企業辦公自動化淺談

摘要:辦公自動化是近年隨著計算機科學技術發展而提出來的新概念。利用虛擬現實技術模擬其關鍵設備的結構及操作過程.從而構建出一個仿真的理論教學演示環境，以便在缺乏硬件設備或硬件設備投入不足的情況下達到掌握辦公自動化設備的另一種方式。

關鍵詞:辦公自動化 虛擬現實 結構及操作

0 引言

隨著網絡技術和軟件技術，特別是internet/intranet的出現及其相關技術的迅速發展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，對傳統的辦公和生活方式產生了巨大的沖擊，所有的企業都面臨著嚴峻的挑戰，企業內的員工作為一個團隊能否及時交流﹑獲取各種相關信息，從而高效地協同工作，把握轉瞬即逝的機會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關鍵，面對這樣的形勢，越來越多的企業打算或正在將計算機網絡技術引入到日常經營管理上來，改變過去單純的手工辦公方式，以便在企業內實現信息共享﹑協同工作乃至科學的管理和決策，從而提高效率、增強企業的競爭力。

1 國內外辦公自動化發展的趨勢

1.1 傳統辦公模式 傳統的辦公模式主要以紙介質為主進行大量文件的處理。這種模式無法實現信息的共享、交換、傳遞;無法實現單位、企業內部的協調;難以對非文本的如聲頻、視頻、圖形、掃描對象等多媒體信息、超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況、不同的工作狀態采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大地限制了工作的效率。

1.2 辦公自動化 辦公自動化是近年來隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括網絡化的大規模信息處理系統等。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標志。

1.3 網絡辦公模式 網絡辦公就是采用internet/intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。實現迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。

1.4 辦公自動化的發展趨勢 隨著三大核心支柱技術:網絡通訊技術﹑計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的辦公自動化已進入了新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點:①集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統。②智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動。如:漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。③多媒體化。包括對數字、文字、圖象、聲音和動畫的綜合處理。④運用電子數據交換(EDI)。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

辦公自動化的趨勢，要求企業使用由綜合數據庫系統所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構造或選用決策數字模式，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

2 怎樣實現辦公自動化

2.1 實施辦公自動化的原則 在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則:①實用性原則②先進性及成熟性原則③可靠性原則④開放性及安全性原則⑤標準化原則⑥可擴充性原則⑦可維護性、可管理性原則⑧節約性原則。

2.2 實施辦公自動化的環境 人是系統第一因素，即現在的辦公室除了傳統辦公室的角色外，還需要增加部分管理設備的專業技術人員，例如，計算機工程師，設備維護人員等。

現代辦公自動化對工作人員的素質提出了很高的要求。新形勢新環境意義下的政治思想和職業道德是當然的基本素質。精業務懂管理、有經濟頭腦、熟悉規則遵守法律、具備現代人意識是更高的素質要求。而必須具備的最基本的素質是能操作計算機，要求達到:①具備計算機硬件、軟件常識②熟練掌握一種漢字錄入方法③了解計算機上的目錄和文件的基本概念④網絡軟件的基本操作:會收發Email、文件和傳真，會用瀏覽器⑤了解數據庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念⑥其它關于硬件、應用軟件、系統安全、網絡系統、決策支持系統、病毒概念、數據備份等等，當然是多多益善。

技術設備、計算機是系統重要因素。設備中有各種機器，如計算機、復印機、電話機、傳真機、路由器、服務器、光盤機等等，這些設備也要維護、更新。

各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統、網絡操作系統、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等。

此外，還需要構建一個良好的網絡環境，保證系統的運行暢通。

2.3 實施辦公自動化的步驟 第一，在組織內部構建通信平臺，工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務處理等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

第三，在internet上建立公用網站，進行信息采集、發布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大大跨地區﹑跨省市。

在以上過程中，網絡信息系統的安全性﹑穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強大的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著信息化建設的成就。

2.4 虛擬現實技術及虛擬現實建模語言的描述 虛擬現實技術是指利用計算機系統、多種虛擬現實專用設備和軟件構造出一種虛擬環境，實現用戶與虛擬環境直接進行自然交互和溝通的技術。利用虛擬現實技術可為人類創建一個虛擬空間，可向參與者提供視覺、聽覺、觸覺、嗅覺、導航漫游等身臨其境的感受，并與虛擬現實環境中的三維實體進行交互和感知。

虛擬現實建模語言(Virtual RealityModeling Language，VRML)是一種進行三維造型和渲染的圖形描述性語言，可以通過創建一個虛擬場景而達到現實中的效果。它把“虛擬世界”看成是一個“場景”，而場景中的一切都被看作“對象”(也稱為節點)。VRML主要是為了在網頁中實現三維動畫效果及基于三維對象用戶的交。它改變了原來互聯網上的單調、交互性差的弱點。

2.5 虛擬辦公自動化場景的實現 虛擬現實通過模擬“真實環境 、場景和造型”，從而把“虛擬空間”和“現實空間”有機地結合。在VRML中，其所提供的節點不僅可以創建出逼真的現實物體，還可以通過各種技術之間的融合模擬現實存在的動畫效果以及人與現實中的交互現象。虛擬辦公自動化場景的建立就是依賴于這種技術而實現的，以辦公自動化設備中常見的復印機、打印機、傳真機等為例，闡述虛擬現實對辦公自動化場景的實現。

計算機是辦公自動化中的重要設備，任何軟件產品的運行都要依賴于計算機。計算機的開機關機的模擬以及軟件運行過程的模擬結合了聲音及視頻的處理。

在場景的創建過程中，如果結構復雜，動畫功能，交互功能要求高，僅僅使用VRML提供的節點來模擬動畫效果及虛擬對象的交互是不夠的，這就需要通過使用Script節點對其進行虛擬。

一個Script節點用以包含一段腳本程序，腳本程序則可接受輸入事件，處理事件中的信息，并產生基于處理結果的事件。例如:大屏幕在接收計算機及投影儀的信號時，屏幕上會產生與計算機相同的內容;而在關閉大屏幕時，這些內容會自動關閉。對于這一現象的模擬需要使用Script節點。

在全部場景的實現中，運用Transform節點中的translation域控制物體的位置，rotation域控制物體的旋轉角度，scale域控制物體的大小，并結合Group組節點和Inline內聯節點進行場景的搭建。同時場景中設置了多個視點，這些視點可以幫助用戶手動或自動瀏覽場景，并可以通過改變參數調整手動瀏覽的速度，使用戶在瀏覽場景的過程中從不同的角度進行觀察，進行交互式體驗。

綜上所述，辦公自動化發展到今天，辦公自動化系統的定義已經由原來的簡單的公文處理擴展到整個企事業單位的信息交換平臺，其功能已經有了極大的飛躍。然而，隨著計算機技術水平的不斷發展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業單位辦公自動化的道路還很漫長。

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