關于《歸檔文件整理規則》的細化與補充的若干建議

趙勇強

（黑龍江省人才中心 黑龍江 哈爾濱 150009）

《歸檔文件整理規則》以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，從機關檔案工作的實際出發，適應檔案管理合作化的需要，對傳統的歸檔文件整理方法“立卷”進行了改革，推行文件級整理，大幅度地簡化整理工作的手工操作。在我省通過近幾年的實踐，收到了很好的效果，但是也發現了《歸檔文件整理規則》不盡完善之處,《歸檔文件整理規則》還有一些需要細化和補充的內容。按照“簡化整理、深化檢索”的宗旨，對《歸檔文件整理規則》需要細化和補充的內容，談一下自己的想法。

1、盒號的編寫方法

《歸檔文件整理規則》規定：“盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制?！薄兑巹t》中并沒有提出盒號的編寫方法。通過這幾年的歸檔文件整理工作實踐，發現檔案盒號在機關檔案室保存和管理檔案過程中也是非常必要的。在檔案盒上填寫盒號可以方便檔案盒的調出歸還的順利到位，又可以很輕松的統計出檔案室室藏檔案盒的總數，并且對檔案倒庫提供便利。

盒號的編寫方法可以仿照以前立卷時案卷號的編寫方法，采用分保管期限多年大流水的編寫方法，即在每個保管期限下，所有的檔案盒統一編寫一個流水號，這樣就產生3個流水號，3個保管期限的最后一個檔案盒號相加，就是檔案室室藏檔案的盒數，為檔案室室藏檔案的統計工作提供了方便。

檔案盒號的填寫。由于檔案盒號在進館時可能要重新填寫，所以在檔案室時盒號應該使用鉛筆填寫，以便進館有變動時更改。

2、歸檔章的修訂

《歸檔文件整理規則》規定的歸檔章是6項：全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號、機構（問題）項。建議加上頁數項、盒號項?？梢栽谡{還歸檔文件時，為確認歸檔文件的頁數是否夠，就要查找歸檔文件目錄，來查這件歸檔文件的頁數。如果在歸檔章上設有頁數項，歸檔文件上可以查到這件歸檔文件的頁數，就可以免去查找歸檔文件目錄這一程序，使檔案工作人員調還檔更加快捷。歸檔章上加上盒號項，也是為了歸檔文件可以按歸檔文件上盒號項的標識，更快地歸在其所在的檔案盒中；另一方面也是要使檔號章的項目是雙數，以便歸檔章格式更美觀。

全宗號 年度室編件號 館編件號保管期限頁數機構（問題）盒號

《歸檔文件整理規則》規定的歸檔章是空白的6個空格，是要求檔案號要熟記這6個空格所代表的6個歸檔章項目，這點對于新檔案員和查檔利用者是個難點。因為歸檔章中的全宗號、年度、室編件號，以及建議要加上的頁數和盒號等項都是以數字形式出現的，容易產生混淆。建議歸檔章的樣式設計成現有格數的雙倍（如圖所示），即將歸檔章各項目名稱也在歸檔章上體現出來，后面的空格填寫歸檔章各項目的具體內容，這樣，即使是新檔案員及查檔利用者也能對歸檔章的內容就一目了然。

3、簡化分類層次

《歸檔文件整理規則》規定“歸檔文件可以采用年度—機構（問題）—保管期限或保管期限—年度—機構（問題）等方法進行分類”。由于分類方法也是檔案實體的排列順序，為了使檔案在實體上按保管期限先分開，以便可以針對不同期限的檔案采取不同的保管措施，并且分開期限保管也對到期檔案鑒定和檔案的移交進館帶來方便。所以分類方法應該采用保管期限—年度—機構（問題）這種方法。另外是否分到機構（問題）這第3個層次，也可以根據立檔單位的具體情況決定。如果立檔單位每年歸檔的文件不到100件，按3個期限分開，每個期限下只有30多個歸檔文件，完全沒有必要再按機構或問題分開，在現有的利用歸檔文件目錄查找歸檔文件，很容易在一個期限內從30多個歸檔文件中找出所有查詢的歸檔文件。所以建議每年歸檔100件以內或10盒檔案的立檔單位可以只分類到第二個層次，即每個歸檔年度下的檔案按照3個保管期限分開即可，不用再按機構或問題分開排列，。這樣可以最大程度地簡化整理工作。

4、簡化歸檔文件的排列方法

《歸檔文件整理規則》規定：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列”。為了進一步達到簡化整理的宗旨，可以在原則上規定：除特殊情況外，排列可以在分類最低一級類目內只按時間順序進行排列，這樣可以最直觀判定歸檔文件之間的排列順序。另外也要遵循歸檔文件在文書處理階段排列習慣，如廳字的文件和廳辦字的文件，在文書處理階段是按各自的文件字號順序分開排列的，在歸檔文件整理排列，同一期限下的廳字文件和廳辦字文件可以按原來的順序排列，先排廳字文件，再排廳辦字文件，來編排件號，可以最大限度地減少歸檔整理工作量，達到簡化整理的目的。

5、歸檔文件目錄的細化

為了查找迅捷，可以對歸檔文件目錄做進一步的深化檢索設計。一是在封面和目錄之前加上目次，歸檔文件目錄編寫頁號，將每一個機構項（或問題項）所在的歸檔目錄中的首頁頁號，在目次中標明，這樣在查找某一機構項（或問題項）時，可以通過目次，直接翻到該機構項的第一頁，達到查找迅捷的目的。二是在歸檔文件目錄表格的左上肩加上保管期限項，右上肩加上機構項（或問題項），這樣在查到所要找的歸檔文件時，所需要的3個檢索項，保管期限、機構（問題）、件號可以在一頁歸檔文件目錄上體現出來，可以更加方便地查詢到檔案實體。