科技計劃項目過程優(yōu)化控制研究

摘要:傳統(tǒng)的科技計劃管理存在重立項和驗收，輕過程的問題，導致具有較好前景的項目可能最終失敗，而且造成較大的損失。因此，各地方科技計劃管理部門提高了對科技計劃項目過程管理與控制的重視程度。在分析科技計劃項目控制內容、信息獲取渠道的基礎上，對科技計劃項目問題產生的根源、成因進行了系統(tǒng)分析，并設計了相應的確定方法，據此構建了科技計劃項目過程優(yōu)化控制模型，旨在為科技計劃項目過程管理提供有效的方法支持與決策參考。

關鍵詞:科技計劃項目;過程管理;優(yōu)化控制

中圖分類號:F207 文獻標識碼:A

科技計劃是根據國家或區(qū)域科技發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略安排的，以國家或地方財政支持或以科技政策調控、引導，由科技管理部門組織和實施的科學研究與試驗發(fā)展活動及相關的其它科學技術活動，它承載著國家科技政策，包含了國家科技發(fā)展的戰(zhàn)略目標、戰(zhàn)略規(guī)劃和戰(zhàn)略措施[1]。作為促進區(qū)域自主創(chuàng)新的重要手段，科技計劃不僅可以結合區(qū)域科技、經濟優(yōu)勢與特色，對區(qū)域科技創(chuàng)新進行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高區(qū)域創(chuàng)新效率，而且可以彌補市場對科技創(chuàng)新資源配置失靈的不足，解決區(qū)域經濟與社會發(fā)展中的關鍵與共性技術問題[2]，現已成為政府部門提升地方科技創(chuàng)新能力、促進地方經濟跨越發(fā)展的重要戰(zhàn)略手段。為了有效發(fā)揮科技計劃對區(qū)域創(chuàng)新的推進作用，應當不斷加強與完善科技計劃項目管理。一般而言，對科技計劃項目的前期組織論證工作以及對后期的驗收與評估工作較為重視，但是項目中期的過程管理常常被忽視[3]。事實上項目完成的好壞、項目完成質量的高低，主要取決于項目過程控制，這是保障科技創(chuàng)新資源得到有效利用，科技計劃項目按質按量完成的重要舉措。由此可見，加大對科技計劃項目過程控制的重視程度，提高管理的科學性與合理性，對提升科技計劃項目管理效果具有重要意義。

一、科技計劃項目實施過程的控制內容

科技計劃項目實施過程的重點控制內容主要包括項目完成的進度、質量情況和成本情況。

1.項目的進度。科技計劃項目一般要求項目承擔單位在一定期限內完成相關研究任務要求，這主要因為科技計劃項目研究內容與成果具有實效性，通常設立的支撐項目、平臺項目等都是為了滿足地方政府的科技、經濟發(fā)展需要，如果遲遲不能產生預想的效果，將會影響到地區(qū)經濟、科技發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現。另外，基礎研究等探索性研究項目主要為了產生先進知識或領先技術，支持與引導其它相關技術的發(fā)展，而當前研究內容的領先性、創(chuàng)新性與新穎性很可能隨著時間的推移而減弱，這就改變了科技計劃項目管理部門支持其研究的初衷。所以，控制項目的進度，保障其按期完成任務是對科技計劃項目進行控制的一項重要內容。

一般而言，項目進度控制應當科學選擇好項目監(jiān)測的時間點，過于頻繁的項目進度檢查將會影響科技計劃項目承擔單位研究團隊工作的自主性，不利于有效發(fā)揮團隊成員的能動性與積極性。但是過于松散的項目進度檢查會因為前期項目進度推延過多，而在下期無法通過積極努力按時趕上進度，最終會導致項目無法按期完成任務。除此之外，對項目進度考察的詳細程度也應當有所不同，可以在較為詳細檢查的節(jié)點之內，適當安插幾次不太嚴格的進度檢查，以滿足科技計劃項目對成本控制的要求。

2.項目的質量。科技計劃項目任務要求中對項目完成的質量進行了規(guī)定，如基礎研究項目論文發(fā)表的數量，支撐項目產生的專利數量與類型，產業(yè)化項目產生的經濟效益等等。總體上看，項目由于在立項、簽訂合同時尚未開展研究，對將來預期成果的質量情況難以進行精確描述，尤其是技術創(chuàng)新與研發(fā)具有高風險性，這也決定了對于科技計劃項目完成任務質量要求的規(guī)定一般較為寬泛，如社會效益方面、產生創(chuàng)新成果的質量、完成研究報告的水平等，無法用定量的方法進行簡單的衡量。因此，在考核項目完成質量時，除了要對照項目階段成果與預期階段目標之間的差距外，還應當采用科學的評估方法，組織相關專家與人員對項目進行必要的質量評估。

一般項目質量檢查可以分為不定期抽查和定期檢查兩種，不定期抽查主要是對一些技術研發(fā)類項目或者產業(yè)化與平臺建設項目，進行現場檢查，以期及時發(fā)現某些問題，避免項目質量與進度受到影響;而較為規(guī)范的項目完成質量檢查通常采用定期檢查的方式，通常包含中期檢查和年度檢查，一般中期檢查更為嚴格一些。利用項目組提交的階段報告(自評)、項目申請書、項目任務書等相關資料，組織相關專家根據項目研究內容與原計劃研究內容的匹配程度以及該研究領域國內外研究現狀等進行科學論證與評價，得出項目研究的質量與水平，并以此為依據對項目采取有關控制措施，保障后期研究的有效性，從而最終保障科技計劃項目的研究質量。

3.項目的成本。科技計劃項目除了引導性項目外，一般的經費來源既包含企業(yè)自籌的匹配經費，還包含政府給予的資助資金，可能通過無償資助或者低息、貼息貸款等方式提供給項目承擔單位。由于這部分資源由地方科技管理部門提供，所以在科技計劃項目實施過程中，對項目經費使用的監(jiān)督就成為科技計劃管理部門的一項重點控制管理內容。通常科技計劃管理部門希望通過少部分科技經費投入，帶動企業(yè)投入更多的資金開展科技攻關與產業(yè)化活動，如果是基礎研究與公共技術研發(fā)，科技管理部門則希望能夠用有限的資金開發(fā)出先進、具有指導性的新知識、新技術指導本地區(qū)的經濟與科技的發(fā)展。為了盡可能提高科技經費的產出效益，應當對科技計劃項目的成本進行控制。

二、科技計劃項目信息的獲取渠道

為了保障對項目控制的科學性，應當采用合理的渠道獲得相關控制信息，不同的信息獲取渠道適用于不同類別的項目，具有自身的優(yōu)缺點，應當結合科技計劃項目特點與實際需要選擇適合的信息獲取渠道。

1.階段報告。按照項目執(zhí)行過程中的重要節(jié)點或時間節(jié)點，進行階段性工作的總結和匯報，通常需要編制并提交有關總結文件。可以通過項目組提供的相關資料獲得項目進度、質量與成本的相關信息。通常而言，這種方式較為適用于基礎性研究項目的過程管理[4]。

2.現場檢查。由科技計劃項目相關管理部門組織有關管理、技術、財務專家等對項目情況進行現場檢查，通過現場檢查，獲得項目相關信息，發(fā)現項目存在的問題，這種過程管理方式較適合于工程技術類項目。

3.會議匯報。是指由科技計劃項目上級主管部門根據工作需要，集中組織有關專家聽取項目實施方的總結匯報，并給出評價和項目建議。

三、科技計劃項目問題成因分析與確定

1.科技計劃項目問題成因分析。科技計劃項目的進度、質量以及成本情況是科技計劃控制的重點內容，但這些是項目的外在表現，只有深入探悉影響項目進度、質量及成本的因素，找出造成項目不能按時按質完成任務的根本原因，對有針對性地采取控制措施，促進科技計劃項目順利開展具有重要戰(zhàn)略意義。

一般而言，對科技計劃項目產生影響的因素主要包含項目的外部環(huán)境以及項目實施主體與客體。首先，有些造成項目任務無法完成的原因并不能歸咎于科技計劃項目承擔單位本身，在課題組人員、資金與投入時間精力等各種資源與實施主體都滿足預定要求的前提下，仍然可能由于外部環(huán)境的變動而導致項目的延期等。所以，在項目實施過程中關注項目的外部環(huán)境，利于根據外部變動及時采取防范措施，保障項目的順利實施。另外，項目的主體主要包含管理項目承擔單位的相關部門，雖然其不直接從事項目研究，但是其對項目實施管理，這將直接影響到項目任務實施與執(zhí)行。因此，應當在項目實施過程中，明確不同主體在科技計劃項目執(zhí)行過程中的權責利，對其行為加以引導和控制，利于確保科技計劃項目的順利開展。其次，對科技計劃項目實施客體主要包含開展項目研究與創(chuàng)新所需要的人力資源、財力資源、技術資源、信息資源等等，這些資源是保障科技計劃項目順利實施的基礎條件，對項目任務完成情況將會產生重要影響。

(1)項目實施過程的外部環(huán)境。科技計劃項目實施主要受到外部科技、市場、經濟與政策環(huán)境等方面的影響，以下重點分析不同環(huán)境對科技計劃項目任務完成情況產生的影響。

第一，科技環(huán)境。項目進度的延期、質量的不達標以及高額的完成成本有時不是由于科技計劃項目承擔單位自身原因造成的，而是外部環(huán)境發(fā)生變動引起項目無法完成預定任務。首先，隨著實驗設備的更新、技術的進步、相關研究領域的深入，使項目的研發(fā)成果無法達到原計劃的國際領先、國際先進或者國內領先、國內先進水平。另外，可能為了完成項目的預定質量，達到同樣的項目質量水平要求，所要付出的研發(fā)時間、研發(fā)成本等就需要相應的延長與提高。

第二，市場環(huán)境。市場環(huán)境也會對科技計劃項目實施產生影響，尤其是對產業(yè)化項目。一般而言，產業(yè)化項目的主要考察指標是產生的經濟效益，但是由于市場需求的變動等，可能會影響產業(yè)化項目的預期經濟目標。

第三，經濟環(huán)境。經濟環(huán)境對項目預定研發(fā)任務完成情況的影響體現在各個方面，如通貨膨脹對項目儀器設備的購買、人力資源勞務費用支出、信息資源獲取等都將產生影響。另外，金融危機等經濟環(huán)境的巨大變化，會嚴重影響技術研究成果的預期推廣計劃以及產業(yè)化項目預期經濟目標實現。

第四，政策環(huán)境。當政府部門的某些政策發(fā)生變化時，也會對科技計劃項目的實施產生影響。政府對某些領域發(fā)展限制與支持政策、政府部門科技與經濟發(fā)展目標調整等，都會對科技計劃項目的研究方向與后續(xù)經費額度產生影響。

(2)項目實施過程的主體。科技計劃項目實施過程中，涉及的相關主體主要包含以下幾個方面:第一，計劃管理方指科學技術廳(以下簡稱計劃管理方)，為項目實施提供項目研究經費，對項目進度與質量等進行監(jiān)督、檢查，保障項目順利實施。第二，項目或課題委托單位指項目需求提出或應用單位(以下簡稱委托方)，決定項目的實際應用價值與后續(xù)推廣工作的開展情況。第三，項目或課題依托單位指為項目承擔或委托單位提供研究成果的單位(以下簡稱依托方)，主要對項目的實施進行協(xié)調，保障項目研究的科研條件等。第四，保證方指能保證為項目或課題提供匹配資金或支撐條件的推薦單位，包括地市科技局、省直廳局及各類國家級科技園區(qū)(中心)等。為了確保科技計劃項目的順利實施，應當在項目執(zhí)行過程中，加大對科技計劃項目各相關主體的管理與控制，明確各方的權責利。

(3)項目實施過程的客體。項目實施過程中的客體是保障科技計劃項目順利完成的相關資源，如人力資源、物力資源、財力資源以及信息資源等等。

第一，人力資源。人力資源在科技計劃項目中是指那些從事項目研發(fā)與開發(fā)、能通過自身能力創(chuàng)造科技創(chuàng)新成果的高層次、高素質人才，包含項目負責人及其團隊成員。項目由項目負責人帶領其團隊完成，項目組人員的結構變動會對科技計劃項目的完成產生直接影響，是項目實施過程中應當重點關注的問題。一方面，項目完成應當需要不同層次、不同技能的人員，投入不同的時間與精力協(xié)同完成項目的研究與開發(fā)。因此，項目實施中構成人員的職稱、學歷的變化，管理、技術領域的變化以及工作量、任務分工的變化都可能對項目的完成質量與進度產生影響，在科技計劃項目實施過程中應當加大對項目人力資源結構的關注;另一方面，不同項目人員的變動對項目產生的影響不同，應當重點關注那些可能對項目產生關鍵影響的人力資源，如項目組組長的變動與成員的變動之間，項目組組長的變動對項目產生的影響較為顯著，因此應當重點關注項目負責人的變動情況。另外，相關高職稱、高學歷、關鍵研究人員的變動對項目的影響大于一般人員，應當重點加強對這部分人員的控制。在項目組人員出現較大變動時需要提交人員變動申請，在科技計劃管理部門審核同意后才可以調整人員結構，以保障項目所需人員資源的知識結構與研發(fā)水平滿足項目研發(fā)要求。

第二，物力資源。科技物力資源是指為科技創(chuàng)新活動提供支撐的實驗平臺、科研設備、儀器等所有有助于科技創(chuàng)新活動開展的有形物質資源的總和，是科技創(chuàng)新活動的必備條件和基礎。科技計劃項目尤其是技術攻關項目、平臺建設項目等，需要一定的大型儀器設備、公共檢測平臺等輔助完成項目研發(fā)任務。缺乏物力資源的有效保障，很可能導致項目無法完成既定質量與進度任務要求。另外，過度的購買物力資源可能導致項目成本的增加，使項目經費支出不夠合理。因此，在科技計劃項目執(zhí)行過程中對物力資源的控制，應當既能保障項目研發(fā)需要又能符合項目經費要求。

第三，財力資源。財力資源主要包含政府給予科技計劃項目研究團隊的經費支持以及企業(yè)、高校自籌的匹配經費等。項目成本控制的關鍵在于經費支付合理性控制，主要考察經費的支出額度、結構、用途等。一般而言，購買專用性研究固定資產的耗費較大，雖然對項目研究具有一定的支撐作用，但是在地方政府、科研機構或高校已經具備相關設備的條件下，可以通過租用、共享等方式減少設備購買支出。因此，在科技計劃項目成本控制中一般會對項目設備購買費用比例等進行嚴格控制。另外，科技計劃項目管理部門還會對項目自籌經費等的匹配情況進行檢查與監(jiān)督，對與預算差距較大的經費支出科技計劃管理部門需要對其審批。

第四，信息資源。科技信息資源是指有助于科技創(chuàng)新活動開展的知識積累、預測信息、咨詢信息、歷史資料、科技成果信息、知識產權信息，以及與科技創(chuàng)新活動相關的政策信息等所有具有價值和使用價值的資料與信息。隨著科技與信息技術的發(fā)展，科技信息資源已經成為科技創(chuàng)新活動中一項重要要素。科技信息的準確定、及時性等對科技計劃項目的實施效果將會產生重大影響。因此，科技計劃管理部門應當采取措施，盡量為項目承擔單位及時提供科學、有效的參考信息。

2.科技計劃項目問題成因的確定。科技計劃項目問題成因的確定有助于科技計劃項目相關主體集中有限的資源與精力，重點解決影響科技計劃項目任務完成情況的關鍵問題，促進科技計劃項目的順利實施。本文選用魚骨分析法分析影響科技計劃項目的根本因素。魚骨圖是由日本管理大師石川馨先生所發(fā)展出來的，故又名石川圖。魚骨圖是一種發(fā)現問題“根本原因”的方法，它也可以稱之為“因果圖”[5]。魚骨圖制作分兩個步驟:分析問題原因/結構、繪制魚骨圖。

(1)分析問題原因/結構。一是針對問題點，選擇層別方法;二是按頭腦風暴分別對各層別類別找出所有可能原因(因素);三是將找出的各要素進行歸類、整理，明確其從屬關系;四是分析選取重要因素;五是檢查各要素的描述方法，確保語法簡明、意思明確。其中的分析要點:第一，確定大要因(大骨)時，一般從“人事時地物”層別，應視具體情況決定。第二，大要因必須用中性詞描述(不說明好壞)，中、小要因必須使用價值判斷(如…不良)。第三，腦力激蕩時，應盡可能多而全地找出所有可能原因，而不僅限于自己能完全掌控或正在執(zhí)行的內容。對人的原因，宜從行動而非思想態(tài)度面著手分析。第四，中要因跟特性值、小要因跟中要因間有直接的原因-問題關系，小要因應分析至可以直接下對策。第五，如果某種原因可同時歸屬于兩種或兩種以上因素，請以關聯性最強者為準。第六，選取重要原因時，不要超過7項，且應標識在最未端原因。

(2)繪圖過程。填寫魚頭，畫出主骨;畫出大骨，填寫大要因;畫出中骨、小骨，填寫中小要因;用特殊符號標識重要因素;要點:繪圖時，應保證大骨與主骨成60度夾角，中骨與主骨平行。

(3)運用魚骨圖找出影響科技計劃項目的有關因素，其步驟為:畫出魚頭，確定要分析的問題是找出影響科技計劃項目任務成果效果的相對重要因素;畫出大骨，從宏觀層面確定影響科技計劃項目實施效果的因素，分別記為A、B、C……;畫出小骨，從微觀層面，挖掘因素A、B、C……的深層次原因，分別記為A1、A2……，B1、B2……，C1、C2……，……。影響科技計劃項目的有關因素:外部環(huán)境(科技環(huán)境、經濟環(huán)境、市場環(huán)境、政策環(huán)境)，相關主體(委托方、依托方、管理方、保證方)，信息資源(信息來源、處理能力)，物力資源(試驗設備、檢測設備)，財力資源(支出、成本控制、撥款)，人力資源(人員數量、人員質量、人員結構)。

四、過程優(yōu)化控制模型設計

通過上述分析，可知為了保障科技計劃項目的順利實施，應當在其實施過程中加強對科技計劃相關的管理與控制:

第一，應當科學確定科技計劃項目的具體內容，如項目的進度(現實項目研發(fā)進度與預期研究進度之間的差異程度以及科技計劃項目組提出的項目進度時間變更是否能夠保障項目的按時完成)，項目的質量(項目階段成果的水平、成果的產品化與市場化推廣難度、階段成果與預定質量指標的差距、階段研究成果是否存在巨大缺陷等)，項目的成本(科技計劃經費支出額度、項目經費實際支出與預期支出的差距、項目經費支出的構成情況)。

第二，確定科學、合理的控制信息來源渠道與方式。不同的科技計劃項目控制信息來源方式有著不同的優(yōu)勢與劣勢，應當結合科技計劃項目管理部門的實際工作條件以及項目控制信息獲取的難以程度等等，科學確定合理的信息獲取方式，或者采用不同獲取方式有效結合的形式，總之應當在實際操作過程中及時、準確地獲得控制信息，為后續(xù)控制管理方案的制定提供有效決策依據。

第三，應當分析造成項目進度延期、質量不符合要求以及成本過高的根本因素，確定科技計劃管理部門應當重點干預的對象。外部環(huán)境中應當重點考察政策環(huán)境變動情況(國家或行業(yè)政策是否發(fā)展限制科技計劃項目的研究與開發(fā)、地方政策是否具有發(fā)展限制、政策傾斜是否發(fā)展改變);市場環(huán)境(市場需求是否發(fā)生重大不利變化、領域投資者是否不愿接受項目產業(yè)化、項目的市場競爭優(yōu)勢是否仍然存在);科技環(huán)境(技術研究領域是否出現重大科技突破、項目組的技術積累是否可以適應外部科技環(huán)境變動);經濟環(huán)境(外部項目投資與產業(yè)化環(huán)境是否受到嚴重影響、經濟環(huán)境變動是否影響到項目研發(fā)的資金保障)。

對項目相關主體的控制主要考察其管理職能是否履行正常、內部科技計劃項目管理體制是否健全、事件與項目組申請等問題的處理與決策是否科學及時、內部管理失控與造成損失的程度等等。對項目相關客體的控制，人力資源(項目負責人是否出現變動;項目主要成員是否出現變動、項目組成員的結構調整是否符合要求、項目組成員投入的研發(fā)時間與研究內容變動是否合理);財力資源(項目經費是否按進度到位、項目經費額度調整申請的科學性與合理性、下一階段項目經費的缺口、項目籌措渠道調整的可行性等);物力資源(配套設施是否出現供應不足的情況、研究用實驗設備的先進程度、物力資源使用的有效性等);信息資源(信息交流的頻度、溝通渠道的通暢性、信息傳達的及時性與有效性等)。

第四，根據確定的影響項目進度、質量與成本的關鍵因素，采取科學、合理的措施，保障地方科技計劃項目的順利實施，即執(zhí)行具體的控制方案，保障科技計劃項目按時、按質、按量的完成。

五、結論

總之，應當加強科技計劃項目的過程管理，通過科學確定科技計劃項目控制內容與控制信息獲取渠道，從科技計劃項目的表象入手，找出影響科技計劃項目的根本因素，針對這些根本因素采取有效的優(yōu)化手段與措施，促進科技計劃項目的順利實施。

參考文獻:

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[2] 王雪原，王宏起.基于科技計劃的項目經費優(yōu)化配置模型設計[J].科學學與科學技術管理，2008(2):47-50

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[5] 羅宜美，黃勝延，曹式有.改進魚骨圖在生產管理中的應用[J].工業(yè)工程，2007(3):138-141.

(責任編輯:關立新)