淺析如何加強醫院收費票據的管理

鄧小妹

(福建醫科大學附屬第一醫院 福建福州 350005)

1 存在的問題

1.1 不相容崗位未分離

據不完統計,有些醫院未設票據管理員和審核員,票據管理員負責票據的領購、保管、發放、監督回收整個過程,未體現不相容崗位相分離原則;有些未制定崗位職責,造成票據管理職責不明,內控管理工作不嚴,存在醫院票據安全的隱患。

1.2 票據管理制度不健全

表現在醫院未制定票據管理辦法,沒有做到由財務部門統一管理,有些票據管理員將購入和收回票據隨意存放,發生霉變,存根聯遺失;有些收費員責任心不強,離開崗位時,未及時收存票據,已使用票據未及時上交,未經相關科室負責人同意,隨意作廢、沖銷票據等不規范現象時有發生。

1.3 監督力量薄弱

表現在有些單位對票據收發頻繁、工作量大、管理難度大,監督檢查需耗費大量資源時,往往不重視審核或采取抽查審核,沒有相應監督方法。

1.4 未把好“源頭”控制關和內部牽制

票據管理員未持有相關準購證和介紹信,單獨向財稅部門領購,票據種類和數量,在票據購(印)、核銷過程中記錄不全,無相互牽制,相互制約。

2 建議

2.1 加強崗位權限設置、明確職責

權限的設置應體現不相容崗位相分離原則,每個人不能單獨操作,票據的領購、保管、發放、使用、審核、收回的全過程。每個事項必須由兩個或兩個以上人員相互制約。為保證業務的需要,票據管理員應根據票據使用情況及時購入票據并做好購入登記和妥善保管;同時根據電腦記錄各收費員票據庫存量、使用量合理確定領用量,并登記領用時間、票據起止號、數量、領用人簽名等;收費員應根據自身業務量的需求領用票據,認真保管并按領用時間和編號使用票據,杜絕跳號使用票據,已用完的票據存根應按編號及時上繳;票據審核員應對醫院相關收款票據逐張審核并簽名以示負責并做好審核登記報表,審核結果要及時反饋、發現問題應及時匯報。

2.2 健全票據管理制度、明確考核管理

醫院應根據《票據法》有關規定,結合醫院具體業務,制定一套票據管理制度,做到有制度可依,有制度必依,違反制度必究。

(1)醫院各類票據由財務科統一管理,明確各類票據使用范圍,只能由經授權的人員領用。

(2)收費票據的購買、印刷、保管、領用、核銷、遺失處理及歸檔必須符合收費票據和會計檔案管理的規定。

(3)票據管理員根據票據購買先后順序,按先進先出正確發放各種票據,同時做好電腦系統收費票據的起止號錄入;各操作員根據自身業務量做好票據由本人領用簽名、按規定使用、鎖箱保存、及時上繳。打印票據時應注意與電腦核對當前票據號,以防使用錯號。

(4)對作廢和沖銷票據未收回,隨意作廢和沖銷或作廢、沖銷票據與電腦記錄不符,票據遺失,存根遺失等情況應登報聲明,并與獎懲制度掛鉤,作為年終總結的一項考核指標。

(5)外單位或個人復印已使用票據存根,應出具相關證明,票據審核員方可辦理復印并做好登記工作。

2.3 加強票據審核力度、有效實行監督辦法

為確保醫院收取的各種款項及時入賬,醫院各項收入的完整性,醫院應安排專人負責票據審核,票據審核員負責對操作員使用收款票據的各種狀態進行核對。

(1)每月初對出納的往來和行政事業性票據的存根,逐張與記賬憑證或財務軟件的記賬憑證記載的數據進行核對;作廢票據一式三聯是否齊全和加蓋作廢章。

(2)對門診、住院收費票據審核時,借助醫院信息系統,根據票據存根聯逐張進行核對,審核中發現有跳號、作廢、沖銷時應查明原因,作廢、沖銷必須附有相關科主任和護士長說明原因并簽名,作廢票據的各聯、沖銷票據的原件是否保存齊全,手續是否完備,是否及時附到整本票據存根聯中。

(3)票據審核員根據審核已收回的票據存根聯,每月定期與收費員結賬日報表總金額進行核對,核對每日報表的收款票據號是否銜接、系統有無漏統計、有無單機使用現象;并與財務科核對日結賬報表已上繳金額和月末未結金額。

(4)對門診信息系統故障啟動應急方案時,應加強手工票據監督,票據的書寫應清晰、工整、規范,編制手工收入日報表,做到表款相符,確保收款票據所收取的金額完整上繳醫院賬戶。

票據審核員對已審核的票據應對電腦上進行審核銷號和登記;對票據管理員購、領、存登記表與審核登記報表進行核對,并與庫存票據進檢查,以確保賬實相符[1]。

2.4 做好源頭控制和內部牽制

收費票據的購置環節是源頭,從源頭第一關實行票據控制,應由票據管理員同除審核員以外的財務人員前往購買,并做好票據購買記錄;不相容職務的分離是內部牽制,從橫向角度看,票據管理員購置、庫存保管、發放登記,收費員票據使用質量,均受票據審核員監督檢察;從縱向角度看,操作員票據使用狀態(已使用、未使用、正使用)須受票據管理員的牽制,根據操作員的業務量做好票據發放手續。在不相容職務上,監督、牽制以確保票據記錄、使用情況正確無誤的一種內部控制制度。

加強醫院收費票據管理,可以防止醫院經營收入不正當流失,有利于票據管理工作規范化、制度化,進一步提高票據管理水平和保證資金安全都起到了促進作用。

[1]李精鐘.醫院票據管理存在的問題及建議[J].衛生經濟經究,2007(11):53.