加強煤炭企業購并重組期的檔案管理

摘要:煤炭企業受國家宏觀經濟政策的調整，進入了資源整合、戰略重組、企業購并的快速發展時期，企業檔案工作遇到新的形勢、新的任務。文章分析了這一特定時期檔案工作面臨的種種問題，并結合工作實際，提出了做好重組購并期檔案工作的方法措施，希望對大家有所啟迪。

關鍵詞:企業 購并 重組 檔案 管理

近年來，在宏觀經濟持續快速發展的強力拉動和國家政策的支持下，大型煤炭企業進入了快速發展的新時期，企業檔案工作也因此面臨新的形勢，新的任務。

大型煤炭企業的新一輪發展，是以建立戰略合作，實施資源整合、企業購并，推進資本運作為主要內容的，突出的特點是企業規模的快速擴張以及跨行業、跨地區、跨所有制的戰略重組。要真正地發揮檔案工作對企業發展的支持、配合、服務功能，必須主動地貼近這些重大活動，同步開展檔案工作，做好檔案資源的管理和開發利用。具體來說，要做好企業購并重組期的檔案工作，應注意以下兩個方面。

1 檔案工作必須與企業購并重組同步進行

企業購并重組是一個產權關系、組織結構、管理模式流程以及員工思想情緒劇烈變動的時期，也是一個檔案工作容易被忽視、檔案資源容易受到損失破壞的時期。在近年的實踐中，我們逐漸體會到，這個時期的檔案工作，必須注意抓好兩個重點:

1.1 企業購并重組過程中形成的新文件材料的收集整理。在此過程中形成的新的材料大致有三方面:一是對購并重組對象進行盡職調查和購并重組談判的資料;二是企業內部決策及上報審批的資料、文件;三是履行購并重組程序產生的各種協議合同、產權交易、競拍、公司重組登記等法律文書。作為歷史見證和企業購并重組活動合法合規及正常開展經營活動的依據，上述資料文書都是十分重要和必須收集整理歸檔保存的。

1.2 購并重組對象企業檔案的保護接收。這些檔案仍然是企業重要的資產，尤其是關于資產、資源、人事、財務、技術方面的檔案，都具有非常重要的實用價值，是購并重組后進行正常整頓和管理的重要依據，必須與購并重組過程同步進行。具體的做法是:初步確定購并重組意向，進行深度調研的同時，即采取措施對其檔案進行保護，必要時及時搶救;在資產清點接收的同時，首先清查接收全部檔案;接收后立即組織力量進行突擊整理，清查人員、資產、債權債務情況，以配合接收工作，保證人員的按政策分流，資產的完整接收，相關政策落實到位，盡量避免或減少遺留問題。

由于企業購并重組過程的特殊性，特別是參與、涉及的層次、機關、部門、人員較多，更由于工作對象、環境的陌生，使上述兩項重點工作難度相當大，稍有疏忽，便有可能出現檔案資料的遺漏、散失，造成無法彌補的損失。針對這種情況，檔案部門的負責人首先必須向企業決策層陳述做好企業購并重組過程中檔案工作的重要性，爭取決策層的重視和支持，并安排檔案工作人員參與購并重組工作的全過程;其次，檔案部門負責人應當主動和參與盡職調查、雙邊談判、申報送審、產權交易、企業接收等業務的部門負責人及時溝通取得他們的支持，以便跟蹤活動全過程，及時收集相關的資料、文件、文書;再次，在檔案接收清點、突擊整理過程中，必須爭取業務部門的支持幫助，集中足夠的專業人員進行工作。

2 注重檔案資源開發利用，服務企業快速發展

充分開發利用檔案資源，為當前的經濟建設和各項工作服務，一直是廣大檔案工作者努力探索和實踐的重大課題。根據本單位的實際，我們在企業快速發展的新時期，主要注重從以下六個方面收集查找提供檔案資料，提供全方位服務。

2.1 服務企業發展戰略制定和結構調整。隨著企業進入高速成長期，發展戰略規劃也在不斷進行補充修訂，特別是優化產業產品結構，建立循環經濟模式新任務的提出，更要求提供企業各種資源、資產情況，以便摸清家底，制訂新的規劃。比如，開采過程中排放的煤矸石、瓦斯、礦井水，按照新的資源觀，變成了制造新型建材、推進墻體材料改革、瓦斯發電、尾礦水凈化的寶貴原料。檔案部門配合相關業務部門查找整理的有關資料數據，成為一批發展綜合利用的低碳項目設計建設的依據，為形成企業新的經濟增長點做出了貢獻。

2.2 服務企業實施戰略合作。為了貫徹落實企業實施戰略合作，推進產權結構多元的決策，檔案部門配合銷售、財務等部門，整理提供了歷年煤炭交易貨款回收和客戶資料，從1000多家大客戶中篩選出30余家重點客戶，由企業決策層選定了27家戰略合作伙伴，簽署了長期戰略合作協作，在此基礎上，又選擇了建立戰略聯盟的對象，通過高層磋商，使一批主要戰略合作伙伴由客戶變成了企業股東，建立起更為牢靠的資本合作關系，有力促進了企業發展。

2.3 為企業進入證券市場進行資本運作服務。在企業進行內部資產重組，實現主業上市的過程中，檔案部門配合有關部門向證管部門、券商和中介機構提供了大量的基礎資料，成為制定重組上市方案，向社會推介企業的重要依據。

2.4 服務企業文化建設。在培育企業文化，建設學習型企業的過程中，檔案部門配合有關部門，從企業檔案的歷史資料中查找了大量關于艱苦創業、安全生產、勤儉辦礦、思想政治教育、英雄模范人物、先進集體事跡等方面的素材，為總結提煉升華企業十大理念，凝聚員工先進群體意識打下了堅實的基礎。

2.5 服務企業維權活動。根據企業法律事務部門和相關單位要求，檔案部門積極配合，定向查找企業有關經濟活動和相關經濟往來的土地征用、房產交易、設備購置、工程施工、抵押擔保事項的原始文書、證照，為企業在調節經濟糾紛、應訴經濟案件過程中維護企業合法權益提供了確鑿有力的證據。

2.6 注重購并重組企業檔案資源開發利用。一般來講，購并重組企業都會有一些歷史遺留問題需要處理，在購并重組過程中難以將這類問題全部解決完畢。因此，相關的檔案資料就成為事后處理這些問題的證據依據。為了充分利用相關政策，減輕企業負擔，維護企業合法權利，我們特別注重購并重組企業的資產、財務、人事、技術以及文書檔案的整理和利用。比如，在員工身份的確認及分流、接收、安置的認定方面，人事檔案的重要性極其突出。另一方面，這些企業的檔案也能從多方面反映企業興衰成敗的歷史，研究這些檔案并從中吸取經驗教訓，也有利于企業領導層舉一反三，感悟企業長盛不衰之道。

搞好檔案工作，服務企業的快速發展，其實是大有可為的，這里有許多的課題需要檔案工作者去研究探索。為此，不僅需要檔案工作者刻苦學習，在提高專業知識水平技能的同時，擴大自己的知識面，增加對于企業主要業務和改革發展的了解，更需要提高服務企業發展，貼近企業重大活動、中心事務的主動意識。