高職高專院校評估檔案中存在的問題及對策

教育部高職高專人才培養工作水平評估是對高職高專人才培養工作的重要檢測手段，是我國高職高專院校建設和改革的重要組成部分。評估檔案主要是高校為評估工作而準備的佐證材料。評估專家組主要通過系統查閱學校在各項工作中形成的原始檔案資料來搜集學校教育的主要信息，了解各項工作的狀況，可以說檔案資料是評估專家組對高校辦學水平和教育質量做出評價的重要依據，如果沒有系統全面的檔案資料作為支撐和佐證，要對一所高校進行客觀、公正、全面的評價幾乎是不可能的。但是，筆者認為評估檔案中存在著如下問題。

1、檔案材料缺乏規范整理。

由于平時對應歸檔文件材料重視不夠，忽略原始積累，在著手對照評估體系指標時，發現部分工作沒有留下文字材料。因此，不得不投入一定的人力、財力進行補充完善。而這些補充的檔案材料無法完全恢復當時工作中的原貌，必然會產生一些失真問題。此外，由于職能部門具有較強的職責分工，工作職責本身詳細地描述了行政工作范圍和要求，從年度歸檔的檔案中都能系統地反映其工作面貌，因此職能部門的檔案材料相對規范。但是，對于各系而言，教學材料產生于不同專業、不同課程以及不同教師的工作環境中，分散在日常的點滴教學工作和教學管理過程，如果教師及教管人員檔案意識較強，對本職工作中產生的材料就會自覺積累保存;如果其檔案意識薄弱，做過的工作往往不留痕跡，或是有結果而沒有過程材料。這種忽視檔案材料的積累和歸檔的現象，導致評估臨時補救拼湊評估檔案的做法。

2、原有檔案管理基礎被打亂。

根據《高等學校檔案實體分類法》，高校文件材料的整理要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，歸檔文件分為“黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會”等類目，形成同一活動領域的檔案應作為一個整體歸入相同類別，才能便于高校檔案的保管和利用。在準備評估材料時，為使評估檔案資料齊全完整，很多材料都是從別處找來進行填補;有的不惜從學校原始檔案中抽取出來，再按照評估要求的框架進行整理，這樣就打破了傳統的檔案整理的規范。整理的方法是按照評估指標體系的排列順序，這些分類模式都不符合高校現行的檔案分類管理體系要求。按照評估指標體系整理的評估檔案，難以反映高校實際教學工作水平和教學管理的過程及狀況，與高校原有檔案管理體系難以實現有機銜接，為高校日常工作的需要提供利用服務也變得十分困難。

在評估工作中，作為佐證材料的檔案起了巨大作用，這充分證明檔案的價值。高校的教學檔案都是在專業的教學活動中形成的，這些材料之間由于產生的時間、范圍、學生對象等特征而具有明顯系統性。若把這些文件材料籠統地按照評估指標體系進行分類整理，就會無意間破壞它們之間的有機聯系，其原始憑證的價值也將遭到破壞。因此，收集齊全完整、整理科學規范的高校檔案，是高校開展評估工作的重要基礎。

針對以上工作中存在的問題，如何更好地應對高職高專院校評估檔案中的問題，有以下幾個對策:

1、遵循高校教學規律做好高校檔案工作。

我們要把高校全部檔案作為一個有機整體，采用按專業、學科、項目、產品種類、型號以及慣用的劃分方法設置類目，充分考慮高校檔案形成的規律和特點。就教學檔案而言，它是在專業建設、課程建設和教學實踐過程中形成的，它直接記錄了教學人員的教育思想、教學方法和教學成果，形成了自身的特點:第一、組成的成套性。了解和掌握教學規律，是教學檔案能齊全完整收集保管的基礎。高校教學成套性材料包括兩方面:一是理論教學方面的材料。二是實踐教學方面的材料。以上材料都產生于教學活動的各環節中，其中的每一份表格，每一頁文字都是該套專業教學檔案不可缺少的組成部分，形成完整成套的教學檔案。第二、形成的階段性。根據教學規律，一個學期、一個學年的教學任務是有階段性的，因此，根據教學文件材料形成階段性這一特點，將每一學期、學年產生的文件材料要及時收集，每階段結束后及時整理、分類歸檔，并及時檢查所產生的材料是否完整成套。第三、內容的專業性。每一課程的教學過程都反映了專業教學實踐活動的特點、要求和規律，培養學生的目標也是按專業來展開的，其今后對教學檔案業務方面的利用也是有針對性地按專業來進行。因此，教學檔案在收集、整理和編制檢索工具時，都要考慮到文件材料的專業性，不同專業形成的教學材料不能混淆在一起，在確定分類編號的結構層次時，要考慮文件材料所屬專業與教學階段之間的隸屬關系。

2、對文獻資料進行深化檢索，為各方面提供服務。

高校檔案規范化建設最大的目標是文件材料的完整齊全和盡可能滿足利用的需要，檔案的齊全完整要靠平時的積累，對高校工作的評估過程，也就是對學校檔案工作的檢查和利用過程，學校原有檔案就成為了這個過程工作的基礎。檔案基礎扎實了，任何時候和形式的評估都經得起檢查。具體針對某個專題的評估工作，也不需要臨時再組合評估檔案，只要對原有檔案進行深度檢索，依靠豐富的多種途徑的檢索工具來完成評估需要的利用檔案工作。另外也可以按照評估指標體系的內容要求，編制一套專用的評估材料檢索工具，如專題目錄，主題目錄，也可以是項目索引、文號索引等;既有通過傳統的手工檢索，也應有利用計算機進行的自動化檢索。只要能將評估所需的依據材料從檔案館藏中檢索到，無論是保存在學校檔案室還是保存在教學單位，提供的原件都能說明工作的原有基礎和真實面貌。檔案利用工作是檔案工作的最終目的，是對所存放的檔案價值和檔案工作水平的檢驗。提供檔案利用的方式較多，比如接待借閱、舉辦檔案資料展覽、編纂出版檔案資料史料、建立檔案信息網站等，要盡量做到方便和滿足各方面對檔案的利用。隨著計算機技術、網絡技術、數字化技術的深入運用，如何用好用活學校檔案信息資源，是高校創新檔案服務的思路。高職高專院校作為先進技術的傳播者和研發者，有條件有義務運用先進的網絡技術、計算機技術和多媒體技術進行檔案管理和信息開發。以教學工作水平評估工作為契機，逐步建立并完善高校檔案資源信息化建設，建立各種專題檔案數據庫，如教授成果數據庫、科研數據庫、特色教學檔案數據庫、重點學科建設數據庫、歷屆畢業生數據庫等等，盡早實現檔案管理現代化，使檔案工作的各個環節以更高的效率為院校的各項工作服務，實現檔案信息資源的共享。

3.建立健全檔案工作規范，保障檔案工作有序化。

教學工作水平評估工作既是對高校教學質量水平的檢查，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗，不僅能夠反映出高校檔案工作是否規范，材料是否齊全完整，還可檢驗檔案檢索和信息資源開發利用是否能滿足各方面利用的需求等情況。高校檔案工作要以評估為契機，以評估促進建設，完善檔案管理機制，提高管理效能。完善檔案隊伍網絡建設，從組織上保證高校檔案隊伍的穩定和素質的提高;同時要建立納入機制，將高校檔案工作納入到高校發展的全局工作中，納入到高校教學質量提高的大事中，要引起領導的高度重視，明確各部門的職責，從制度上確保檔案工作有效落實;另外還要加強過程控制，從源頭上重視文件材料的收集，做到每項工作的開展與文件材料收集同步，項目質量檢查與檔案檢查同步。要制定出檔案工作的激勵機制，定期開展各部門檔案工作的檢查評比和獎罰工作，以此為檔案管理的日常運作機制提供質量上的監控和保證，防止把問題積壓到評估來臨前倉促應付解決。