制不僅強化流程的規(guī)范，更注重規(guī)范本身的合理性，作用表現(xiàn)在兩個方面:其一，保持流程的相對穩(wěn)定;其二，促進流程的不斷優(yōu)化。流程規(guī)范是流程持續(xù)改進的基礎(chǔ)，沒有規(guī)范化就沒有持續(xù)改進的依據(jù)，在流程相對穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)流程執(zhí)行過程中存在的問題進行流程優(yōu)化，優(yōu)化后的流程再次達到相對穩(wěn)定狀態(tài)，依次循環(huán)下去(如圖4)。

流程控制滲透到流程梳理、流程執(zhí)行和流程改進幾個過程。在流程梳理階段，內(nèi)部控制確保組織從整體流程、整體優(yōu)化的角度來梳理任務(wù)和流程，識別流程中的增值業(yè)務(wù)活動和非增值業(yè)務(wù)活動，剔除非增值活動，重新組合增值活動，從而合理保證流程設(shè)計符合需要。流程執(zhí)行階段，內(nèi)部控制合理保證已梳理流程執(zhí)行的效果性，流程的柔性化本質(zhì)決定了流程具有靈活性和敏捷性，在執(zhí)行過程中，內(nèi)部控制控“活”而不能控“死”。當然，這并不是說流程不需要規(guī)范控制，而是不需要事無巨細式的規(guī)范，需要對關(guān)鍵點的規(guī)范，以保證流程執(zhí)行時充分的彈性需求。流程的執(zhí)行既是工作過程又是學習過程，知識管理模式強調(diào)學習與工作相結(jié)合，即工作學習化和學習工作化。在流程執(zhí)行過程中，通過分析遇見的問題及深層原因，可以發(fā)現(xiàn)流程規(guī)范的不合理性，流程控制根據(jù)學習的過程和結(jié)果，審視和修改流程的基本規(guī)范，持續(xù)完善各項流程。

三、結(jié)果控制轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程控制及學習績效控制

績效管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)績效分析、非傳統(tǒng)績效分析和動態(tài)績效分析[16]三個階段。傳統(tǒng)的績效評價主要是圍繞財務(wù)評價和財務(wù)目標建立起來的，主要為了監(jiān)測績效。從內(nèi)部控制實務(wù)來看，績效控制仍停留在傳統(tǒng)績效評價階段，起著績效監(jiān)測的作用，監(jiān)測職能的發(fā)揮依賴于由分工而產(chǎn)生的職能部門和崗位(如圖5)。

知識管理模式下，團隊成為接受工作的基本單元。企業(yè)員工由原來為某一環(huán)節(jié)工作負責轉(zhuǎn)向與其它團隊成員一起為整個團隊績效負責。隨著團隊不斷向開放性、靈活性和虛擬性發(fā)展，團隊將不再僅僅限于某種單獨的功能，可能會承擔多種功能。傳統(tǒng)的績效評價，一般都是嚴格按照既定的部門及上下層級關(guān)系來進行考核，而團隊由于其特有的目標依賴性、角色依賴性和成果依賴性等特征，它需要來自不同專業(yè)背景、不同部門、承擔不同職能任務(wù)的團隊成員協(xié)力合作，共同達成績效目標(如圖6)。

從評價的目的來看，基于傳統(tǒng)崗位的業(yè)績控制根本宗旨是幫助管理者監(jiān)督工作，而一個團隊的業(yè)績評價體系的根本宗旨是去幫助一個團隊度量其工作進度[17]。建立能夠衡量和引導團隊工作進度的績效控制標準，需要以過程狀態(tài)數(shù)據(jù)作為績效評價的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)內(nèi)部控制普遍采用的、根據(jù)某個時段結(jié)尾狀態(tài)或產(chǎn)出數(shù)據(jù)作為績效控制依據(jù)是不充分的。

通常知識是高度主觀的，但是它能夠在某種通用的框架之下實現(xiàn)共享，知識管理的核心就是將個人知識轉(zhuǎn)化為組織知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最終形成組織里知識的自由流動[18]。在知識管理模式下，知識轉(zhuǎn)化、知識共享和知識存儲等過程都存在風險，這些知識風險的識別和分析是內(nèi)部控制不可回避的任務(wù)，對風險的控制不僅體現(xiàn)在授權(quán)和流程控制程序中，績效控制也發(fā)揮著重要作用。

對團隊和團隊成員學習績效的控制可以從以下幾個方面入手:知識獲取數(shù)量，此項控制知識獲取數(shù)量和所獲取知識的質(zhì)量;知識共享程度，此項控制信息或知識在團隊內(nèi)部公開交流的程度，引導團隊成員知識共享;團隊知識存量，團隊知識存量是一個團隊核心能力所在，對團隊知識存量，尤其是團隊隱性知識存量的績效控制有利于充分發(fā)掘知識創(chuàng)新的源泉;知識更新力度，即新的知識流量對原有的知識存量的替換，可以從知識的效用和知識的時效性來兩方面反映，效用方面如在提高質(zhì)量、品種上以價格衡量經(jīng)濟效用等，時效性方面如對知識投入的時序分布分析，知識存量的折舊程度等。

四、物質(zhì)活動監(jiān)督與知識活動監(jiān)督共存

現(xiàn)有監(jiān)督活動局限于對有形物質(zhì)活動的監(jiān)督，COSO報告認為內(nèi)部控制監(jiān)督有持續(xù)性監(jiān)督活動和獨立評估兩種形式[19]。向知識管理模式轉(zhuǎn)變過程中，不僅物質(zhì)活動監(jiān)督的形式和內(nèi)容會發(fā)生很大變化，而且對知識活動的監(jiān)督超越物質(zhì)活動成為內(nèi)部控制的新主題。

知識管理產(chǎn)生的背景之一就是信息技術(shù)的廣泛運用，信息技術(shù)的發(fā)展使組織內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生很大的變化，很多傳統(tǒng)的崗位和職能已經(jīng)消失，與此相關(guān)監(jiān)督活動將不再存在。另一方面，知識管理模式下，靈活的組織形式將會摒棄傳統(tǒng)的職務(wù)說明書、崗位職責等規(guī)定，內(nèi)部控制活動以激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，引導員工行為以及培育濃郁的新型文化為主要責任，監(jiān)督活動不再是事無巨細的繁瑣監(jiān)督，而是具有全局觀念，選擇關(guān)鍵控制點的監(jiān)督。

科層管理下為配合外部審計的需要，評價的要點在于內(nèi)部控制設(shè)計合理性和執(zhí)行有效性。在知識管理視角，組織外部環(huán)境是瞬息萬變的，內(nèi)部控制與外部環(huán)境的適應(yīng)性超過設(shè)計合理性和執(zhí)行有效性，成為評價的首要內(nèi)容。只有在適應(yīng)外部環(huán)境的基礎(chǔ)上，才能考慮內(nèi)部控制設(shè)計的合理性和執(zhí)行的有效性。如果內(nèi)部控制不具備適應(yīng)性，不能促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，那么設(shè)計得再合理，執(zhí)行得再有效，也只能是一種企業(yè)內(nèi)部存在的低效或無用活動而已。本文認為，內(nèi)部控制適應(yīng)性的評估至少包括以下內(nèi)容:內(nèi)部控制范圍是否突破組織界限，延伸到組織外部相關(guān)領(lǐng)域;內(nèi)部控制核心是否提升到持續(xù)發(fā)展、競爭優(yōu)勢、組織創(chuàng)新等與外部環(huán)境直接相關(guān)的領(lǐng)域;內(nèi)部控制的具體活動是否有利于培育組織學習氛圍，增強組織學習能力。

隨著組織學習和知識管理的逐漸深入，知識審計也將成為內(nèi)部控制的一項重要內(nèi)容。所謂知識審計，是通過采取一系列手段和措施，詳細掌握一個組織中所有關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域中所包含的知識，并清楚地描述這些知識的邏輯結(jié)構(gòu)和關(guān)系、其在組織中分布的廣度、流轉(zhuǎn)的歷程、對組織的影響程度，以及組織在這些知識方面掌握的深度和編碼化程度等[20]。評估內(nèi)部控制對組織學習能力提升的效率和效果，首先需要詳細了解組織擁有了什么知識，缺少什么知識，誰需要這些知識，這些知識應(yīng)用效果如何等問題。對知識鏈上控制活動的監(jiān)督需要了解知識獲取的渠道是否符合組織知識特性，獲取知識數(shù)量和質(zhì)量狀況、存儲知識存量和流量狀況、知識更新速度、知識擴散程度、知識整合方向、知識創(chuàng)新風險等諸多內(nèi)容。為此，知識審計將知識視為公司庫存的資產(chǎn)，內(nèi)部控制像傳統(tǒng)模式下盤點公司存貨一樣，來盤點公司現(xiàn)有知識，找出所缺知識，分析組織的核心知識和獨特知識，并對這種盤點活動進行監(jiān)督。

五、總結(jié)

綜上所述，知識管理環(huán)境下，授權(quán)控制遵從知識與決策權(quán)配置的原則，由傳統(tǒng)的職位授權(quán)轉(zhuǎn)向知識授權(quán)的方式;流程控制遵從流程執(zhí)行與組織學習融為一體的原則，由確保流程按標準執(zhí)行轉(zhuǎn)向促進流程持續(xù)改進，流程執(zhí)行中的崗位制約思想將由團隊合作思想替代;績效控制遵從動態(tài)績效評價的原則，由監(jiān)控個體績效實現(xiàn)情況的結(jié)果式控制轉(zhuǎn)向為團隊工作進度提供指導的過程式控制，其中，對學習績效的控制是其重要內(nèi)容;監(jiān)督檢查，除了持續(xù)性監(jiān)督活動的時點和方式變化外，內(nèi)部控制的環(huán)境適應(yīng)性評估將成為內(nèi)部控制評估不可或缺的內(nèi)容，隨著知識管理的深入發(fā)展，知識審計也將逐漸走入內(nèi)部審計師的視野。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制活動相比，基于知識管理的內(nèi)部控制活動具備前瞻性、整體性、靈活性和學習性等特征。

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(責任編輯:劉春雪)