加強科研檔案管理工作的思考

摘要：本文探討了如何做好科研檔案的鑒定、整理、立卷及開發利用工作，加速科技成果及時、有效地推廣應用，促進科技成果向生產力的轉化。

關鍵詞：科研檔案 鑒定 立卷 開發利用

科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，科研檔案是科學技術活動的真實記錄，是制定科研規劃和推動科研發展的重要條件，是一項重要的信息資源和知識寶庫。由于科研工作的漸進性和連續性，要求科研檔案既要完整地、準確地反映科研成果及其形成過程的全貌，又要對以后的科研工作發揮應有的借鑒和指導作用。

1、認識科研檔案的重要價值

(1)科研檔案是科學思想、科研成果的一種表達形式和存在形式，是積累科研經驗的一種手段。

科研檔案是科研活動的一種實際反映，是科研活動的歷史記錄。它是科研成果處于觀念性階段時的載體或存在形式。科研檔案的這種特點、性質，就賦予它一種作用，即積累科研經驗的作用，同時又是積累科研經驗的手段。科研水平發展的延續性，要求有科研經驗的積累，而積累科研經驗的最重要手段，就是作為科研活動及其成果的真實歷史記錄的科研檔案，這就是說，科研檔案作為科研思想、科研成果的一種表達和存在形式。科研檔案作為積累科研經驗的一種手段，對于科學技術的發展具有重要作用。

(2)完整、準確的科研檔案是進行科研活動的必要條件和重要依據。

科研檔案是科研研究不可缺少的憑證和參考材料滓研人員在制定科研計劃、編寫課題任務書時，都少不了要查找過去的科研檔案材料，因此，科研檔案不僅是進行科研的重要依據，而且還是科研活動的必要條件。

(5)科研檔案是進行學術交流的有力工具。

科研檔案是科研活動的記錄，又是學術交流的工具。學術交流在人類的發展史上歷來占有重要的位置。今天，仍有人在重復別人的工作，重復別人的發明和研究。其原因，就是缺乏相互間的學術交流與信息交流。為不使科研人員再做重復研究，科研檔案管理部門一定要做好科研信息工作，為檔案科研提供信息保障。這也是各級科研檔案管理部門選擇確定科研項目申請立項必須具備的條件，科研信息工作做不好，就會造成選題不準、盲目申報項目，申請的項目不能立項，進而挫傷科研人員的積極性，浪費科研人員大量勞動。另外，還可以通過廣播、電視等宣傳媒體，提交和交換科研目錄，通過各種媒體發布有關科研信息，最大限度地發揮科研檔案的作用。

科研檔案本身雖有價值性，但其價值的實現必須經過合理的開發，方能有效利用。只有科研檔案與經濟建設有機結合時，它才能實現其效益。

2、做好科技檔案的鑒定工作

根據科技檔案的保存價值、本著堅持科研檔案的成果性和記錄性并舉的原則，確定歸檔范圍，做到成果性和記錄性兼顧。項目承擔單位應按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項科研活動歸檔文件材料的完蹩、準確、系統。科研文件材料的檔范圍主要包括：

(1)分析論證階段：包括科研課題的審批文件、任務書、委托書、調研報告、方案i~-Sr，和協議書、合同等文件；

(2)研究實驗階段：各種載體的重要原始記錄，設計文件、圖紙、關鍵工藝文件，實驗報告等；

(5)成果鑒定驗收階段：研究報告，科研投資情況，決算材料，論文專著，查新報告，技術鑒定證書和專家評審鑒定意見等；

(4)推廣應用階段：推廣應用方案，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，用戶反饋意見等；

(5)成果獎勵申報階段：成果獎勵申報材料及審批材料，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等；

(6)中請專利和成果轉讓階段的材料。

不同學科、不同性質的科研課題具有不同的歸檔范圍。

科研檔案的鑒定，是對科研課題研究的全部過程所形成的全部材料的鑒定。課題組應組織歸檔前的鑒定工作、提出每個案卷的保管期限和密級劃分的具體意見，確保研制過程中形成的材料齊全完整、真實、準確、系統、成套，尤其體現經濟價值、社會價值的關鍵分析與計算、圖表、圖紙等材料應該堅持質量標準，符合國家有關標準的規定。

3、做好檔案的整理和立卷

經鑒定的檔案材料要加以系統的整理，通過編目將其內容顯示出來。實行課題組負責人主持立卷制度，兼職檔案員將形成積累的文件材料按要求與課題組的業務性文件匯總整理成卷。根據科研文件材料的形成規律，保持其有機聯系和便于查考的組卷原則，以及科研文件材料的內容、價值、數量和載體形式等實際情況，將每個研究課題的材料進行整理，就其材料多少組成一題一卷或一題多卷。將最能反映課題概況的研究報告、鑒定材料、成果申報與獲獎材料，科研投資與經費核算材料等整理組成綜合卷，排放在研究課題的全部案卷之首，其余材料按科研階段依次系統整理組卷。材料整理應按課題項目自然形成的先后順序有機地排列起來。

科研檔案整理后要達到有條不紊，本著層次清楚、便于保管和利用的原則進行編號歸檔，編制卷內目錄、案卷目錄，專題目錄、科研成果匯編、借閱記錄、利用效果登記、論文集等，充分發揮科技檔案的重要作用。

4、搞好檔案的開發利用

開發利用科技檔案信息資源是檔案利用工作的拓展和深化，通過對科技檔案中儲存的科學技術信息進行發掘，使其盡快轉化為現實生產力，促進科技成果的推廣應用和轉化。根據不同情況和條件采取不同的形式進行科技檔案信息資源的開發利用：

(1)開架閱覽，對降密、解密的科技檔案(副本)開辟內部閱覽室，開架服務，使科技檔案直接與利用者見面；

(2)信息報道、交流，在做好檔案著錄、建立起有效的檢索系統基礎上，對檔案中儲存的新理論、先進技術、工藝、方法等信息，以題錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期進行交流、宣傳、介紹；

(3)科技檔案信息加工，對科技檔案、原始資料、數據進行歸納、綜合、計算、分析、研究加工；

(4)配合業務技術部門，為技術轉讓、技術咨詢和技術開發提供必要的科技檔案資料。

開發利用科技檔案信息資源要加強橫向聯系，建立科技檔案日錄中心，促進信息交流同時建立開發利用效果反饋記錄及服務跟蹤記錄，收集利用效果信息，總結開發經驗，更好地加速科技成果及時、有效、合法地推廣應用，促進科技成果向生產力的轉化。