運(yùn)用組織傳播理論思考學(xué)生工作系統(tǒng)組織建設(shè)

摘要:組織傳播理論是當(dāng)今比較前沿的管理理論，本文提出了將組織傳播理論應(yīng)用于學(xué)生工作系統(tǒng)組織建設(shè)中的思路，論述了在學(xué)生工作系統(tǒng)組織建設(shè)中應(yīng)用組織傳播理論的必要性，并提出了建設(shè)的基本策略。

關(guān)鍵詞:組織傳播理論 學(xué)生工作 組織建設(shè)

0 引言

組織傳播，是指某個(gè)組織憑借組織和系統(tǒng)的力量所進(jìn)行的有領(lǐng)導(dǎo)有秩序有目的的信息傳播活動(dòng)。組織傳播的概念有兩個(gè)層次:首先，組織傳播是組織的基本要素，表現(xiàn)為組織系統(tǒng)內(nèi)成員的互動(dòng)和協(xié)調(diào)，并以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為過程;其次，組織傳播是要實(shí)現(xiàn)組織與相關(guān)環(huán)境的信息交換和協(xié)調(diào)，使得組織與環(huán)境保持動(dòng)態(tài)平衡，并求得組織發(fā)展。

作為一個(gè)龐大而復(fù)雜的組織，整個(gè)高校學(xué)生工作系統(tǒng)內(nèi)部的組織傳播的對(duì)象是多方面的，包括學(xué)生、教職工也包括學(xué)生工作隊(duì)伍本身，而在高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行有效的組織傳播對(duì)學(xué)生工作管理工作來(lái)說尤為突出和重要。由于其管理的對(duì)象專業(yè)素養(yǎng)較高、自尊與自我實(shí)現(xiàn)需要強(qiáng)烈，因而通過有效的組織傳播增強(qiáng)個(gè)人對(duì)組織的認(rèn)同感與提高組織運(yùn)行效率同樣重要?，F(xiàn)行的學(xué)生工作管理機(jī)構(gòu)，在工作理念、運(yùn)作機(jī)制以及資源配置等方面或多或少存在一些問題，缺乏穩(wěn)定的傳播有效性需求。高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)中學(xué)生工作者個(gè)體以及他們所形成的群體之間是如何互相影響、相輔相成的，到底它們之間的關(guān)系如何，是亟待深入研究和迫切解決的核心問題。將組織傳播學(xué)理論引入該問題的思考是一項(xiàng)嘗試，也是一種必須。

1 高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)的組織傳播現(xiàn)狀

1.1 高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)中各類群體的傳播網(wǎng)絡(luò)形態(tài) 高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)中各類群體的傳播網(wǎng)絡(luò)形態(tài)主要包括環(huán)型、輪型和鏈型。學(xué)生工作者在傳播互動(dòng)中自由運(yùn)作程度和獨(dú)立性由高到低、傳遞和接受信息量從大到小、成員與領(lǐng)導(dǎo)人之間距離由近到遠(yuǎn)、學(xué)生工作者的工作滿意度從高至低依序均為環(huán)型、鏈型和輪型。不同形態(tài)的傳播網(wǎng)絡(luò)依據(jù)成員之間的傳播關(guān)系和角色及領(lǐng)導(dǎo)者的傳播風(fēng)格而定的，個(gè)體成員和群體的特性構(gòu)成影響機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)傳播的因素。

1.1.1 環(huán)型。處于環(huán)型群體的學(xué)生工作者可以比較自由地和其他學(xué)生工作者交換信息，作傳播互動(dòng)。比如同為副處級(jí)干部的黨總支副書記組成的學(xué)生工作研討會(huì)，或基層輔導(dǎo)員組成的非正式群體等。在環(huán)型群體中，學(xué)生工作者在互動(dòng)中自由運(yùn)作的程度較高，獨(dú)立性強(qiáng)，學(xué)生工作者之間傳遞和接受信息量大，能夠接近達(dá)到飽和狀態(tài)。在傳播活動(dòng)中，各成員和領(lǐng)導(dǎo)人之間相距較近，基本都處于信息流動(dòng)的中心位置。這種信息非集中性且具有較強(qiáng)獨(dú)立性的環(huán)型群體，使得學(xué)生工作者的工作滿足程度相對(duì)較高。

1.1.2 輪型。在輪型群體中，信息的來(lái)往僅限于該群體領(lǐng)導(dǎo)人和其他個(gè)別成員，成員之間沒有或很少交換訊息。譬如在由校分管學(xué)生工作的領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生工作處處長(zhǎng)和基層輔導(dǎo)員構(gòu)成的正式群體當(dāng)中，工作要求、完成進(jìn)度和達(dá)到效果僅在校分管學(xué)生工作的領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)工處處長(zhǎng)之間充分溝通與交流，工作任務(wù)由學(xué)工處處長(zhǎng)傳達(dá)給輔導(dǎo)員，在執(zhí)行過程中，輔導(dǎo)員之間并不交換或甚少交流關(guān)于工作方面的信息。輪型群體中成員的自由度和獨(dú)立性較低，信息輸出入量不高，訊息主宰人和成員之間距離較遠(yuǎn)。這種群體形態(tài)能夠迅速地完成工作，產(chǎn)生失誤的可能性也較高，缺乏雙線道傳播和回饋?zhàn)饔?，成員的滿意度較低。

1.1.3 鏈型。在鏈型群體中，領(lǐng)導(dǎo)人只和個(gè)別學(xué)生工作者交換訊息，再由學(xué)生工作者和其他學(xué)生工作者傳播互動(dòng)。典型的實(shí)例就是各院系、職能部門所形成的群體形態(tài)。各院系學(xué)生工作主管和職能部門負(fù)責(zé)人與其直屬領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作信息的溝通，然后下達(dá)到其下屬，并就如何開展工作進(jìn)行商討和溝通。鏈型群體中的各成員之間信息的輸入輸出的程度不能達(dá)到完全飽和的狀態(tài)，解決問題的速度一般，成員在信息互動(dòng)中有一定的自由運(yùn)作的程度和滿意度，但傳播的正確性較高。由于高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)作為一個(gè)整體組織而言，規(guī)模相對(duì)龐大，學(xué)生工作者成員人數(shù)較多，且成員之間的距離空間較為分散，可能會(huì)出現(xiàn)完全斷絕傳播的情形。

1.2 高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組織傳播的方向和途徑 在學(xué)生工作機(jī)構(gòu)這個(gè)組織中，平行傳播頻率遠(yuǎn)多于垂直傳播，原因之一是學(xué)生工作者個(gè)體較有機(jī)會(huì)，而且能較有效率地和同級(jí)別的學(xué)生工作者作傳播互動(dòng)。這種現(xiàn)象對(duì)同部門同級(jí)別成員而言尤為顯著。但是由于學(xué)工組織結(jié)構(gòu)的限制，不同部門同級(jí)別學(xué)生工作者之間的傳播頻率可能就不那么頻繁了，這種情形經(jīng)常造成學(xué)生工作管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織傳播的瓶頸。以下行和上行傳播來(lái)說，高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)中的下行傳播的頻率要比上行傳播來(lái)得多。

2 高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)的組織傳播障礙分析

2.1 傳播結(jié)構(gòu)不合理，信息傳播方向不順暢 目前，高校采取的也是大多數(shù)高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)普遍采用的組織結(jié)構(gòu)為直線——職能制結(jié)構(gòu)(如圖4)

這種結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于:一方面，各級(jí)學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)人員配備了相應(yīng)的職能機(jī)構(gòu)為助手，充分發(fā)揮了其專業(yè)管理的作用，學(xué)生工作各部門的專業(yè)化程度較高，職能可替代性較低，工作效率較高;另一方面，每一層級(jí)的學(xué)生工作管理機(jī)構(gòu)均保持了集中、統(tǒng)一的指揮和領(lǐng)導(dǎo)。

但是，由于這種組織結(jié)構(gòu)的層級(jí)性突出，在實(shí)際的協(xié)調(diào)配合、分工、橫向聯(lián)系以及管理幅度上也存在一定問題。比如:

2.1.1 信息平行流動(dòng)存在瓶頸。主要表現(xiàn)在協(xié)作配合問題上。同級(jí)的不同職能部門之間信息交流不足，勢(shì)必造成部門之間協(xié)調(diào)配合困難，職能脫節(jié)，機(jī)構(gòu)重疊，無(wú)形中增加了學(xué)生工作管理的運(yùn)行成本，造成一定的人力及資源的浪費(fèi)，從而妨礙整個(gè)學(xué)生工作的順利進(jìn)行。

2.1.2 等級(jí)鏈上的縱向信息流動(dòng)問題重重。傳統(tǒng)的層級(jí)傳播模式由于未真正建立起由下而上的傳播機(jī)制，基層學(xué)生工作者的意見反映得不到應(yīng)有的重視和反饋，容易使基層學(xué)生工作者產(chǎn)生心理挫折感。缺乏反饋的雙向溝通或反饋不及時(shí)，影響了學(xué)生工作者提供意見和建議的積極性。

2.2 傳播實(shí)體互動(dòng)貧乏，傳播內(nèi)容和方式不平衡

2.2.1 各類信息需求不足、分配不均。學(xué)生工作管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部傳播多以任務(wù)型傳播和維持人際關(guān)系的社會(huì)性傳播內(nèi)容為主，創(chuàng)新傳播幾乎為零。學(xué)生工作者實(shí)際收受或傳遞最多的是工作要求、工作與整體計(jì)劃的關(guān)聯(lián)和工作進(jìn)展等信息，均是與工作相關(guān)的正式傳播渠道信息。升遷機(jī)會(huì)、請(qǐng)求上級(jí)澄清工作指令、抱怨工作及工作條件以及對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)估等信息少之又少。

2.2.2 溝通渠道“冷”“熱”不當(dāng)。學(xué)生工作機(jī)構(gòu)中成員作傳播互動(dòng)時(shí)，慣用的溝通方式包括下達(dá)紅頭文件、電話傳達(dá)通知、通過信息管理系統(tǒng)發(fā)布網(wǎng)絡(luò)通知、工作例會(huì)、報(bào)告會(huì)、講座、電話交談等中介形式的“熱”媒介通道，面對(duì)面的個(gè)別談話、座談會(huì)等“冷”媒介通道溝通遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于書面的溝通方式。下層學(xué)生工作者對(duì)整個(gè)學(xué)生工作體系的目標(biāo)和發(fā)展思路不甚明確，只是有事就做，工作如同完成某項(xiàng)任務(wù)。學(xué)生工作者缺乏必要的集體榮譽(yù)感和對(duì)組織文化的認(rèn)同感，其導(dǎo)向功能、約束功能、凝聚功能、激勵(lì)功能和創(chuàng)新功能逐步弱化。

2.2.3 不同的傳播實(shí)體間溝通不足，缺乏非正式溝通。高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)中，往往是同級(jí)部門的聯(lián)系多于不同級(jí)部門的聯(lián)系，同級(jí)部門之間的聯(lián)系多以非正式傳播為主，而不同級(jí)部門的聯(lián)系多以正式傳播為主，傳播實(shí)體間之間的正式性傳播大于非正式性傳播。從人性需求來(lái)看，非正式傳播風(fēng)格更能滿足社會(huì)性需求。從組織效率來(lái)看，非正式傳播類型同樣要比正式傳播類型更能發(fā)揮作用。

3 對(duì)策

3.1 提高組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的科學(xué)性 在進(jìn)行管理結(jié)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)考慮六個(gè)關(guān)鍵因素:工作專業(yè)化(任務(wù)分解細(xì)化到什么程度?)、部門化(對(duì)工作進(jìn)行分組的基礎(chǔ)是什么?)、指揮鏈(學(xué)生工作者個(gè)人和工作群體向誰(shuí)匯報(bào)?)、管理幅度(一位上層學(xué)生工作管理者可以有效指導(dǎo)多少個(gè)下層學(xué)生工作者?)、集權(quán)與分權(quán)(決策權(quán)應(yīng)該放在哪一級(jí)?)、正規(guī)化(應(yīng)該在多大程度上利用規(guī)章制度來(lái)指導(dǎo)學(xué)生工作者和正規(guī)化管理者的行為?)，從而保證全方位的信息流通，最大限度地提高組織的運(yùn)作效率和傳播力度。

在堅(jiān)持部分職能條塊結(jié)合的前提下，逐步嘗試專業(yè)職能的扁平化管理，從而在工作的覆蓋率與組織的靈活性之間保持適度平衡。對(duì)單一層級(jí)、高度分工、扁平化的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)勢(shì)的肯定，并不意味著對(duì)條塊結(jié)合的直線職能型組織結(jié)構(gòu)的全盤否定。事實(shí)上，堅(jiān)持學(xué)生工作部分職能條塊結(jié)合依然有著兩方面的現(xiàn)實(shí)必要性:就目前的學(xué)生群體特征而言，難以確保其對(duì)學(xué)生工作的充分參與;當(dāng)前處于改革攻堅(jiān)期，社會(huì)在高速發(fā)展中持續(xù)調(diào)整、不斷磨合，學(xué)校也正面臨著調(diào)適發(fā)展的艱巨任務(wù)。

3.2 全面完善學(xué)生工作運(yùn)行體系 在努力探索和力求把握新時(shí)期學(xué)生工作的基本規(guī)律的同時(shí)，應(yīng)努力構(gòu)建符合時(shí)代要求的學(xué)生工作運(yùn)行體系。

一是滲透體系。滲透體系能夠在學(xué)生工作過程中使學(xué)生工作的內(nèi)容和目標(biāo)得以圓滿實(shí)現(xiàn)，學(xué)生工作系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境得以最大限度整合的工作運(yùn)行體系。首先，努力實(shí)現(xiàn)思想教育、行政管理和提供服務(wù)的有機(jī)結(jié)合，相互滲透。其次，學(xué)生工作管理機(jī)構(gòu)的各職能部門間分工明確，自然交叉，反對(duì)壁壘，防止中斷，整個(gè)系統(tǒng)一盤棋，各職能部門不能對(duì)學(xué)生工作設(shè)置人為障礙。要圍繞學(xué)生工作目標(biāo)，齊抓共管，形成合力。

二是制約體系。制約體系是學(xué)生工作得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)和獲得效益的基礎(chǔ)形式。首先，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生工作者在工作過程中的思想、道德以及行為的控制或約束。第二，健全對(duì)學(xué)生工作部門、條塊、人員間常規(guī)運(yùn)行的約束或控制過程，實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作過程的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化;第三，制約機(jī)制不僅體現(xiàn)在制度層面上的硬件，同時(shí)也體現(xiàn)在環(huán)境和氛圍的約束力量上。

三是競(jìng)爭(zhēng)體系。競(jìng)爭(zhēng)體系是學(xué)生工作獲得效益和成果的內(nèi)部動(dòng)力系統(tǒng)。一方面要不斷完善學(xué)生工作者的培養(yǎng)與提升的競(jìng)爭(zhēng)體系，另一方面要加強(qiáng)學(xué)生工作部門、條塊、人員之間競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的建設(shè)。落實(shí)雙向評(píng)估指標(biāo)體系，促進(jìn)學(xué)生工作部門不斷尋找新的工作切入點(diǎn)，把競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引向深入。

3.3 倡導(dǎo)多樣化、人性化的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格 參與式管理階段的工作重點(diǎn)在于雙向信息溝通和情感交流，對(duì)于已經(jīng)樹立明確的工作目標(biāo)和職業(yè)傾向的基層學(xué)生工作者來(lái)說，學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)者大量參考和吸收基層學(xué)生工作者提出的建議和意見，利用彼此之間的平等關(guān)系去影響和引導(dǎo)基層學(xué)生工作者，對(duì)他們的工作自理和自制能力充分信任，從集權(quán)走向分權(quán)，由基層學(xué)生工作者實(shí)行自我管理和自我約束。使學(xué)校及院系級(jí)的目標(biāo)要求變成學(xué)生工作者的自覺行動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)者與基層學(xué)生工作者之間開始出現(xiàn)真正意義上的溝通，且溝通行為較為充分。

參考文獻(xiàn):

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作者簡(jiǎn)介

余海燕，女，碩士，1982.1，重慶人，2007年畢業(yè)于重慶大學(xué) 重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院

駱琪，男，1981.07，碩士，講師，重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院