關于企業檔案服務功能問題研究

摘要:檔案工作在企業管理中占有重要地位，是整個企業工作的組成部分。早在20年前，鄧小平同志高瞻遠矚地提出“開發信息資源，服務四化建設”，而且檔案工作也一直認真踐行這一理念為企業建設與發展服務。在企業從無到有，從小到大的成長過程中，隨著時間的推移積累了大量豐富的原始資料，為企業的管理和發展提供了寶貴的依據，不但能夠提高工作效益，創造良好的社會效益，也能真實的展現企業發展的過程。

關鍵詞:企業檔案 服務功能

問題研究本文通過分析企業檔案的主要特點，探討了企業檔案的服務功能，提出了如何加強企業檔案的服務功能建設。

1 必須明確企業檔案的服務功能

傳統的檔案的功能僅僅是提供尸體檔案，較為單一，服務的功能并不明顯。現在企業的檔案管理更注重通過對企業檔案信息的分析、挖掘整合，將所得有效信息及時提供給各個部門。由于檔案存在與企業的各個時期、各個方面，它全面真實的記錄著企業整個發展歷程，換句話說，整個檔案信息里體現的著一個企業的文化，是企業最寶貴的財富。當然，實效的檔案也是企業正常工作的第一手資料。它對企業的發展起著不可或缺的推動作用。

企業檔案的服務功能具體體現在以下幾個方面:

1.1 為領導的決策提供參考和依據。企業在自主發展的同時，也要積極關注國家的方針政策，尤其是與企業發展有關一些政策。這些文件一般會以文件的形式傳達，除了一次明顯文字表面即可體現的，還有一些隱性的優惠政策或限制。這就需要檔案人員分析研究，將有利于企業發展的信息分離出來。決策者依據這些信息可以理解國家這一時期的方針政策，跟隨社會發展趨勢。抓住機會，爭取企業每一跨越性發展。

另一方面，檔案人員整合的各個方面的資料，也可為領導者提供處理從企業發展方向到各個部門人員的任用各方面的信息。

1.2 多種材料和資料的匯總。企業檔案中包含全面的企業信息，上級的有關文件，各個部門的工作報告，所有員工的檔案等多方面信息。所以是企業各個部門交匯的部門。檔案人員通過分析整合積累的各種資料可以發現最有效率的工作方法，可以從整個企業中評定出先進個人。充分發掘有效信息資源，將信息資源傳遞給各部門，為提高工作質量與效率提供保障。

1.3 企業管理經驗總結和發展。企業檔案中含有大量的有關企業管理方面的信息，特別是隨著社會改革開放的不斷深入，企業不斷的發展壯大，為好經驗和管理該當進行推廣大，所以，檔案工作人員可以通過縱向比較分析、橫向比較分析的方法，為他們提供企業管理方面的各項服務。

1.4 為企業編制證據材料。企業檔案工作人員在充分了解室藏和企業管理與發展中對材料的需求基礎上，有針對性地開展企業檔案編研工作，如編制《大事記匯編》、《基礎數據匯編》、《企業實物檔案匯編》、《企業規章制度匯編》、《協議合同專題目錄》等材料，從而更好地提供服務。

1.5 實行動態服務，充分利用先進的網絡技術。根據管理人員、工程技術人員的需要，企業檔案工作人員可以通過早介入同研究，為其提供需用文件和材料。提高電話調卷，微機聯網傳輸數據等先進的電子技術提高檔案材料的利用和開發。

2 深刻理解企業檔案的主要特點

企業檔案的歸檔案范圍和利用都有其自身的特點，這與企業自身的發展是密不可分的。

從收集材料的內容來看，企業檔案有上級有關部門的文件材料和企業自身形成的文件資料，如企業規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。收集范圍明確，檔案種類多樣，除文書檔案外，還有會計檔案、科技檔案、研究檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案、設備檔案、電子檔案等等。

從使用對象來看，企業檔案的使用對象比較多樣化，人員結構復雜，幾乎涵蓋了整個企業的每一個工作環節。一般為企業的領導、部門負責人、工程技術人員和科室工作的普通人員。從下到上，每名企業工作人員都有利用檔案的機會。

從利用和開發方面來看，企業檔案的使用多為企業的管理和建設服務，極少部分涉及保密范圍，一般不涉密的檔案可以復印、摘抄等。為企業的選題有注重實用性編研產品，要求質量精，利用價值大，能夠緊跟形勢時效性強，另外也要加強對開發編研時間進行控制，不要因研制時間過長而影響研制材料的使用效果。多利用現代化的手段開發編研，加快開發編研的進度，縮短開發編研的時間，多出“精品”。通過最快捷的檢索途徑把最優秀、最有價值的檔案信息傳遞給利用者，為企業的現代化建設而服務。

3 全方位提高和完善企業檔案的服務功能

企業檔案服務工作要全方位完善和提高服務功能，不斷發揮其應有的作用。為此，要從以下幾個方面，加強企業檔案服務功能建設:

3.1 要轉變人的思想觀念。企業領導要對檔案部門給予更多的重視，在人員配置上克服盲目性和隨意性，優化檔案人員結構，配置專職的檔案工作人員。檔案工作人員要改變思想觀念，首先要積極探索檔案工作的新思路、新方法，主動樹立服務意識。其次在應開發檔案信息并主動與市場經濟接軌以直接或間接的方式參與到市場經濟活動中去為其服務樹立起強烈的市場意識，能夠為企業的健康發展獻計獻策。三是建立質量意識、效益意識，要根據信息市場的需求優化服務措施提高服務質量，為企業開發含“金”量高的檔案信息并及時把能產生極大社會效益和經濟效益的檔案信息提供給企業的決策者，使檔案信息在市場經濟的作用下批準位置并能充分發揮其作用。

3.2 提高檔案人員的業務素質。隨著企業的發展，檔案管理工作也受到一定程度的影響?，F代化企業結構調整，檔案管理人員也由傳統的一人一職，精簡為一人多職。不過同時，改變的還有現代化的檔案管理方式。檔案業務流程和工作方式的改變對檔案工作人員的要求進一步提高。檔案人員需要從意識、知識、能力等多方面提高自己的專業素質。在網絡經濟和信息時代的大環境下，檔案管理人員首先要在意識上提高，廣泛涉獵此方面有關的信息，時刻跟隨檔案學發展的步伐。知識方面把檔案信息的采集、存儲、傳遞和開發與先進的管理科學和信息科學結合起來，充分發揮自己的潛能。能力方面，充分利用網絡，積極開發，講自己所發現的知識盡可能的多的應用與檔案信息管理，從而使檔案更有效的為企業服務。企業檔案工作人員加強政治思想學習是做好業務的根本保障。業務素質是指檔案人員履行職責的知識水平和技術實踐能力。檔案工作人員要加強學習，不斷提高自己的業務水平和管理水平，要注重加強學習，不斷擴展學習層面，多方面地了解各門類知識。企業領導必須重視對檔案工作人員的繼續教育，定期培訓，經常組織參觀學習，拓寬專業基礎知識，完善知識結構，培養他們研究問題、分析問題的能力，以及信息收集、加工、檢索、保管、利用的能力。

3.3 加強與時代俱進的意識，檔案人員應具備與時代步伐相一致的思想觀念。

3.3.1 加強現代化技術的應用。在計算機和網絡廣泛使用的今天，檔案材料的收集方式與途徑、存貯載體、檢索方式與速度等方面發生重大變化，極其方便了信息的交流。企業檔案工作人員在企業檔案中要應用這些現代化的手段，盡快實現檔案信息管理自動化，熟練掌握和利用檔案信息管理系統，從而更有效地提供服務。比如電子計算機技術、網絡技術、多媒體技術、影視制作技術等促進檔案工作的發展跟上現代化企業的節拍。

3.3.2 加強法律意識的培養。公民的所有行為都應當在法律允許的范圍內，更何況營利性企業中的檔案人員。遵循國家關于檔案管理的各項法律法規是所有工作的前提。實事求是的進行記錄整理。當然有的企業由于個人為達到私人目的要求檔案人做出有違規定的行為，這種情況下，檔案人員必須堅持立場，以企業的利益為本，正確處理，避免因片面追求個人利益而違法檔案工作紀律的情況發生。