淺論財務會計檔案管理中存在的問題

摘要:養老保險經辦機構的財務檔案既是記錄和反映養老保險經濟業務的重要史料和證據，又是養老保險經辦機構檔案的重要組成部分。隨著我國社會主義市場經濟的進一步發展，會計檔案工作中新情況，新問題不斷出現，如何管理好養老保險財務檔案，以及在管理過程中如何采取相應的措施，尋求解決的辦法，是經辦機構檔案管理中所面臨的一個重要問題。

關鍵詞:養老保險經辦機構 會計檔案 檔案管理

0 引言

養老保險經辦機構的財務檔案既是記錄和反映養老保險經濟業務的重要史料和證據，又是養老保險經辦機構檔案的重要組成部分。養老保險經辦機構的財務檔案是否真實、齊全、準確、完整，也就直接影響到養老保險財務檔案管理的質量以及養老保險事業的發展。隨著我國社會主義市場經濟的進一步發展，會計檔案工作中新情況，新問題不斷出現，如何管理好養老保險經辦機構財務檔案，以及在管理過程中如何采取相應的措施，尋求解決的辦法，是養老保險檔案管理中所面臨的一個重要問題。

1 養老保險經辦機構財務會計檔案管理的內容

依據《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”，具體包括:

1.1 會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;

1.2 會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿;

1.3 財務報告類:月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告;

1.4 其他類:銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;

1.5 電算化會計檔案:是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括:①每年一次的數據庫備份;②財務軟件升級前的數據庫備份;③打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料;④每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本;⑤所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件;⑥其他應該存檔的有關資料或數據。

2 養老保險經辦機構財務會計檔案管理存在的問題

2.1 對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來。財務檔案工作是保存歷史，服務現實，承上啟下的一項重要工作。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，特別是當前養老保險的財務工作過程中大量原始憑證的整理被認為是件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。

2.2 財務檔案人員素質有待提高。目前許多單位沒有專職的財務檔案管理人員，大多數是由會計人員兼管，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗。對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高，裝訂不規范，難以保證檔案的完整性和安全性，有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員蓋章，會計憑證裝訂封皮上項目填寫不全;會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，查找起來非常困難;銷毀各種定期作廢檔案不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放，給管理人員的工作帶來很多麻煩。有的管理人員根本不懂得檔案要按編號由左至右，由上至下排放，這樣使會計檔案既不規范也不美觀，而且給會計檔案的管理和利用工作帶來了極大不便。有些單位甚至出現了用鉛筆結賬、制表等嚴重違規現象。就目前情況來看，會計檔案管理人員都是會計兼職管理，由于會計人員工作量大，內部人事變動，都是各自保管自己經手的年度會計檔案，導致有的財務檔案資料沒有及時向養老保險經辦機構檔案管理部門移交，嚴重違背了“會計檔案管理辦法”規定，不算一個合格的財務檔案工作者。

2.3 財務檔案管理不完善、不規范。財務檔案管理機構是進行財務檔案管理工作的組織保證，設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中各經辦機構財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由不同人員兼職，.會計檔案保管不規范。有些單位會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;如會計檔案的裝訂由各會計人員完成，檔案的歸檔由辦公室人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負責等，由于工作的分散，管理環節的分散造成檔案管理工作一系列的不規范，設施也不完善。財務檔案沒有專門庫房，不符合“七防”要求，沒有檔案檢索工具，查找不方便。紙質檔案和磁質檔案未能同步歸檔。還有會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面。即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

3 養老保險經辦機構財務會計檔案管理存在問題的解決辦法

3.1 提高認識，加強領導。主管領導要高度重視財務檔案工作臺，實行一把手負責制，明確專人負責會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會計檔案工作。牢固樹立起良好財務檔案意識，按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行誰財務，誰立卷，邊財務邊收集整理，審結卷成的原則，認真來做好這項工作。

3.2 強化財務管理人員素質。經辦機構財務檔案工作要適應不斷發展的新形勢需要，財務檔案管理人員必須具備高素質，能力強的專職人員，同時對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，不斷更新知識結構，來提高檔案管理人員的實際工作能力及責任心，能按管理標準進行科學的分類、整理、編目立卷，使其具有時代意識，包括信息意識、市場意識、現代化意識、法紀意識。一個高素質的財務檔案人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個方面的素質。我經辦機構近幾年的財務檔案人員每年都參加檔案專業的培訓，不斷提高業務能力。

3.3 建立健全經辦機構財務檔案管理的規章制度。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入經辦機構工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》、《財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

3.4 優化管理手段，提高現代化管理水平，服務養老保險建設。財務檔案信息化是社會信息化發展不可缺少的組成部份，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。因此，大力改善財務檔案工作的硬件設施，確保檔案的安全完整。一是及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等;二是加快檔案工作現代化步伐，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。加強管理，方便查閱，利用大量的會計檔案資料為各類財務檢查提供最真實的依據。

3.5 充分發揮財務檔案的潛在作用。方便利用，更好地為財務工作服務。一是編制檔案檢索，編制案卷目錄，全引目錄，專題目錄，文號目錄等檔案檢索工具、索引;二是運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，提高財務檔案管理的效率;三是建立財務檔案統計臺帳，如財務檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記簿、財務檔案數量統計臺帳、財務檔案移交清冊等。

3.6 會計檔案管理工作是財務管理工作的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響整個財務管理工作的質量和水平;加強會計檔案管理可以促進會計人員素質的提高。檔案管理是一門學問，里面有很多新的東西需要會計人員去學習、去探索。而這個學習和探索的過程，自覺不自覺地就提高了會計人員的業務技能和自身素質。加強會計檔案管理可以推動檔案管理工作的發展，只有會計檔案管理工作做好了，整個檔案管理工作才有可能做好;加強會計檔案管理可以促進一個單位財務管理工作的提高，使會計檔案的管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。