以科學發展觀加快高職校院校檔案管理智能化建設

摘 要：實踐科學發展觀，加快檔案的智能化管理，是實現高職院校檔案現代化管理的目標之一。而從某種意義上來說，做好檔案工作又是辦好高職院校的重要基礎工作之一，必須抓住機遇，解放思想，更新觀念，切實加強領導，增強改革力度，要堅持以人為本，以現代信息技術為核心，加快檔案工作的改革步伐，認真抓好高職院校檔案管理智能化建設和標準化工作。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 智能化 建設

學發展觀第一要義是發展，核心是以人為本，根本方法是統籌兼顧。高職院校肩負著為國家培養高素質實用性人才的重大任務，因此對檔案的利用需求越來越來迫切，對檔案服務的要求也越來越高。我們從事高職院校檔案管理的工作人員，實踐科學發展觀就是堅持“以人為本”，在認真做好檔案管理工作的同時，努力學習和掌握計算機技術，善于創建智能化檔案管理系統，提升檔案管理水平。為達此目的，就應不斷完善自我和提高自身素質。

1、高職院校檔案管理職能和工作環節面臨重大變化

當前，高職院校檔案管理工作還遠不能適應現代信息傳播和數字化管理的需要，不能適應高校現代化管理和科學發展的需要。信息化社會中案卷沒有了存在的意義，因而檔案管理職能和工作環節都面臨著很大的變化。第一，未來高校檔案館(室)的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉化為檔案信息控制管理中心，其管理對象由案卷管理實體轉向信息內容。檔案人員也不再是整天埋守庫房，而是通過操作計算機及網絡來管理動態的檔案信息，維護其在運轉和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個信息管理員的職責。第二，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標準化、自動化和現代化。在網絡時代，新產生的電子檔案與傳統的案卷在管理環節上迥然不同，在很大程度上簡化了工作程序，減少了工作量，提高了工作效率。另外，由于計算機運用技術和網絡技術的透明程度較高，綜合檔案(館)室必須采用各種技術手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。因此，由于檔案設備與技術的現代化、檔案種類和載體的多樣化，對高職院校檔案工作者在業務知識、科學技術知識以及管理操作技能等方面都提出了新的更高的要求。

2、高職院校檔案管理普遍存在的問題

2.1 管理人員觀念陳舊，開拓創新意識不足

長期以來，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務，高校同樣不例外，檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納入法制管理、科學管理軌道。從庫藏資料現狀看，教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多，這種狀況隨著《檔案法》的頒布和實施有所改善，但是與高校的實際發展相比還相差甚遠。

2.2 管理方式和設備落后，信息化管理手段運用較少

就目前我國大部分高職院校現實情況看，智能化管理剛剛起步，且發展不平衡，多數檔案室仍采用傳統的手工管理方式，自動化成分不是很高。有的配置了計算機等現代化設備，但發揮作用不大，使用軟件缺乏適應性，五花八門；有的雖有設備，但只做了一些實驗性工作，僅可作“表演”用來應付檢查，達標上等級；有的還一直擱置未用。究其原因主要在兩個方面，一是因為檔案管理人員業務素質差，沒有為學校的發展提供高質量、高水平的主動服務，其人員素質不能滿足工作需要。另一方面是由于計算機等先進的技術設備極少進入檔案部門，現代信息技術手段沒有切實應用到高校檔案管理工作中。

3、改進高職院校檔案管理工作的措施

3.1 更新觀念，提高檔案管理工作者現代化意識，強化信息技術觀念

作為擁有一大批高科技人才和高科技設備的高職院校，完全有實力提高檔案現代化管理的水平。首先，管理者特別是高職院校的校級領導者，應把檔案現代化管理工作納入自己工作計劃和議事日程中，為檔案部門提供良好的：亡作條件，支持檔案部門參加學校的各項重要活動。其次是提高檔案管理人員的現代化管理意識。作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現代化的必要性，積極參與學校的各項活動，主動、及時地為學校工作提供優質服務，切實加強對現代化管理技術的學習和研究，主動適應高校現代化發展的需要。

在更新檔案管理工作者觀念的同時，要重視對他們的業務培訓，使其能夠了解和掌握最新的科技化管理手段，提高其業務素質。實現高職院校檔案管理的信息化除了加強檔案資源建設，實現相關技術保障外，必須加強檔案管理人員的業務培訓和繼續教育。為了及時掌握和跟蹤計算機和信息技術的快速發展，高職院校檔案管理的信息化建設需要一批事業心強、具備相關知識、精通業務的人才，解決人才問題的關鍵是在注重人才引進的同時，大力加強對現有人員的繼續教育。學校和相關部門的領導要充分認識檔案管理人員繼續教育的重要性，從高職院校檔案事業長遠發展和全局的高度認識這一問題的急迫性和必要性，把檔案管理隊伍建設納入師資隊伍建設中去，采取多種方式加強檔案管理人員的繼續教育，如在職培訓、在職進修、攻讀學位、脫產進修、學術研討或參觀考察等，使他們的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要。

3.2 抓住有利條件，加快檔案信息化進程，進行重點目標建設

檔案信息化建設的基礎是相關硬件和數據庫建設，要多方面籌措資金，大力加強硬件和數據庫建設。近年來，國內外在檔案信息化建設方面已取得了很大進展，檔案管理工作的社會服務功能大大加強，但我國高職院校檔案信息化進程相對滯后，因此，加速檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，已成為當前高職院校檔案管理的當務之急，也是使高職院校檔案管理工作取得重要進展的突破口。檔案信息化技術復雜，要對大量的文字、數字、圖形、靜態圖像、動態影像和聲音等信息進行綜合處理，主要包括檔案原文文本信息采集，照片、圖形檔案資料的采集，錄音、錄像檔案資料的采集，數字化轉換及壓縮技術，制作光盤，歸檔入庫和分類上網等。當前，高職院校正處于歷史上最好、最快的發展時期，應抓住當前的有利時機，根據檔案工作性質和特點，確定哪些檔案內容應實現信息化，哪些內容不宜或不需要進行信息化，有重點、有步驟地進行檔案信息化建設。在一些重點內容方面取得成績以后，再以點帶面，進一步推動高職院校檔案信息化各項工作的進程，這是實現高職院校檔案信息化的基本前提。在學校和相關部門的大力支持下，學校檔案館首先要注重加強相關硬件建設，如配備計算機軟硬件系統、文件掃描系統、微縮系統、數字音像制作系統以及網絡系統等，同時，開發、研制相關管理軟件，建設基礎數據庫。實現學校檔案信息化的電子檔案的建設與管理一般包括3個環節：一是電子檔案的形成，根據管理要求，使電子文件體現高校檔案管理的功能；二是建立高校電子檔案管理數據庫，這是關鍵環節；三是電子檔案的長期保存。上述各環節中，都離不開技術和設備的支持，因此，要多方面籌措資金，大力加強相關硬件和數據庫建設。但目前高職院校特別是地方性高職院校數檔案部門由于資金短缺，短期內難以實現上述目標。

3.3 充分利用網絡技術，實現檔案資料查詢和檢索的自動化

目前，許多高職院校都建設了高性能的校園網絡系統。檔案管理工作應充分利用校園網的基礎設備，提高檔案管理質量，使學校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作，這樣，既可以利用網絡快速、及時、準確地收集和整理學校各單位的檔案信息，還可以實現檔案資料查詢和檢索自動化。檔案管理人員在日常工作中應加強與各單位的協調，鼓勵各單位以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料，這將有助于加強電子檔案管理和建設。校檔案館要將形成于載體上的信息資料如照片、錄音、錄像，文字等通過現代技術合成一體，進行集中存儲、傳送、利用和綜合管理；同時，利用網頁制作技術，在校園網上開辟檔案信息站點，根據檔案的類別和屬性，將學校的發展歷史、文件、規章制度、教育教學信息、科研與開發動態、師資情況、學生學籍情況等多方面內容納入上網工程，使部分檔案資料上網，實現資源共享。

4、結語

實踐科學發展觀，加快檔案的智能化管理，是實現高職院校檔案現代化管理的目標之一。而從某種意義上來說，做好檔案工作又是辦好高職院校的重要基礎工作之一，我們必須抓住機遇，解放思想，更新觀念，切實加強領導，增強改革力度，要堅持以人為本，制定統一規劃，全面布置。要由專業管理機關統籌安排好各項工作程序和環節之間的銜接，在統一制定整體系統規劃的基礎上，對系統目標、總體設計、軟件配套、設備兼容等合理設置做出要求，引導子系統分階段、分步驟實現整體規劃。同時還要抓好高職院校檔案管理標準化工作，規范網絡協作標準，統一使用計算機語言，做到有利于數據的轉儲，有利于數據的錄入和檢索查找，有利于聯網協作。以現代信息技術為核心，加快檔案工作的智能化建設步伐，是高職院校主管領導和每一個檔案工作者面臨的重大問題，要用“只爭朝夕”的精神去深入研究和實踐。