淺析醫院固定資產帳實不符的原因及對策

馬麗陽

(天津市天津醫院 天津 300210)

1 固定資產賬實不符的原因

1.1 管理意識淡薄,內控制度不健全

陳舊的管理體制造成部分醫院“重資金、輕資產;重購置、輕管理”的現象較為嚴重,資產管理制度不健全,審批程序混亂,科室臃腫、職能重疊、權限不明的情況普遍存在。包括設備科、器械科、供應科、總務科在內的許多科室沒有嚴格的權限界定,多頭管理,各自為營,部門之間缺乏溝通,一旦出現問題責任不清,相互推諉,無從追償。且醫院固定資產從申購、領用、調撥到報廢、處置,沒有嚴格的審批約束機制,缺乏對固定資產實物形態的有效監管。

1.2 申購、核銷程序復雜,時間跨度大

固定資產管理工作量大,紛繁復雜。如大型醫療設備購置都需要分期付款,即在購銷合同簽署后、貨物到達目的地后、機器試運行后……這勢必造成使用科室上賬時間和發票到達時間不一致,加上有些設備體積龐大、分量過重,往往直接送到使用科室,會計人員見不到實物,若信息不暢又沒有發票,不能嚴格進行固定資產卡片、賬簿的維護工作,勢必造成錯記、漏記,導致帳實不符。

其次,固定資產報廢過程也容易造成賬實不符,如儀器設備往往因為出現故障報到設備科維修,設備科聯系售后或自行檢修,但由于設備過于陳舊,配件已經停產或設備已達規定使用年限,可直接做報廢處理,這就造成了科室申請銷賬時間、市衛生局審核報廢設備時間、實物資產處理時間,均不在同一時點,且時間跨度很大,這就造成了設備退回設備科時已經銷賬,或局里批復報廢申請后仍未銷賬的情況,科室眾多,日積月累,賬實難以相符。

1.3 科室遷移、改造裝修對賬實的影響

現代醫療水平不斷提高,不僅要求臨床經驗和護理水平,更在于醫院硬件質量是否過關,為了給患者創造更好地就醫環境,近年來醫院環境改造工程不斷開展,若不能及時進行清點工作,改造后,很多實物資產不見蹤影,有的在改造過程中損壞棄置,有的被外來人員順手牽羊,有的被醫院工作人員據為己有,改造過后,資產往往嚴重賬實不符,原因不明,無從追查,造成國有資產大量丟失。沒有實物,無法鑒定,資產核銷審批手續難以通過,資產賬面懸置。

1.4 科室合并、分立對賬實的影響

由于某些原因,部分科室需要合并、分立,重新建立分戶賬。若合并,原來兩個科室職能、業務可能有所重疊,勢必造成很多實物資產重復,科室往往會保留好的設備,棄置差的資產,這就造成很多資產有待退庫或報廢,若處理不及時,很可能造成本科室人員隨意變賣資產,或公物私藏。事后再辦理退庫或核銷,實物資產不翼而飛,審批手續難以進行,不能及時銷賬,導致賬實不符。

1.5 沒有嚴格的交接手續

資產管理部門有會計、維修人員,資產使用部門也有專人保管資產,由于輪崗需要,這些人員往往幾年甚至數月就更換一次,這就造成資產責任人對資產的認識和管理概念難以建立,加上病房往往追逐效益,儀器設備等資產透支使用,保養意識淡薄,若沒有嚴格的交接手續,一旦出現資產損壞、遺失等問題就相互推諉,責任不清,無法追償。

1.6 現有管理方法落后

醫院固定資產種類繁多,存儲量大。頻繁的購置、分配、調撥是一項非常繁雜的任務。傳統手工操作對各種數據進行記錄、核對、匯總、分析容易出現數據計算差錯和信息提供延誤,盤點前清后亂,家底不清的現象屢見不鮮,已不能滿足現代固定資產管理的需要,現代信息網絡管理系統的應用迫在眉睫。

2 完善固定資產管理的對策

2.1 增強國有資產管理的嚴肅性和權威性

管理者應充分認識國有資產管理的重要性,明確劃分各科室職能:醫療器械、儀器設備、辦公家居、改造工程等應歸屬不同的部門進行監管,其他科室不得代為管理。各科室應分類建立固定資產數量金額式明細帳,詳細記錄固定資產的購進、領用、報廢、毀損、維修、轉移等情況,具體使用部門也應有專人負責領用、保管固定資產。同時,醫院要完善崗位責任制,明確管理人員和使用人員的職責權限,資產的安全、完整與保管人的績效掛鉤,實行獎懲制度。造成國有資產浪費、損失的直接責任人應予以經濟或行政處罰,構成犯罪的,由司法機關依法追究其刑事責任。特別是大型、貴重、精密的儀器設備,應實行重點管理,加強防范措施,防止國有資產流失。

2.2 嚴格申購、核銷程序

臨床醫技科室因開展新技術、擴大新項目購買萬元以上的設備,應經過相關專家的可行性論證和經濟效益分析,沒經過深入研討購置的設備,一旦棄用閑置,又不到報廢程度,很容易被變賣、丟失,導致帳實不符,因此應加強固定資產的申購審批制度,確保新購置資產的物盡其用。同時,應建立醫院國有資產處置環節的控制制度。目前有些醫院的國有資產處置無序,隨意性強。如履行報廢手續后實物資產不上報院里,形成科室賬外資產,科室再私自出售作為自己的“小金庫”,使國有資產殘值回收工作形同虛設。因此,醫院對固定資產報廢應進行專項管理,由使用部門提出申請、技術部門審核鑒定、殘值評估,主管院長簽署處理意見,按審批權限逐層審批,不得越權,未經批準的資產不得處置,不得銷賬。且在資產管理部門的監督協調下這一過程應盡快完成,不宜拖沓,一旦批準,管理部門應在履行手續后及時沖銷相關科目。

2.3 建立財產定期清查制度

固定資產應定期盤點,堅持賬物結合的方式,以賬對物,以物對賬。無論資產在用、庫存或報修均應按規定登記入冊;賬上資產無論處于什么狀態也都應存在實物。若在盤點中發現盤盈、盤虧現象必須查明原因,落實責任,按照醫院制度嚴肅處理。確定資產下落后,經領導批準應及時、如實調賬,確保賬實相符。通過定期資產清查,確保全院所有資產清晰可查,賬目與實物一致,杜絕賬外固定資產的存在和損失掛賬現象的發生。同時,醫院應組織財務人員進行業務培訓,增強業務知識、管理能力、加強責任心教育,提高財務人員素質。

2.4 建立國有資產移交審計制度

為了維護固定資產的安全完整,防止因人去而化公為私,必須建立固定資產移交制度。固定資產保管人員因人事調動或退休離崗,離開前必須清點資產,辦理交接手續。由職能部門負責人和科室負責人監督,接管人和移交人清點所管理的所有資產,填制移交清單并簽章。若是資產管理部門的領導離任,則將其任職期間的資產使用和管理情況進行離職審計,辦理資產離職移交,堅決杜絕換一批人換一批物的現象,防止新領導隨意處置、變賣舊的固定資產,重新操辦、添置新資產,建立行之有效的管理制度,避免固定資產侵占流失。

2.5 應用現代網絡技術手段

為了固定資產管理更加規范化、科學化、專業化,醫院應使用計算機網絡系統,引入現代化管理手段來管理國有資產。計算機系統能提高管理效率和管理質量,使醫院管理者對全院的資產分布、使用、閑置、處置情況一目了然,為醫院管理健康持續發展、決策規劃起著積極向上的作用。

總之,固定資產的有效監管管理是醫院降低成本,提高效益的有效方法,醫院應創新理論、嚴格制度,把政策和程序貫穿于醫院經營管理的各個方面,不斷完善賬實核對工作,加強資產監管,防止資產流失,最大限度為社會提供優質的醫療服務,促進醫院的發展。