淺談檔案的信息化管理

付占紅

（中化地質(zhì)礦山總局，北京 100101）

1 檔案信息化的概念

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收傳遞存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。[1]檔案信息化管理是一個(gè)具有重大戰(zhàn)略意義、體現(xiàn)檔案工作發(fā)展方向和趨勢(shì)的重要課題。

2 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理查閱應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件[2]。

3 檔案信息化建設(shè)的有利條件

1）在以往的檔案信息化建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中，我國(guó)各級(jí)各類檔案工作部門已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，基本明確了在現(xiàn)階段檔案信息化理論建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、原則、途徑和方法，以及信息系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的科學(xué)發(fā)展趨向。特別是隨著全國(guó)信息化“十一五規(guī)劃”的制定和整個(gè)國(guó)家信息化建設(shè)工作的大力推進(jìn)，促使我國(guó)各級(jí)各類檔案工作部門更加明確了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向和基本目標(biāo)，為建立科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)、完善的檔案信息化理論體系奠定了堅(jiān)實(shí)的客觀基礎(chǔ)。

2）我國(guó)各級(jí)各類檔案部門經(jīng)過(guò)多年的努力探索與大膽實(shí)踐，在檔案信息化建設(shè)，尤其是在檔案信息技術(shù)推廣和應(yīng)用方面，除了奠定豐富的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)之外，還積蓄了一批檔案信息化理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)兼?zhèn)涞臋n案信息化建設(shè)專門人才。整個(gè)檔案干部隊(duì)伍的信息素質(zhì)有了很大提高，初步具備了建立檔案信息化理論體系所必備的人才條件。

3）快速發(fā)展的信息技術(shù)和社會(huì)各方面對(duì)檔案信息不斷增長(zhǎng)的利用需求，使檔案信息化理論體系建設(shè)有了充足的發(fā)展空間，檔案信息化理論體系建設(shè)也越發(fā)顯得迫切。同時(shí)，信息技術(shù)的日漸普及與國(guó)家正在大力提倡的電子政務(wù)工作的推進(jìn)，也使檔案信息化理論體系建設(shè)工作具備了不斷深化發(fā)展的廣闊前景和現(xiàn)實(shí)意義。

4）隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的來(lái)臨，改變傳統(tǒng)的檔案管理與利用模式，轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)的觀念，提高檔案館開展社會(huì)公共服務(wù)的能力，已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的一種必然要求。為此，作為檔案事業(yè)主體的各級(jí)各類檔案館，需要努力加大檔案信息資源開發(fā)利用的力度，注重拓寬檔案信息服務(wù)渠道擴(kuò)大，檔案信息服務(wù)范圍構(gòu)建方式靈活、手段多樣、快捷簡(jiǎn)便、系統(tǒng)全面的檔案信息服務(wù)的全新模式，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。

5）信息技術(shù)本身是跨國(guó)界的，發(fā)達(dá)國(guó)家的信息化建設(shè)，尤其是檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以為我們提供充分的指導(dǎo)與參考。借鑒和吸取國(guó)外檔案信息化理論建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，有利于我們更加科學(xué)合理的開展檔案信息化工作的實(shí)踐[3]。

4 檔案信息化管理的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它的有效開展與人力、財(cái)力、技術(shù)、政策、觀念、文化等一系列組成要素和環(huán)境要素密切相關(guān)。建設(shè)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)，取決于各項(xiàng)要素的質(zhì)和量，以及對(duì)這些否實(shí)現(xiàn)必備要素的組織狀況。而后者在很多情況下是成功的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)的組織管理者應(yīng)該以這些要素為對(duì)象，研究其最優(yōu)化、最有效的組合方式，根據(jù)建設(shè)目標(biāo)和實(shí)際需要制定并采取一系列務(wù)實(shí)的組織管理措施。其管理措施主要有以下幾點(diǎn)：

1）制定政策，從宏觀上保障信息化建設(shè)的良好環(huán)境。建設(shè)的組織管理者必須從實(shí)際出發(fā)，對(duì)已有的政策法律加以研究，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行增補(bǔ)，及時(shí)調(diào)整，逐步完善檔案信息化建設(shè)的政策法規(guī)體系，確保信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

2）建立檔案信息化建設(shè)的工作機(jī)構(gòu)和宣傳工作。作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程檔案信息化建設(shè)需要通過(guò)一系列工作機(jī)構(gòu)來(lái)推進(jìn)實(shí)施，因此設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)設(shè)定其職能，協(xié)調(diào)其工作，是信息化建設(shè)組織管理的一項(xiàng)必要舉措；宣傳是優(yōu)化我國(guó)檔案信息化建設(shè)軟環(huán)境的重要手段，將工作和宣傳力度結(jié)合，更好的促進(jìn)信息化管理。

3）籌措資金，從微觀上保障信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，許多方面的建設(shè)都需要巨大的經(jīng)費(fèi)支持，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在相當(dāng)大的缺口，因此，信息化建設(shè)的組織管理者必須爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的高度重視把它作為工作中的一件大事，擺上重要位置，加大對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的投入，從人力、物力、財(cái)力上給予必要的支持。

4）系統(tǒng)組織并有效管理檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究工作。根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r和檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)際需要，定期提供指令性，并組織研究成果攻關(guān)項(xiàng)目和指導(dǎo)性研究課題的鑒定與推廣工作。

5）設(shè)計(jì)總體方案，制訂發(fā)展規(guī)劃，從總體上保障信息化建設(shè)的順利進(jìn)行?？傮w方案是檔案工作信息化建設(shè)發(fā)展的總綱，它具有總體性、全局性、長(zhǎng)期性，并在一定時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定?？傮w方案包括檔案信息化建設(shè)的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)思路、基本內(nèi)容、建設(shè)步驟檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能設(shè)定、全國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)的組網(wǎng)模式等內(nèi)容，這些內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的未來(lái)發(fā)展和最終成效[4]。

5 檔案信息化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1）檔案信息的分類管理。檔案信息是有級(jí)別的，不是任何信息任何人都可以查閱。因此，在檔案信息化管理過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)鑒定檔案級(jí)別，只把待定檔案信息提供給符合身份需要的使用者，無(wú)比防止檔案泄密事件的發(fā)生。

2）檔案信息的規(guī)范化管理。由于檔案信息種類繁多，為了保證檔案使用者方便、快捷、準(zhǔn)確地使用符合身份要求的檔案信息，檔案信息的規(guī)范化顯得特別突出。例如，聲音、圖像、視頻等資料是直接放在檔案數(shù)據(jù)中還是以O(shè)LE形勢(shì)存在？檔案使用者只能瀏覽這些信息還是允許下載使用這些信息？這就需要我們制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化體系，切實(shí)推動(dòng)檔案信息的規(guī)范化管理。

3）檔案信息的安全性管理。如今的計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客”無(wú)孔不入，網(wǎng)絡(luò)信息的安全性務(wù)必要擺上重要位置，凡是未經(jīng)批準(zhǔn)開放的檔案和檔案信息不得上網(wǎng)。要提高信息安全意識(shí)，除了采用常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)防火墻、路由器和使用者身份鑒別等技術(shù)措施外，對(duì)于重要檔案信息，還應(yīng)該考慮雙備份、自恢復(fù)技術(shù)和信息加密存儲(chǔ)等技術(shù)，即便是遭到計(jì)算機(jī)病毒和“黑客”攻擊，也不至于導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)的崩潰。即使信息泄密，由于無(wú)法信息解密，從而有效保證檔案信息的安全運(yùn)營(yíng)，防止檔案信息損失、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

4）檔案信息管理人員的管理。檔案管理人員素質(zhì)水平直接影響檔案信息化水平的提高。檔案信息人員的培養(yǎng)和教育管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神，有計(jì)劃地組織檔案信息人員的崗位培訓(xùn)和知識(shí)更新。針對(duì)檔案人員的現(xiàn)狀，要加大對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化即是的技能，培養(yǎng)一批檔案信息化方面的專業(yè)人才[5]。

6 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化是檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)，是適應(yīng)電子政務(wù)迅速發(fā)展對(duì)檔案工作提出的迫切要求，它已成為電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化一個(gè)必不可少的組成部分，是信息社會(huì)中檔案管理模式的集中體現(xiàn)。21世紀(jì)的檔案工作挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存,檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，目前，我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，在這一過(guò)程中還會(huì)遇見(jiàn)各種難題，對(duì)此我們檔案工作者要作好心理上和工作上的各種準(zhǔn)備，積極推進(jìn)這一工程的穩(wěn)步健康發(fā)展。加強(qiáng)統(tǒng)籌優(yōu)化組合,使科學(xué)的組織管理成為我們中國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的有力保障,期待檔案信息化建設(shè)發(fā)展的美好明天！

[1] 周曉英.檔案信息論[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2000.

[2] 謝玉心.談檔案信息化管理[J].廣東建材,2010,1.

[3] 高全忠.檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)世界,2004,4.

[4] 張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究[M].中國(guó)檔案出版社,2001.

[5] 李春玲.論檔案信息化管理[J].機(jī)電兵船檔案,2010,3.