政府采購活動需要財務部門的參與

[摘 要] 政府采購與財務會計從字面上看不出兩者有何緊密關聯(lián)之處，但政府采購實際上是加強財政支出管理的一種手段。政府采購管理與財政支出管理是一個事物的兩個方面，是不可分割和替代的。推動政府采購工作最有力的手段就是采購資金的撥付，而各單位的財務部門恰恰是唯一使用這個手段的部門，因此政府采購工作需要財務部門的參與與支持。本文對政府采購不同階段財務會計起到的不同作用進行闡述。

[關鍵詞] 政府采購;財務會計;作用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 04 . 023

[中圖分類號]F812.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)04 - 0065- 03

政府采購，也稱公共采購，是指各級國家機關、事業(yè)單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。

財務會計指通過對單位已經(jīng)完成的資金運動進行全面系統(tǒng)的核算與監(jiān)督，以為外部與單位有經(jīng)濟利害關系的投資人、債權人和政府有關部門提供單位的財務狀況與盈利能力等經(jīng)濟信息為主要目標而進行的經(jīng)濟管理活動。

從字面上看不出兩者有何緊密關聯(lián)之處，但從政府采購上述定義中可知，政府采購機構為政府性單位，其采購資金直接或間接來源于財政撥款，其采購支出實質上就是財政支出。因此，政府采購實際上是加強財政支出管理的一種手段。政府采購管理與財政支出管理是一個事物的兩個方面，是不可分割和替代的。推動政府采購工作最有力的手段就是采購資金的撥付，而各單位的財務部門恰恰是唯一使用這個手段的部門，因此政府采購工作需要財務部門的參與與支持。

事實上，在實施政府采購過程中，財務會計工作是貫穿于政府采購活動全過程的。

一、編制采購預算

政府采購制度是加強財政支出管理的一項有效措施，也是公共財政的重要組成部分。政府采購法明確規(guī)定采購人的范圍為各級國家機關、事業(yè)單位和團體組織，這些采購人的共同點就是經(jīng)費來源以財政撥款為主，其所有的采購項目幾乎都是財政資金安排的，因此政府采購應當嚴格按照財政預算執(zhí)行。政府采購是預算執(zhí)行的一種方式，預算是開展政府采購工作的前提，而編制預算則是預算單位財務會計人員的主要工作之一。

《政府采購法》第三十三條規(guī)定:“負有編制部門預算職責的部門在編制下一財政年度部門預算時，應當將該財政年度政府采購的項目及資金預算列出，報本級財政部門匯總。部門預算的審批，按預算管理權限和程序進行。”這一點說明政府采購預算不是獨立的預算體系，而是部門預算的一個組成部分。

政府采購預算一般包括采購項目、采購資金來源和數(shù)量、采購項目開工或使用時間等。2009年中央部門預算表第14表 “政府采購預算表” 就是按照上述內容，要求單獨列報貨物類、工程類、服務類等采購項目。

政府采購預算集中反映了預算年度內單位用于政府采購的支出計劃，反映了單位的業(yè)務活動方向和資金規(guī)模。財務會計人員在編制預算時，會依據(jù)當年公布的政府采購目錄、各業(yè)務部門提供的采購計劃和當年的預算指標，與資產管理部門、業(yè)務部門一起，從單位實際情況出發(fā)，認真分析、深入了解，合理編制政府采購預算。

二、 參與采購招標

政府采購的主要方式是公開招標，因為公開招標最能體現(xiàn)政府采購的“三公”政策。在公開招標過程中，財務人員能夠起到什么作用呢?就以筆者所在單位國家新聞出版總署為例，單位制訂的本部門政府采購管理辦法，在“管理職責”中特別規(guī)定:“采購單位的財務部門是本單位政府采購的監(jiān)督管理部門，主要職責是:監(jiān)管本單位嚴格執(zhí)行各項政府采購規(guī)定;參與制定政府采購內部監(jiān)督管理制度;按照規(guī)定時間編制上報政府采購預算;匯總上報政府采購項目清單;監(jiān)督政府采購合同的履行;參與組織分散采購工作;負責采購文件備案管理;編報本單位政府采購統(tǒng)計報表等。”

財務部門作為政府采購的監(jiān)督管理部門，如果不了解采購過程，自然無法進行監(jiān)督管理。因此從成立政府采購工作小組開始，財務人員就是主要成員。國家新聞出版總署近幾年以公開招標方式采購的項目以系統(tǒng)開發(fā)與集成類的項目居多。一般情況下，由業(yè)務部門、財務部門、科技部門、紀檢監(jiān)察部門等組成臨時采購小組，負責選擇招標代理公司、抽取評審專家、監(jiān)督開標、評標過程，負責與中標候選人進行商務談判等。在這一系列工作中，財務人員的監(jiān)管責任主要是從財務管理的角度出發(fā)。首先，對項目采購資金進行審核，審核其是否有預算或超預算，如果此時審核不嚴，讓沒有采購資金或資金不足的項目進入采購法定程序，將致使供應合同無法正常履行，從而影響到整個項目的執(zhí)行。其次，在開評標過程中，財務人員運用如資產負債率、營業(yè)利潤率、經(jīng)濟利潤等相關財務指標，對投標人提供的有關財務資料進行分析，通過橫向比較，了解各投標人的經(jīng)濟實力，為日后合同談判打好基礎。

三、 參與合同談判

財務人員參與政府采購合同談判，更多的是對“付款條款”的審核。政府采購活動經(jīng)常出現(xiàn)采購與付款環(huán)節(jié)相分離的現(xiàn)象，有時貨物已到，因發(fā)票未收到而款未付;有時支付了全部款項，而采購項目卻未完成;絕大多數(shù)情況是按照合同約定的時間付款，采購完成后，還要保留部分尾款日后支付。但項目經(jīng)費如不能及時付款，只能作為結余轉入下年，而出現(xiàn)年終結余虛增、當年預算執(zhí)行不力的矛盾。

為更好地解決這一矛盾，財務人員會根據(jù)具體采購項目情況，在合同談判時提出建議。如系統(tǒng)開發(fā)與集成的項目，購置設備所需資金占整個項目資金1/2~2/3的比例。遇到此類項目，會計人員會建議設備類款項在驗收合格后馬上支付，尾款可以相對保留得少一些;而對于開發(fā)費用，按照技術部門要求的開發(fā)階段分期付款，系統(tǒng)集成等費用則按合同約定支付，這樣既做到了風險防范，又能保證預算執(zhí)行。

另外，對于在付款時應提交什么樣的發(fā)票、何時提交，履行什么程序，遇年終封賬不能按期付款時，在合同中應如何約定，違約責任中哪些應謹慎表述等，財務人員會在談判時根據(jù)合同規(guī)定的項目進度、工作的實際情況和以往經(jīng)驗提出建議。

四、 執(zhí)行采購監(jiān)督

財務部門在政府采購活動中的監(jiān)督職責主要是政府采購法律法規(guī)的執(zhí)行情況以及采購預算、采購方式和采購程序的執(zhí)行情況等。自2003年中央單位全面實行政府采購制度以來，各行政事業(yè)單位政府采購工作都由專門部門負責，有的單獨設立了政府采購處，有的由行政資產管理部門負責。有不少單位認為采購工作與財務部門沒什么關系，只是在付款時，按報銷規(guī)定程序找財務部門開支票就行了，忽略了財務部門的監(jiān)督職責。

一個單位的政府采購活動，是否符合法律法規(guī)的要求，執(zhí)行程序是否正確，財務部門是要負起監(jiān)督職責的。在執(zhí)行采購活動中，如果沒有采購預算或超預算采購、不按采購合同付款等，財務人員都有權拒絕支付采購資金。在支付采購資金時，財務人員首先會檢查該項目是否有預算、預算額度是多少，已支出多少;其次審核該筆支付是否符合相關規(guī)定，如是否按合同要求付款，提供的發(fā)票或手續(xù)是否符合合同約定或財務規(guī)定，對納入集中采購目錄以內或者限額標準以上的項目，是否按規(guī)定進行采購等。

在剛剛開始實施政府采購時，單位有些部門對政府采購工作不了解，對集中采購目錄不熟悉，對哪些項目資金應按照政府采購方式執(zhí)行搞不清，比如有的司局在選擇會議地點時，經(jīng)常會選擇自己熟悉的但屬于非定點會議場所召開會議;購買辦公設備也是以方便、就近、熟悉等為原則，沒有考慮集中、定點采購的工作程序。遇到此類情況，財務人員就會告訴他們政府采購的范圍、方式、程序，請他們依法采購。

通過對政府采購活動的監(jiān)督，推動了政府采購制度在單位內部的宣傳與發(fā)展，提高了機關各司局對政府采購工作的思想認識，保證了政府采購制度的順利執(zhí)行。而財務人員也在參與政府采購工作中，不斷更新知識結構，更深入地學習與實踐政府采購法律法規(guī)。

五、 管理采購文件

政府采購文件是整個采購過程的客觀反映，是各采購階段所使用的具有法律效力的文件和資料。妥善保管采購文件，不僅體現(xiàn)了政府采購活動的透明原則和責任制原則，更主要的是為審計監(jiān)督部門對采購活動進行審計監(jiān)督檢查提供了客觀依據(jù)。

單位財務人員管理的采購文件主要包括采購預算、招投標文件、評標報告、評標標準、采購合同或協(xié)議、采購小組會議紀要等。由財務人員管理采購文件，不僅方便審計檢查，也有利于財務人員了解項目整體情況，履行采購合同，按時支付采購資金，推動預算執(zhí)行，同時也便于為采購合同繳納印花稅。

從上述政府采購過程中可以看出，財務會計在這一活動中發(fā)揮著它特有的作用，尤其是在政府采購管理中，編制預算、撥付采購資金的職能是其他部門無法替代的。盡管政府采購法已實施6年多了，但時至今日，仍有單位對政府采購工作預算編制工作不重視，如在編制政府采購預算時存在大量的漏報行為，導致一些明顯屬于政府采購范圍的項目沒有實行政府采購;長期以來人們已經(jīng)形成的分散采購的習慣，使政府采購預算在執(zhí)行中出現(xiàn)了預算歸預算，執(zhí)行歸執(zhí)行的問題;在編報采購預算時，采購金額的確定不以公允價值作為參照依據(jù)，而是人為估計支出數(shù)，預算編制的隨意性較大等。當然，由于財政下達預算控制數(shù)與正式上報預算的時間只有近1個月的時間間隔，在如此短的時間內分解出各項目資金的采購預算，其科學性可想而知。

因此，財務部門更應加強服務，對財務人員加強各知識領域的培訓，除了精通財務專業(yè)知識，還應熟悉掌握法律、計算機、金融、管理等相關領域的知識，更新舊的知識和理念，對本單位經(jīng)費使用情況盡早研究，精打細算，合理有效地使用資金，以最大限度地保證政府采購預算的可執(zhí)行性，更好地為財政體制改革服務。

隨著政府采購制度改革的不斷深入，采購規(guī)模快速增長，采購范圍不斷拓寬，采購實施措施更加完善，財務會計工作在采購活動中也將越來越重要。財務人員將不只是停留在記錄、核算、財務報表披露等傳統(tǒng)的工作中，除了核算與監(jiān)督的職能，在加強財政支出管理，規(guī)范采購行為，提高政府采購資金使用效益，適應財政體制的變革，以及應對政府采購工作中一些薄弱環(huán)節(jié)，研究政府采購預算管理中存在的明顯問題等方面，財務部門都有著得天獨厚的優(yōu)勢，能夠進一步發(fā)揮自己崗位的作用，促進政府采購工作越來越好。

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