探索重大活動照片檔案的科學管理

□嵇秋紅

隨著經濟社會的快速發展，各種政治、經濟、科技、文化、外事等重大活動日益增多。重大活動照片因其具有真實性、形象性和紀實性等特點而成為重大活動檔案的重要組成部分。太倉市圖片中心庫自2003年建立以來，擁有各類照片6萬多張，其中重大活動照片近4萬張，并探索建立起一個高速便捷的照片整理利用體系。本文結合太倉市圖片中心庫建設經驗，以社會廣泛應用的數碼照片為對象，對縣級市重大活動照片檔案的管理模式進行探討。

一、重大活動照片檔案的內容及特點

重大活動照片檔案，是指國家機構、社會組織及個人從事政治、經濟、科技、文化、教育、衛生、體育和外事等重大活動，形成的具有保存和利用價值的照片，主要應該包括以下幾方面：黨和國家領導人在本市的公務活動；省委、省人大、省政府、省政協領導在本市的公務活動；市委、市人大、市政府、市政協及市紀委召開的全市性重要會議，如黨代會、人代會、政協全會、市委全會和市紀委全會等；市委、市人大、市政府、市政協主要負責同志的重要公務活動；國內外知名人士在本市參加的具有重大影響的活動；本市重大建設工程的奠基儀式、竣工落成典禮；在本市舉辦的國際性、全國性重要會議及具有重大影響的經濟、科學、技術、文化、教育、衛生、體育等活動；本市重大突發事件；其它重大活動及事件。

因本文所探討的重大活動照片檔案以數碼照片為主要載體，因此首先它具有其他數碼照片所共有的易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失，以及必須依靠特定的設備和軟件才能讀取的特點。

其次從重大活動照片形成的主體和內容，以及各地在實際操作中的情況來看，它又具有一些獨有的特性。一是照片形成主體相對集中但管理不夠規范。重大活動照片涉及的主要內容是全市性的大型活動，涉及的人物以各級領導為主，因此其歸屬及責任者主要是政府或相關職能部門，特別是外事接待部門、報社、臨時重大活動組成機構等，照片的形成主體相對比較集中。但由于缺乏一套相對完整而規范的管理制度，使得重大活動照片檔案出現歸檔不及時、漏歸現象嚴重、整理不規范等問題。二是照片利用價值廣泛但檢索查閱、開發利用較難。重大活動照片通過形象、紀實的手段記錄下重大活動的過程，是一種特殊載體的檔案，具有依據憑證作用和文獻史料價值，是社會各界進行宣傳教育、回顧總結、編史修志的重要史料，更是領導決策、社會發展、經驗借鑒的重要參考。但一旦數碼照片缺乏規范的整理，導致的將是查找和利用效率的直接降低，電腦中成千上萬的數碼照片，讓搜索和尋找變得如同大海撈針一樣，開發和利用更是無從下手。

二、重大活動照片檔案的收集應從“源頭”入手

重大活動照片檔案的收集工作比其它類別照片和傳統紙質照片的收集都要復雜，應緊緊抓住照片產生的“源頭”，采取集中收集與捕捉信息隨時收集、零散收集相結合，定期收集與不定期收集、針對需求重點收集相結合，專題收集、利用收集與針對性收集、跟蹤收集相結合等多種方式，通過接收、征集、復制、購買、捐贈等多種手段，多渠道、多途徑地開展重大活動照片檔案的收集歸檔工作，以保證照片的完整和豐富。

1、以完善的制度管好“基本源頭”。各單位和職能部門是重大活動照片檔案產生的最廣泛的源頭，他們組織或承辦的全市性活動或具有重要影響的活動，以及各條線領導的視察調研活動是重大活動照片檔案的重要內容，因此應加強對各單位重大活動照片的管理指導和征集接收。根據各地實際情況，可制定和下發重大活動檔案的實施意見、管理辦法等，明確各形成部門應負責對重大活動照片進行收集、整理和移交。同時檔案部門要加強監督和指導，在檔案執法年檢中加大對重大活動檔案的檢查指導力度，定期開展重大活動照片的征集接收工作。

2、以發展的眼光抓住“重點源頭”。因各單位和部門之間的職能不同，在產生重大活動照片中，存在著量和質的差異。政府接待部門、重大活動或重大事件的臨時機構、重要的經濟、文化部門等是產生重大活動照片的“重點源頭”。要通過溝通聯系、主動介入、典型示范等方式加強對這些部門的重點指導和服務，要用發展的眼光及時抓住和調整“重點源頭”。太倉市外事接待辦是太倉市政府各項接待的主要負責部門，在其工作中能積累大量的重大活動照片。太倉市檔案局通過專項培訓、現場指導、定點服務的形式，在其內部形成了一套科室定期整理移交、檔案員及時匯總上傳的管理模式，科學完整地保存了接待過程中形成的大量重大活動照片檔案。

3、以互利的合作贏取“直接源頭”。報社記者和一些攝影家是重大活動照片的直接拍攝者，他們的照片因專業性、完整性、紀實性等特點而更具競爭力和價值，是重大活動照片檔案的重要組成部分。檔案部門要通過各種方式積極爭取這種高質量的照片，提高重大活動照片檔案的利用價值。太倉市檔案局以合作共贏為目的，與報社記者和一些攝影家簽訂了照片征集協議，明確了雙方在照片的版權所有和宣傳價值等方面的問題，建立了長期、穩定的合作機制，為社會贏取了大量重要而豐富的照片檔案資源。

三、從實際出發，突破傳統照片檔案的整理模式

日益增長的重大活動照片檔案如何在整理和利用中做到方便快速、簡單準確呢？傳統的照片整理模式顯然無法滿足這個要求。太倉市圖片中心庫以平均每年1萬張照片的速度不斷壯大，如果按照傳統照片以“張”為單位的整理方法，那么在照片命名、目錄輸入、檢索利用中將消耗大量的人力和物力，并且很難達到科學管理的目的。太倉市檔案局從實際出發，突破傳統照片檔案的整理模式，探索建立了以“活動”為單位的整理利用模式，極大地提高了重大活動照片檔案的管理成效。

1、以“活動”為單位做好初步整理。首先以時間和活動主題等要素為依據建立該項活動照片的文件夾，持續時間較長或主題較多的活動盡量細化到單個簡單活動。同一個文件夾中若有兩個以上攝影者，應該用批量重命名的形式區分攝影者。其次對文件夾中的照片進行鑒定，對于沒有歸檔價值的照片應該刪除，同一場景的多張照片選取最佳的1－2張歸檔，涉及重要活動和重要人物的可以適當多保留幾張。再次對有需要的照片進行命名。突破每張照片都需要詳細命名的傳統觀念，挑選部分照片做簡單的人物、地點、事情的注明，對于同一個文件夾中的同一個人物只需進行一次命名，上級領導、國際友人等重要人物應注明其職務，一些照片本身能清晰顯示活動內容的就無需命名了。這種以一個活動為基本單位的挑選式命名法既快速方便，又簡明扼要地注明了該活動的基本信息，省去了傳統命名法中基本要素重復命名的繁復費時。整個活動文件夾的命名將在編制目錄時以實際檔號給定。

2、以“活動”為單位編制目錄。利用數字檔案館系統、PDE量子軟件、Excel表格等工具都可以進行目錄編制。目錄編制同樣以一個活動為基本單位，即一個活動編制一條目錄的方式進行，目錄中應包含檔號、題名、拍攝時間、攝影者、張數、主要人員等幾個基本要素。其中檔號編制采用年度分類法，結構為“全宗號－目錄號－年度－流水號”，確定后要將這個檔號作為該項活動文件夾的命名；題名的編寫非常重要，要全面準確、直觀清楚地反映該項活動的時間、主題、地點等基本要素，便于準確檢索。另外針對重大活動照片的特點，突出以人為本的理念，在目錄編制中增加了“主要人員”這一基本要素，將該項活動中出現的市四套班子以上領導及重要人物編寫進去。當檢索太倉市委書記“浦榮皋”這一關鍵詞時，所有“浦榮皋”參加的活動將全部顯示出來，通過這種目錄編制法所檢索得到的目錄條數要大大地少于傳統以張為單位編制目錄而得到的條數，檢索出來的結果更加清晰明了，不會出現魚目混珠、茫然一片的現象。

3、以“活動”為單位掛接原文。將已經以檔號命名的文件夾掛接至相對應的目錄下，當檢索至該條目錄需要查看原文時，通過點擊即可打開該項活動的文件夾，顯示全部照片。太倉市檔案局利用數字檔案館系統將全部重大活動照片進行原文掛接，極大地提高了檢索利用的效率。例如市委宣傳部想查找歷年太倉舉辦航海節活動的照片，利用數字檔案館系統檢索“航?！?，立即會出現“2004年第二屆鄭和航海節文藝晚會”、“2005年第三屆鄭和航海節開幕式”、“2008年中國航海日黑龍江黑河采水儀式”、“2008鄭和與航海國際論壇”等相關目錄，通過點擊即可出現該條目錄的原文管理頁面，包括照片的縮略圖、文件名、文件大小、查看原文等要素，市委宣傳部便可根據需要選擇活動主題，挑選理想的照片。

四、重大活動照片檔案管理中應注意的其它問題

重大活動照片檔案進行現代化的科學管理后，可以大大提高服務利用效率。檔案部門要充分挖掘這一資源優勢，做好重大活動照片檔案的開發利用。

太倉市檔案局通過建立重大活動照片檔案專題庫，為鄭和航海節紀念活動、全國文明城市創建、科學發展觀學習等全市重大活動提供服務利用；在太倉檔案信息網圖片中心專欄中定期展出重大活動照片，同時編輯出版《長江第一港》、《太倉民營企業》等宣傳冊，為招商引資、推介太倉提供生動素材；建立各級領導視察太倉、市四套班子領導活動等專題數據庫，定期制作市領導工作照片集、光盤冊等贈送領導，爭取領導對檔案工作的支持。

重大活動照片檔案進行現代化的科學管理后，也給檔案的安全保密工作帶來了新的挑戰。檔案部門在用計算機管理系統時，要充分考慮到系統的先進性、穩定性和安全性。要采取相應的軟件、數據庫安全保護措施，設置開機密碼和登錄權限等，并且建立完善的管理制度，嚴格整理移交、查閱利用等各項手續。要建立完備的數字化照片檔案備份系統，提供適合光、磁介質保存的庫房及工作條件，防止因系統故障或載體保存不善造成檔案影像信息丟失。同時為徹底消除數碼照片保管的不安全因素，對于一些重要照片還是應該采取異質保存的方式，通過沖印紙質照片來進行歸檔保存。