醫(yī)療設(shè)備的合同管理

楊曉明

昆明醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 設(shè)備科，云南 昆明 650101

在進(jìn)行設(shè)備采購并最終確定標(biāo)的物的同時(shí)，均應(yīng)該簽訂合同。目前在醫(yī)院內(nèi)，雖然合同被簽訂，但在簽訂合同之后，合同執(zhí)行中，人們對所簽訂的合同并沒有進(jìn)行很好的管理和執(zhí)行。本文通過介紹一些合同管理的知識并結(jié)合實(shí)際工作中存在的問題，希望能帶給讀者一些啟發(fā)。

1 合同定義

招標(biāo)采購的目的是業(yè)主與投標(biāo)商締結(jié)合約，最終達(dá)到業(yè)主通過招標(biāo)的目的。合約又稱為合同，是業(yè)主與相應(yīng)貨物或服務(wù)供應(yīng)商之間簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，用于明確相互的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。合同條款應(yīng)該明確、齊全，便于雙方全面嚴(yán)格的履行合同。經(jīng)濟(jì)合同一般應(yīng)該具備下列主要條款：

⑴ 標(biāo)的。標(biāo)的是合同當(dāng)事人雙方權(quán)利和義務(wù)所共同指向的對象。是合同成立的必要條件，是一切合同的必備條款。標(biāo)的一般分為四類：有形財(cái)產(chǎn)、無形財(cái)產(chǎn)、勞務(wù)和工作成果。沒有標(biāo)的，權(quán)利和義務(wù)就無從指向，經(jīng)濟(jì)合同也就無法存在。

⑵ 數(shù)量和質(zhì)量。這是對標(biāo)的的具體要求。

⑶ 價(jià)款或酬金。這是當(dāng)事人一方向交付標(biāo)的的另一方支付的對等代價(jià)。

⑷ 履行合同的期限、地點(diǎn)和方式。這是指合同有效期內(nèi)，當(dāng)事人承擔(dān)義務(wù)的地點(diǎn)和以什么方式履行合同。

⑸ 違約責(zé)任。這是指一方因過錯(cuò)不能履行或不能完全履行合同，而侵犯另一方的權(quán)利時(shí)要承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

⑹ 爭議解決。即如何解決雙方當(dāng)事人無法達(dá)成一致的爭議事項(xiàng)。由于法律會對爭議解決有相關(guān)規(guī)定，有些合同也許沒有爭議解決條款；但是比較大的合同，當(dāng)事人最好事先約定爭議的解決辦法。

2 合同管理

合同管理不僅是要促使合同雙方認(rèn)真履行各自的合同義務(wù)，而且是要充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為，在它們之間建立起一種相互支持、相互促進(jìn)的伙伴型關(guān)系，以便通過嚴(yán)格的過程控制使合同實(shí)施結(jié)果達(dá)到所規(guī)定的時(shí)間、成本、質(zhì)量和范圍的要求，達(dá)到整體最優(yōu)，保證項(xiàng)目按計(jì)劃高效、優(yōu)質(zhì)、經(jīng)濟(jì)地順利完成。

合同管理時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循以下三個(gè)管理的原則：

⑴ 誠信原則 即誠實(shí)信用原則，是指當(dāng)事人在簽訂和執(zhí)行合同時(shí)，應(yīng)該講究誠實(shí)、恪守信用，以善意的方式履行合同規(guī)定的義務(wù)，不得規(guī)避法律和合同。這里包含著相互關(guān)聯(lián)的兩層意思：一是量力而行作出現(xiàn)實(shí)、可行的承諾；二是嚴(yán)格履行自己的承諾。

在一般情況下，應(yīng)該假設(shè)合同當(dāng)事人在簽訂合同之前都認(rèn)真閱讀和理解了合同文件，都明白該合同的確是自己真實(shí)意思的表示。一般應(yīng)該認(rèn)為雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)都具有善意，應(yīng)該認(rèn)為合同中的所有規(guī)定都是有意寫進(jìn)去的，不允許以疏忽為借口進(jìn)行辯解。

⑵ 公平原則 法律是維護(hù)公平的，維護(hù)在一定的社會歷史條件下，各公民、團(tuán)體之間的公平。根據(jù)公平原則，顯失公平的合同條款是無效的，對合同進(jìn)行解釋時(shí)，應(yīng)該兼顧雙方當(dāng)事人的權(quán)益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同約定的解釋順序和有關(guān)整體解釋慣例進(jìn)行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（業(yè)主）的原則進(jìn)行解釋。在這種情況下，可以理解為業(yè)主故意使用了這種有歧義的詞句，因此他應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

⑶ 效率原則 經(jīng)濟(jì)合同其管理與實(shí)施當(dāng)然受經(jīng)濟(jì)學(xué)原理的約束。經(jīng)濟(jì)學(xué)講究的是效率，及如何以盡量少的資源來達(dá)到既定的目標(biāo)，或以既定的資源實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最優(yōu)化。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理需要維護(hù)的是整個(gè)項(xiàng)目的效率，即實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度、范圍等目標(biāo)的綜合最優(yōu)。根據(jù)效率原則，有時(shí)需要比較靈活地執(zhí)行某些合同規(guī)定。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，必須追求項(xiàng)目整體的效率，而不要片面的追求某一方面的效率。由于項(xiàng)目各分目標(biāo)的相互矛盾，某一個(gè)分目標(biāo)的優(yōu)化可能必須以另一個(gè)或幾個(gè)分目標(biāo)的損害為代價(jià)。

3 關(guān)于合同解釋

合同文件的解釋是指對合同具體條款的規(guī)定進(jìn)行的理解。如果合同中的各項(xiàng)規(guī)定都具體明確，當(dāng)事人對它的理解都完全一致，就不會出現(xiàn)合同解釋方面的問題。事實(shí)上，合同中總難完全避免某些含糊用語，當(dāng)事人對合同規(guī)定的理解也不可能總是完全一致的。當(dāng)雙方之間出現(xiàn)分歧時(shí)，就產(chǎn)生了合同解釋方面的問題。對合同文件如何進(jìn)行解釋，這是直接決定如何確定雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、如何解決索賠、如何解決爭議等問題的一個(gè)重要前提。

4 合同管理的體會和總結(jié)

加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備合同的管理，是搞好醫(yī)療設(shè)備管理，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)療工作中綜合效益的重要一環(huán)。我院在設(shè)備合同的管理過程中，著重做好設(shè)備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證，為設(shè)備的引進(jìn)和購置決策提供科學(xué)依據(jù)。合同在產(chǎn)生和完善過程中，做到科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，發(fā)現(xiàn)誤差及時(shí)糾正。同時(shí)，合同管理人員積極做好溝通協(xié)調(diào)工作，確保環(huán)環(huán)緊扣，流程暢通，執(zhí)行及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷。并且在設(shè)備合同的管理過程中，重視了以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

4.1 設(shè)備購置的可行性論證

⑴ 需求論證 即設(shè)備購置的必要性。臨床科室根據(jù)各自的功能特點(diǎn)，從滿足患者就醫(yī)的需要、醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的需要、教學(xué)和科研的需要及與醫(yī)院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼，于每年7月底之前以書面形式提出次年設(shè)備購置計(jì)劃，為避免追求大而全或相互攀比，設(shè)備管理部門綜合全院各科室設(shè)備分布及使用情況進(jìn)行初步篩選，對待購設(shè)備匯總后，提交醫(yī)療設(shè)備管理委員會討論，最終經(jīng)院辦公會審核批準(zhǔn)方可進(jìn)入下一程序。

⑵ 效益論證 引進(jìn)設(shè)備前，醫(yī)院根據(jù)年度發(fā)展計(jì)劃及財(cái)務(wù)預(yù)算，結(jié)合財(cái)政補(bǔ)助及教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)的使用情況，對現(xiàn)有同類設(shè)備尤其是大型設(shè)備進(jìn)行成本效益分析，以利于準(zhǔn)確掌握設(shè)備的運(yùn)行情況及需求度，避免醫(yī)療設(shè)備重復(fù)購置、設(shè)備閑置或使用率低等，造成資源浪費(fèi)，為設(shè)備的引進(jìn)和購置決策提供科學(xué)依據(jù)。

⑶ 市場論證 在進(jìn)行需求論證的同時(shí)，設(shè)備管理部門通過調(diào)研了解國內(nèi)外市場行情，收集相關(guān)信息資料，引導(dǎo)科室開展業(yè)務(wù)。對確定購買的設(shè)備，設(shè)備管理部門必須提供同類產(chǎn)品的《購置參考信息》，如：使用科室、已知商家及歷史價(jià)格等，同時(shí)要求參加投標(biāo)的商家提供全套資質(zhì)證件及待購設(shè)備的主要用戶名單、業(yè)績，了解其市場份額占有率。經(jīng)嚴(yán)格審核后，再在院長或分管院長領(lǐng)導(dǎo)下，組織相關(guān)科室主任、護(hù)士長和醫(yī)學(xué)專家、工程技術(shù)人員以及財(cái)務(wù)審計(jì)人員共同進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)選型或商務(wù)談判，通過貨比三家，選擇性價(jià)比較高的商家，確保引進(jìn)設(shè)備的功能先進(jìn)、質(zhì)量上乘、價(jià)格合理。

4.2 設(shè)備購置合同的形成

⑴ 合同簽定 醫(yī)療設(shè)備確定購置后，醫(yī)院和供應(yīng)商簽定經(jīng)濟(jì)合同。合同上詳細(xì)注明購置設(shè)備的產(chǎn)地、品名、規(guī)格型號、配置清單、付款方式、安裝調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)、質(zhì)量保證及維修保養(yǎng)等條款。

⑵ 合同建檔 設(shè)備購置合同一式肆份，財(cái)務(wù)處、設(shè)備處、供應(yīng)商及設(shè)備管理人員各執(zhí)壹份。同時(shí)設(shè)備處對設(shè)備購置的申購報(bào)告、論證材料、訂購合同、驗(yàn)收清單、設(shè)備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關(guān)技術(shù)資料)一律登記、編號、存檔。

⑶ 合同交接 設(shè)備管理部門將經(jīng)使用科室認(rèn)可，供應(yīng)商和項(xiàng)目工程師、設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)逐級簽署的合同定點(diǎn)存放，每周由專人送交財(cái)務(wù)處登記、編號、蓋合同章后進(jìn)行分發(fā)。在合同交接過程中，我們注重細(xì)節(jié)，對合同交接的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行書面登記，杜絕了在交接過程中的遺失和誤差現(xiàn)象。

⑷ 合同錄入 建立設(shè)備合同管理信息庫，及時(shí)錄入新的合同信息，以便于及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確、科學(xué)地查找和執(zhí)行合同條款。在固定資產(chǎn)分類編碼尚不完善的情況下，將現(xiàn)有合同分為醫(yī)療設(shè)備、辦公設(shè)備、低值易耗品和贈送設(shè)備等七大類，以便于根據(jù)各自特點(diǎn)分別進(jìn)行管理。

4.3 設(shè)備購置合同的執(zhí)行

⑴ 設(shè)備驗(yàn)收 設(shè)備送達(dá)指定地點(diǎn)，由設(shè)備管理員和項(xiàng)目工程師共同進(jìn)行到貨、安裝與技術(shù)驗(yàn)收，列入《檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)商品目錄》內(nèi)的進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備需進(jìn)行商檢，調(diào)試正常運(yùn)行后，憑驗(yàn)收清單、使用科室領(lǐng)用單和購買發(fā)票，錄入固定資產(chǎn)管理庫。

⑵ 設(shè)備付款 通常情況下，合同付款分二至三次進(jìn)行，驗(yàn)收入庫后首付款，正常運(yùn)行三個(gè)月續(xù)付款，一年內(nèi)付清尾款。原則上每月清款一次，第一次付款以設(shè)備入庫憑證為準(zhǔn)，因此要求商家貨到發(fā)票到；第二次、第三次付款以《設(shè)備運(yùn)行情況一覽表》為憑，每月中旬，由合同管理人員將當(dāng)月符合付款條件的合同，集中打印成《設(shè)備運(yùn)行情況一覽表》，請項(xiàng)目工程師對科室內(nèi)的設(shè)備運(yùn)行情況進(jìn)行核查，簽字確認(rèn)。每月底，合同管理人員正式請款一批，經(jīng)逐級審批后，報(bào)財(cái)務(wù)處登記付款。同時(shí)，建立臺賬存檔備查。

⑶ 合同核對 為確保設(shè)備合同在執(zhí)行過程中準(zhǔn)確無誤，我們建立健全了查對制度，每季度由設(shè)備處領(lǐng)導(dǎo)、固定資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)處等相關(guān)人員參與合同核對一次，要求賬物相符、內(nèi)外貿(mào)合同一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

4.4 設(shè)備合同管理的特點(diǎn)

⑴ 合同的嚴(yán)肅性 設(shè)備合同作為具有法律效力的文本，必須真實(shí)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。一旦發(fā)現(xiàn)誤差，必須及時(shí)糾正，以絕后患。

⑵ 合同管理人員協(xié)調(diào)的重要性 設(shè)備合同在產(chǎn)生和完善過程中，涉及到供需雙方，尤其是醫(yī)院臨床和管理科室的經(jīng)手人員較多，為避免合同滯留現(xiàn)象，合同管理人員應(yīng)積極做好溝通協(xié)調(diào)工作，確保環(huán)環(huán)緊扣，流程暢通，執(zhí)行及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷。

⑶ 工程技術(shù)人員參與的必要性 工程師在合同管理過程中起到了很大的作用。設(shè)備處對工程師實(shí)施了分工包干制度，工程技術(shù)人員合理搭配，分成兩人一組，變按專業(yè)分工為按區(qū)域分工，變被動維修為主動管理，工程技術(shù)人員在維修設(shè)備的同時(shí)，全程參與分管科室設(shè)備的市場調(diào)研、招標(biāo)、購置、驗(yàn)收、報(bào)廢等管理工作，提高了技術(shù)水平，服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

5 結(jié)束語

設(shè)備管理部門和資產(chǎn)管理部門要加強(qiáng)合同管理意識，提高對合同管理的重視程度，通過規(guī)范的流程和完善的制度依法管理，減少因個(gè)人主觀因素帶來的影響，逐漸將合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

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