企業物資采購的相關問題之我見

毛東明 上海大屯能源股份有限公司江蘇分公司物資貿易部

企業物資采購的相關問題之我見

毛東明 上海大屯能源股份有限公司江蘇分公司物資貿易部

在市場經濟的影響下，企業之間的競爭也越來越激烈，而物資采購是企業生產活動得以持續進行的關鍵環節之一，因此，如何加強和規范企業物資管理，將是企業經營者們共同探討的焦點問題。在競爭的壓力下，企業不得不調整供銷關系，實施與業務合作伙伴協同商務的供應鏈管理。本文將從企業物資采購成本控制、物資采購內部審計、物資供應管理等幾個方面做詳細的分析。

企業物資采購; 成本; 內部審計

一、影響企業物資采購成本的因素

（一）采購價格

采購價格是企業成本和費用的主要組成部分，也是采購成本高低的決定性因素；

（二）采購數量

采購數量是建立在批量生產和科學合理的物品核算定額和儲備定額基礎之上，此外，采購的數量也是影響采購成本的重要因素；

（三）物品的運送方式因素

物品運送的路程、費用及在最短的時間內能否將物品準確、安全地在空間轉移也是影響采購成本的重要因素；

（四）員工的素質

物資采購工作是決定企業產品開發，產品質量及采購成本的關鍵性因素，也是決定流通企業銷售狀況的根本因素，因此，要確保采購工作的順利開展，就需要一批具備一定的業務知識、科學知識以及豐富經驗的員工。

二、企業物資采購的管理模式

從物資采購的管理模式上看，供應公司是采購控制程序的歸口管理部門，主要負責組織對供應商、價格、質量、儲備等實行歸口管理；負責對于自行采購物資原產地在國外、且需動用外匯美元的，由國際事業公司采購操作，供應公司負責檢查本程序的實施情況。供應公司應該遵從內部牽制及不相容原則，計劃員負責收集需求計劃，進行綜合平衡，簽訂合同，辦理物資入庫手續，做好把關工作。

三、物資采購的內部審計

（一）物資采購審計原則

審計原則是指根據生產計劃制定全年的物資采購費用計劃，規定各類物資的費用上限，并實行費用總額限制。對于采購費用來說，要申報并制定出審批程序，逐級授權。

（二）物資采購審計目標

在物資采購的流程中，要保證在預付款之前，現金支付后獲得相應的物品或服務。在與服務供應商簽訂購買合同時，應明確物資和服務的供應時間以及不能按時供應的賠償條款，這樣可以保證應付賬款的真實性。此外，還要保證應付賬款與應收賬款的一致，以防止挪用企業資金的情況發生。

（三）物資采購審計監督

1、請購計劃制度

請購計劃制度要由生產部門根據生產計劃提出的，倉儲公司材料員在接到請購計劃后將生產所需的材料數量、規格與庫存數量及定額進行核對，如果確實超過，簽署同意購買的計劃數量，在主管復核簽字后報采購部門審批。

2、職務分離制度

整個采購過程應當進行職權或職務分離，其中包括物資需求計劃應當要由非采購部門提出，付款人員不得辦理物資的驗收工作；付款人員不得尋供應商或索價；付款人不得兼職付款審核；物資的采購、存儲和使用人員不得從事相關的賬務記錄工作等。

3、購入貨物質檢驗收制度

驗貨要由獨立于請購、采購以及財會部、質檢部門承擔，根據各類物資的質量標準進行質檢、填寫質檢單并由質檢員簽字；質檢后應由倉儲公司根據質檢的結果和采購計劃來檢查入庫手續，入庫單要由經辦人員和復核人員簽字。

4、訂貨控制制度

訂貨制度所要解決的主要問題是如何經濟合理的確定出采購價格、數量級質量等，因此，所購物資數量和時間要與生產計劃的要求相一致，審計部門負責檢查，質量標準由質檢部門確定。購貨單要注明所購物資的規格、單價、數量、總金額及付款條件等情況，按照采購的文件規定定期開展評比，及時的淘汰不合格的供應商。

四、加強企業物資采購內部審計的有效措施

（一）加強內部審計的職責和地位

企業擁有健全的內部控制體系，就可以保證企業的各項經濟活動的真實性、合法性及有效性，因此，要使企業建立一個有效健全的內部控制體系，促使內部審計部門真正的成為有效的監督、管理、咨詢部門，從而為企業內部審計創造出良好、和諧的發展環境，讓內部審計成為企業及經濟發展的內在需要。

（二）優化企業內部審計的工作環境

企業內部審計的工作環境可以分為外部環境和內部環境。外部環境是所有企業內部審計所面臨的特定的社會條件和物質條件，也是企業無法改變的環境因素。企業內部審計的內部環境，是相對于企業內部審計的外部環境來說，指的是企業內部審計所處的特定的時間和內部空間的總和，屬于微觀環境。

1、提高物資采購審計隊伍的素質

提高物資采購中的審計人員隊伍素質，是實現審計工作質量和效率的關鍵因素。在企業內部，審計人員所涉及的是企業管理中的各個領域，由于內部的管理模式，導致了管理人員與審計人員要實行同一政策，實現同一個目標，這就要求了企業內部審計要向多學科、高智能的方向發展。作為審計人員就要了解數學計算、管理等方面的知識，以應對實際需要。

2、設置獨立內部審計機構進行物資采購審計

企業的內部審計具有獨立性，能按規定的職權來辦事，不受其他方面的干涉，這就保證了設計工作的公正性和客觀性。物資采購的內部審計工作相對于其他的審計工作來說其側重點不同，審計工作實施的好壞要依靠著管理局的重視程度和所賦予的權力大小進行。此外，要保持物資采購內部審計的獨立性，還要求內部審計機構在單位的組織上有較高的地位，實現企業健全自我監控自我約束機制的目的。

五、降低物資采購成本的措施

（一）制定采購預算與采購計劃

預算是計劃活動的一個方面，是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。因此，在制定采購預算時，要在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本進行估計和預測，并對整個采購資金進行理性的規劃。在采購預算的約束下，提高采購資金的使用效率，優化采購管理中資源的調配，又能確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動。總之，有效地控制采購資金的流向，能達到對物資采購成本的合理控制。

（二）充分利用物資采購的環境市場

物資采購環境物資市場供求關系的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，外部環境包括宏觀環境和微觀環境。其中宏觀環境是指能對物資采購組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，這其中包括很多因素，如：國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、季節性變化等。而微觀環境是指采購的過程和程序，一個好的物資采購策略應當充分利用外部市場環境為采購部門帶來利益。

（三）企業物資采購的全成本控制

企業物資采購的全成本控制是指在整個物資采購過程中的成本降低，不僅指降低采購物資本身的成本，也要考慮相關方面的利益。在成本控制時，不是單一的針對采購物資的價格，而是還要獲得優質的服務及貨源的保證。

六、結束語

綜上所述，要做好企業的物資采購工作，不僅要建立起全過程成本控制的觀念，還要從物資采購內部審計、物資供應管理等多個方面入手，研究出企業物資采購如何降低成本，提高審計的內部環境，從而減少資金的支出。

[1]溫瑞敏,李哲,杜鵬.論企業應如何降低采購成本.河北企業.2001年09月

[2]張弘,薛凱.淺談我國的企業物資采購成本控制與管理.遼寧經濟.2006年05月

[3]張秀哲,劉濤.如何加強企業的物資管理.經營管理者.2000年01月

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.22.072