淺談如何編寫會計記賬憑證摘要

摘要:記賬憑證是本單位財會部門根據審核無誤的原始憑證編制，載有反映經濟業務的會計分錄及簡要內容，直接作為記賬依據的書面文件。其特點是:載有反映經濟業務的會計分錄，指明了經濟業務應記入的賬戶、應記的方向及相應的金額，并附有相關的原始憑證(即附件)。記賬憑證摘要，是對該項經濟業務的基本概括，概括好了，叫人一看就知道經濟業務的來龍去脈，反之，若寫的文不對題、詞不達意或者過于簡單，可能會給看賬者或查賬者以錯覺，不利于會計信息的分析和利用。筆者結合自己多年的國企會計工作經歷，就實行會計電算化后記賬憑證摘要的編寫作些探討，以求拋磚引玉。

關鍵詞:記賬憑證 記賬憑證摘要

1 日常收支業務摘要的編寫要規范統一

目前各單位根據業務量的大小，財務部門都分別設置了3—5人以上編制記賬憑證，所有人員力求使用統一格式、統一措辭。這樣使得會計賬簿的摘要體現整體一致性，更重要的是能夠充分發揮計算機查詢系統中“模糊查詢”板塊的功能。所以，對日常收支業務采用“主語+謂語+賓語”的句式。即具備經濟行為的主體、對象和內容三個最基本的要素，編寫時還要注意在主語前加上部門。統一措辭雖然在執行初期比較困難，只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認真總結，相信很快就能做到統一協調。

例如:財務部張三用現金購買辦公用筆150元。摘要為:財務部張三購筆。

采用這種句式，在賬務“模糊”查詢時，只要輸入“張三”，當年及往年所有張三經手的業務，所需數據一目了然。如果要查找財務部所發生的費用，只要輸入“財務部”，就會得到所有財務部的費用情況。充分體現了會計電算化方便、高效、快捷的優越性。

2 摘要的編寫要“簡”而“明”

所謂簡明，即簡單明了。太過于簡單的摘要，不能把經濟業務內容表達清楚。相反，如果摘要過于繁瑣，不僅羅嗦而且也會因摘要欄字數控制使得摘要不能全面顯現，影響賬簿使用者的使用。因此要在計算機設定的摘要字數內，抓住重點，將經濟業務內容盡可能簡單、全面地表述出來。

例如:企管部李四去北京出差借款5000元。摘要為企管部李四出差借款，而不能為李四借款，更不能為借款。

3 摘要的編寫要準確

對反映不同經濟內容的同一張記賬憑證，每項經濟業務內容要準確對應一個摘要，不能籠統地使用同一個摘要。現行的借貸記賬法和會計基礎工作規范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

例如:駐石家莊辦事處每月要到財務部報銷經費，其中有招待費、辦公費、差旅費、會務費、審計費等等。其摘要應按每項經濟業務對應的會計分錄分別編寫為:駐石辦招待費;駐石辦辦公費;駐石辦差旅費;駐石辦會務費;駐石辦審計費等。如果報銷時只輸入駐石家莊辦事處經費，則過于籠統，摘要與會計科目也不相對應。

又如:企管部李四出差回來報賬時，會務費開支1500元;購書500元;車票及途中補助2000元;退回余款1000元。其摘要應為:李四報銷會務費;李四報銷購書款;李四報銷差旅費;李四借款退回余款。如果此筆憑證用籠統的一個摘要:李四報銷差旅費，則反映在會計賬簿中的 “會務費”、“辦公費”“差旅費”科目，都對應著差旅費的摘要，用起賬來會令人匪夷所思。對此工作細節，有些會計人員往往容易忽視，給以后的復核、記賬、查賬、審計等一系列會計工作帶來不便。特別強調的是，用銀行存款開支的經濟業務，對應銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱，便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。

4 更正錯賬時摘要要規范

根據《河北省企業會計基礎工作規范實施細則》的要求，對記賬后的記賬憑證，發現錯誤，用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷某月某日某號憑證”，同時，用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計分錄，在編制調整數字差額憑證時摘要為“調整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務必加上“某年”字樣。在此需強調一點，在注銷、訂正或調整某張錯誤憑證的同時，應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記，表示該憑證已被修改完畢，以避免該憑證被重復修改。

5 摘要中需要反映必要的數字

5.1 需要注明時間的摘要

有的摘要必須注明時間，如收到上級部門撥入某月經費;交納某月水費、電費、電話費、各項保險金、個人所得稅等;提取職工福利費、職工教育經費、工會經費等。在摘要中務必注明經濟業務所屬的時間。這樣不僅能有效防止發生漏記、重記的可能，而且便于單位間的賬務查詢。

例如:某單位收到省撥2007年上半年政府津貼200000元。摘要為:收省撥07年上半年政府津貼。

5.2 需要注明人數的摘要

對發放職工防暑降溫費、職工困難補助、發放臨時工工資等，在摘要中要注明人次。以便為組織人事部門、工會部門統計相關數據，編制報表所用。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費時費力，只要使用查詢系統“科目查詢”板塊，所需數據躍然屏幕，起到事半功倍的效果。

例如:發放在職職工12人共計2400元的困難補助。摘要為:發放職工12人困補。

5.3 需要注明數量的摘要

隨著各單位規模的不斷擴大，現有的資產設備遠遠不能滿足目前經營規模。需要購置的辦公設備、生產設備數量很大，需要報廢的陳舊固定資產也很多。雖然固定資產賬中反映資產的數量，但為了便于同固定資產管理部門隨時的“動態”對賬，在摘要中要注明資產的數量。

例如:質檢中心李華從天興實驗設備公司購買化驗設備兩臺，通過銀行匯款980000元。摘要為:李華購入天興實驗設備公司化驗設備，同時記入固定資產，摘要為:質檢中心購化驗設備兩臺。

總之，會計工作在講究宏觀控制的同時，也要重視微觀管理，會計摘要的編寫雖然只是整個會計工作中的一個小小環節，但是它卻在會計工作向著更加科學化、規范化管理的進程中發揮著極其重要的作用。