新時期檔案管理工作之我見

檔案是歷史的真實記錄，是國家的寶貴財富，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認為應從以下幾方面抓起:

一、規范化、科學化、現代化和信息化的檔案管理，是必須做好的一項基礎性工作

檔案管理是一項長期化、系統化的工作，當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案是我們的信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現檔案管理現代化，是檔案工作服務于制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸信息，提高信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新。通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案管理的前提下，積極拓展檔案信息資源

首先，要熟悉、掌握檔案工作的業務情況和專業知識;其次，要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我縣檔案管理工作存在的問題:各科局的檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面:一是，各科局沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。因此，只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用，為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。

三、檔案管理模式上集中統一，實行縣檔案局統一管理和各科局集中管理是檔案管理工作的發展方向

檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前檔案工作發展的需要，必須進行重視和創新。

在結合我縣檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。各科局所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各科局都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄人事發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。

四、加大投入，進一步夯實檔案工作基礎，努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

各單位財政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算;各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞、不失密、不泄密。

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，應對各科局的檔案員進行專業的培訓和學習，使各科局的檔案員成為一名掌握先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面:一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能;三是要勤總結，勤改進，不斷創新。

五、健全各項制度，加強檔案管理的規范化建設

實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交;為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，對檔案管理中出現問題的，實行責任追究，保證檔案管理規范有序。