ABC管理法在科研院所設備采購管理中的應用

摘要:本文分析了科研院所設備采購中存在的問題，提出用ABC管理法對科研設備的采購進行改進，在實際應用中取得了較好的效果。

關鍵詞:ABC管理法 科研院所 設備采購

中圖分類號:F716

1 科研院所設備采購管理的特點

科研院所設備的采購管理和工廠物料采購有很大的不同，其特點如下:

1.1 設備采購的品種繁多，需求量不一。科研項目是一個系統(tǒng)工程，每一個項目的完成都涉及到多種設備。科研院所每年要完成大量的科研項目，因此，采購的設備品種繁多，既有計算機、打印機這樣的通用設備，也有用于某一領域的專業(yè)設備，還有為了某項課題而專門定制的特殊設備。這些設備的需求數量也各不相同，有些設備的需求量較大，而有的型號的設備只需要一臺或幾臺就能夠滿足科研需要。

1.2 設備采購的不確定較大。不同于工廠物料采購的計劃性和準確性，科研設備的采購往往具有很大的不確定性。某些設備的采購必須在簽訂了科研項目合同之后才能夠確定采購意向，而緊急的項目有時也需要緊急購買設備，因而具體的采購情況可能和事先的采購計劃相差較大。

1.3 可能出現重復購置，導致浪費。科研設備科技含量高，專業(yè)性強，因此儀器設備的選購往往由項目負責人決策，采購部門難以統(tǒng)一規(guī)劃。各項目組選擇的設備可能存在大量功能重疊的現象，而且有的設備因為某個項目的需要而購買，因利用率較低而閑置。如果各項目組不能相互合作，互通有無，設備采購容易出現重復購置，導致極大地浪費。

2 用ABC管理方法改進科研設備的采購管理

針對科研設備的采購品種繁多、不確定性較大，可能出現重復購置的現狀，有必要對科研設備的采購管理進行改進。ABC管理法就是一種較為有效的改進方法。ABC管理法起源于經濟學家帕累托的發(fā)現，他認為決定一個事物的眾多因素中，起關鍵作用的是少數決定因素，多數因素是對事物影響較小的次要因素。因此，ABC管理法的主要思想是分清主次，根據一定的標準將管理對象分成ABC三類，A類是管理的重點，B類是次重點，C類是一般，根據不同的類型采用不同的管理方法。在科研設備的采購中采用ABC管理法，能夠優(yōu)化采購資金的分配，提高采購效率，最大化經濟效益。

ABC分類法的標準通常采用價值分類法，由于科研設備的特殊性，按照設備金額、項目的重要和緊急程度、設備的通用性等幾個因素綜合進行分類，每個因素占不同的權重，根據評分和權重的乘積來判斷類別。A類設備的金額大，項目緊急重要，設備的通用性差;B類設備有兩類:金額大但不緊急的設備，金額不大但緊急的設備，這兩類設備的通用性都比較差;C類設備是金額不大，不緊急而且通用性大的設備。

某科研單位采購部門要求各項目負責人對在研項目和在談項目提交儀器設備采購清單，根據以上的標準對需采購的儀器設備進行評估，分為ABC三類，然后制定統(tǒng)一的儀器設備采購規(guī)劃，避免過去由各個項目組分散采購造成的重復購置，使資源得到有效整合。對于緊急或突發(fā)性的設備采購要求，仍然按照上述標準進行分類，并按照不同類別采用不同的采購管理方法。

A類設備金額較大，專業(yè)性強，必須組織專家論證并有一定的審批程序，但由于其需求緊急，而且設備生產或者進口還需要一定時間，因此需要簡潔高效的審批采購過程。在項目有較大把握簽訂時就應提前對所需設備詢價，根據市場詢價結果報請項目負責人、專家和單位領導召開購買論證會，對采購的合理性，型號選擇的正確性以及廠家的資質進行論證。該類設備不宜采取公開招標，反復篩選供應商的方式。如果該設備有多家供應商生產，可以對幾家信譽好、有實力的供貨商提供密封報價，進行全面比較，力求性價比最高。如果所購儀器為獨家經營，則可采取集體談判方式，由多個部門和技術專家一起，集體和供貨商談判，以降低價格。項目簽訂之后立即進行購買。設備到貨后，由采購部門負責人牽頭，及時組織專家、項目負責人進行驗收，測試其功能和指標是否滿足項目要求。采購和驗收所涉及到的所有過程均由采購部門主管和項目負責人直接對單位領導負責，采購過程中所需的協(xié)調由最高領導直接干預，以便在最短時間內滿足重大科研項目的需要。

B類設備的采購過程主要由項目負責人和采購主管共同決定。對于金額不大但是項目比較緊急重要的設備，不組織專家論證或進行小范圍專家論證，簡化采購環(huán)節(jié)，采購完成后由項目負責人進行驗收。對于金額較大但不是很緊急的設備，需要采購主管組織專家對設備的功能、性價比、采購的必要性等方面多次論證，其采購方式可以組織公開招標，實現資金的效用最大化。其驗收也有采購主管組織專家完成。

C類項目的金額較小，又不緊急，通用性較大，因此不需要專家論證。C類設備的需求數量較大，購買次數多，因此也沒有必要每次都進行公開招標，以幾年為一個周期進行一次招標，選擇一些質量可靠，供貨及時的供應商，建立長期穩(wěn)定的合作伙伴關系，一方面降低價格，一方面能夠得到良好持續(xù)的售后服務。C類項目的采購和驗收都由普通采購人員負責，不同的人員分管不同類型的C類設備，無需采購主管和項目負責人參與。

3 結語

該科研單位09年設備采購總額為自有資金630萬，技改2000萬，其中采購A類設備86臺，占采購總數量的9%;采購金額1300多萬元，占總金額的50%左右。B類設備286臺，占采購總數量的30%;采購金額789萬元，占總金額的30%。C類設備583臺，占采購總數量的61%;采購金額526萬元，占總金額的20%。09年共完成大小項目1000多個，銷售收入比08年增長8000萬，設備采購金額與08年持平，而且一線科研人員對設備采購管理的抱怨大大減少，證明ABC管理法在采購管理中取得較好效果。

ABC管理法的現代管理中得到了廣泛的應用，凡是可以找出重點的地方都可以采用ABC法。事實證明，將ABC法引入到科研設備的采購管理中，使紛繁蕪雜的設備采購工作重點突出，層次分明，不同類別的設備由不同級別的人員采用不同的方法采購驗收，能夠提高采購效率，降低采購成本。

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