跨組織流程的協作模式研究

摘要:跨組織合作關系的基礎是對跨越組織邊界的流程進行有效管理。文章在對現有研究成果分析基礎上，提出跨組織流程的協作模式需要具備子流程集成、子流程之間的協調機制、信息交互操作、以及流程信息共享和流程信息隱藏等4個主要功能，并分別進行了深入分析。

關鍵詞:跨組織流程;協調機制;子流程集成

隨著電子商務的發展以及外包業務的迅猛增加，全球一體化運作的趨勢日益顯現，對跨越組織邊界的業務流程進行有效管理的需求也越來越緊迫。由于跨組織流程的運作機制不同于傳統業務流程，它的出現為企業流程管理研究領域開啟了嶄新的視野。本文在對相關文獻分析的基礎上，提煉出相比于傳統流程管理，跨組織流程的協作模式需要具備的4個主要功能，即子流程集成、子流程之間的協調機制、信息交互操作、流程信息共享和流程信息隱藏。其中，子流程集成是跨組織流程的目標，信息交互操作是保證流程集成的必要手段，協調機制是實現流程集成的主要管理機制，信息共享和信息隱藏則是跨組織流程集成過程中存在的不可避免的兩個矛盾。

一、 子流程集成

跨組織關系運行于一個動態的、分布式環境中，各成員組織的流程通過一定的合作機制集成為公共的跨組織流程。傳統的中央流程控制模式適合于一個獨立的組織，盡管組成流程的任務可能是分布式的，即組織的整體流程由分布在各部門的多個子流程組成，但是在流程級存在一個中央流程引擎來統一規劃、協調和同步每個任務和執行步驟。而在跨組織流程管理中，參與流程合作的各個成員組織不可能采用中央流程管理模式，因為各成員組織是高度自治的獨立實體，跨組織流程采用的是基于子流程并行運作和交互操作的一種點對點松耦合的流程協同結構，因此跨組織合作在流程級需要通過子流程集成才能得以實現。

在實踐中，跨組織流程的集成過程存在許多有別于傳統流程管理的問題需要解決。例如，以供應鏈為例，Rupp和Ristic(2004)提出跨組織流程集成過程中必須解決的問題包括:

1. 改進信息通訊效率。組織之間的合作首先要求能夠迅捷、清晰地傳遞各種信息，為了提高信息交換的時效性和解釋信息的歧義性，要求傳遞的信息結構盡量結構化。

2. 減少不確定性。供應鏈中上游組織需要從下游組織獲取市場需求變動信息，由于牛鞭效應的存在導致信息失真加劇，因此存在很大的不確定性。與之類似，跨組織關系中成員組織也需要從其它組織獲取信息，大量的二手信息使每個成員組織都處在較大的不確定性環境中。因此，在跨組織流程集成中必須要提高信息的準確性，減少不確定性。

3. 支持異構信息技術環境。由于過去幾十年信息技術的發展非常迅速，而各成員組織的營運經歷又各不相同，他們各自建立的支持業務流程的信息技術環境存在較大差異，要求在流程集成過程中解決信息技術異構的問題。

4. 建立開放和動態的結構。組織的經營過程是一個動態的過程，如果只支持一個固定的流程模式是沒有意義的。跨組織流程要求能夠支持動態變化，在變化發生時，以最小的代價重新配置整個網絡。同時跨組織流程需要具有一定的開放性，保證能夠容易地接納新成員，或者加入到其它網絡中。

二、 協調與協調機制

跨組織關系的核心在于合作，只有通過各成員組織的有效合作才能實現共贏的目標。為了確保跨組織流程的順利實施，需要在成員組織間建立各種正式或非正式的管理機制。其中，正式的管理機制主要是指通過法律途徑建立的，明確定義了各成員組織承擔的責任和享有權利的正式契約。非正式的管理機制則強調經濟實體內在社會屬性的作用，包括各種社會行為規范和協調機制，如聲譽、信任等。在跨組織合作過程中，正式管理機制和非正式管理機制是互補的，正式管理機制的存在為非正式管理機制發揮作用提供了法律保障，而非正式管理機制則補充了正式管理機制的不足。因此為了保證跨組織流程順利實施，不僅需要建立正式的以契約為基礎的管理機制，還需要建立以協調機制為核心的非正式管理機制加以保證。

協調是為實現共同目標，不同主體之間的合作和相互調整。Malone et al.(1990)從目標、活動、參與者和依賴的概念入手，認為可以用活動之間的依賴關系來描述業務流程。根據Malone Crowston(1987)的協調理論，協調具有三個基本含義，一是協調的目的是實現所有活動的總目標。組成一個系統的各個活動分別具有各自的目標，這些子目標之間存在相互影響的關系，協調的目的就是使各子目標相互適應，從而保證系統總目標順利實現。其二，協調過程是一個在資源約束條件下，通過交換信息、協商、解決沖突以形成協調的、無沖突的決策的過程。其三，協調的手段是調整各活動間的關系，包括不變關系的維持、可變關系的修改以及輔助關系的取舍(陳劍、馮蔚東，2002)。

協調的實現有賴于協調機制的建立。協調機制是為了保證不同實體的行動協調一致，必須要對實體之間的相互依賴性進行管理而建立的一系列規則和規范。傳統上對于協調機制的研究是基于Thompson所劃分的三種相互依賴類型。Thompson(1967)從研究組織內各職能部門之間的合作關系出發，提出了各部門之間存在著共享聚集型(Pooled)、順序執行型(Sequential)和交互型(Reciprocal)三類相互依賴關系，每一種依賴關系都有相應的協調機制。例如，Thompson提出與這三種相互依賴性相聯系的協調機制分別是使用規則、計劃和小組。跨組織協調機制則指的是對跨組織依賴關系進行管理時所采取的，為了同步成員組織的行動而建立的一系列規則和規范。其包含的內容有:確定目標與任務;匹配任務與資源;形成規范與約束;定義跨組織流程，并進行任務的劃分;執行流程并進行控制;業績的測定與分配。

為了實現跨組織流程協調模式，建立基于活動、角色和信息處理的跨組織流程協調機制十分必要。其中，以活動為中心的協調機制認為，跨組織合作關系是由一系列基本的活動及其依賴關系組成的活動鏈，活動鏈的每一個活動分別由各成員組織執行。協調機制的目的首先是定義活動之間的邏輯順序，因為邏輯順序蘊涵了活動之間的依賴關系。以活動為中心的跨組織流程協調機制的主要內容有:根據合作的總體目標構造跨組織業務流程，并進行任務分解;為每個活動的執行分配必須的資源;確定活動之間的邏輯順序;制訂活動之間遵循的規范與約束條件;對各成員組織負責執行的活動進行監控。

以角色為中心的協調機制則從經濟人的社會屬性角度，把跨組織關系視為一個有機的社會系統，由成員組織之間的相互關系構成。角色是具有某種技能集合的流程參與者的抽象，它反映了各個產權獨立的組織承擔的責任。盡管業務流程的實施過程體現為活動之間的相互依賴性和執行順序，但其實質反映的卻是活動主體之間的相互依賴關系，依賴的根源是一個成員組織對另一個成員組織的活動結果進行控制或者是資源的交換(Boynton，1993)。以角色為中心的跨組織流程協調機制包含以下內容:建立協商渠道，制訂基于所有成員組織共識的合作目標;制訂激勵機制和懲罰制度，鼓勵成員組織采取合作行為，控制潛在的機會主義傾向;建立記錄流程執行的過程日志和業績評價系統，為動態管理和控制跨組織流程提供依據。

以信息處理為中心的協調機制認為流程是一個信息處理和交流的系統，是信息處理和通訊工具支持下執行相關活動的參與者集合組成。換言之，流程是由若干信息傳遞和信息加工的單元組成，在形式上表現為一種信息流。為此，Reimers(2000)提出跨組織流程可以歸結為信息處理和信息傳遞關系，而跨組織協調機制則是管理成員組織間的信息處理活動。以信息處理為中心的跨組織流程協調機制的目標是建立能夠提取內容的信息格式標準和通信協議;制訂評價信息共享程度的指標體系;制訂信息共享必須遵循的語法規則和控制信息傳遞的約束條件;建立信息反饋機制，通過反饋信息不斷改進成員組織的行動。

三、 信息交互操作

與傳統流程的集中協調模式不同，跨組織關系中存在多個擁有各種異構信息資源的獨立組織，各成員組織是通過相互之間不斷地交換和傳遞各種流程信息而實現流程集成的。換言之，在各成員組織子流程之間不僅要求定義公共的流程標準、統一的接口和有效的通信協議，而且由于跨組織流程鏈接和集成了來自不同組織的應用，所以還需要有很強的基于信息交互的互操作性。因此，為了實現產權獨立組織之間業務流程的有效集成，必須建立一個公共的信息交互操作平臺促進子流程之間的信息交換、管理信息交換質量并提高信息交互操作的效率，可以說，信息交互操作性程度是衡量跨組織流程集成是否成功的重要因素。

傳統的組織流程或工作流的研究主要集中在信息交換的效率方面，而不是考慮支持跨組織業務流程的交互操作性。實際上，電子商務不僅僅是為了促進單個組織的交易效率，還包括管理交易之間的因果關系。在傳統的業務流程管理系統模型中通常假設存在一個中央控制的應用服務中心，但是跨組織流程則是依靠成員組織間頻繁交換流程信息實現管理的。盡管國際標準組織工作流管理聯盟正在制定促使工作流交互操作的相關標準，但是這些標準主要關注的是技術問題，而非協調結構的內容。

根據Larsen Klischewski(2004)的研究結果，跨組織流程在建立基于信息交互操作的運作機制時，必須首先解決以下問題:(1)各成員組織局部流程執行的自治性問題;(2)各成員組織的流程實現和IT支持結構存在差異性;(3)流程控制策略的變動性問題;(4)成員組織保護自身流程機密性是實現全局工作流視圖的主要障礙;(5)各種軟件/硬件的異構性導致交互操作能力程度減弱;(6)缺乏跨組織訪問流程資源的方法。

四、 信息共享與信息隱藏

從虛擬組織角度來看，跨組織流程是既分布又關聯，既獨立又協同的新型組織結構(黃必清，2004)。其中，分布又關聯指的是，在跨組織流程中，組成其業務流程的各項活動分布在不同的成員組織中，活動所操作的資源也是分屬于不同成員組織的私有資源。同時，在分布于各個成員組織的某些活動之間存在著邏輯和時間上的相互關聯，即各個成員組織的子業務流程之間是相互關聯的。獨立又協同指的是跨組織流程的各個成員組織都是獨立自治的經濟實體，它們有自身的活動執行方式和流程，維護自身經營過程的保密性，即各個成員組織對自身的局部子流程具有完全的控制。同時，為了共同執行跨組織流程，實現跨組織關系的總體目標，各個成員組織還必須進行正確及時的相互協同，實現不同子業務流程之間的活動協調和資源共享。

由此可見，雖然跨組織流程的運作必須通過成員組織子流程的集成而實現，需要多個相對獨立又彼此協同的成員充分共享流程信息。然而在運作過程中，由于各成員組織的子流程不僅隱藏在防火墻后面，而且各個組織是高度自治和具有自利傾向的，出于信息保密的需要，他們并不愿意共享所有的流程數據。因此，相對組織內部的流程管理，跨組織流程存在流程信息共享和流程信息隱藏的矛盾(Liu Shen，2004):

1. 流程信息共享:為了實現跨組織關系在流程級的有效合作，要求成員組織之間必須頻繁地交換流程信息、公開和發布必要的流程進展狀態，使其它合作伙伴能夠做出預期的響應。

2. 流程信息隱藏:盡管詹姆斯·錢匹(2002)提出“極度開放原則”，呼吁向合作伙伴開放一切業務流程信息。但是在實際運作中，為了保留自治性和競爭力，參與合作的組織常常把諸如內部流程結構之類的信息視為其商業機密，存在一定程度的隱藏信息的意愿。

參考文獻:

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9.陳劍，馮蔚東.虛擬企業構建與管理.北京:清華大學出版社，2002.

10. 黃必清.虛擬企業系統的理論與技術.北京:機械工業出版社，2004.

作者簡介:羅先智，廈門大學經濟學院博士生;張耕，博士，廈門大學經濟學院助理教授。

收稿日期:2009-12-22。