論高校設備管理的監督職能
——以湖南農業大學設備管理為例

盛志佳

(湖南農業大學資產處,湖南長沙 410128)

論高校設備管理的監督職能
——以湖南農業大學設備管理為例

盛志佳

(湖南農業大學資產處,湖南長沙 410128)

高等學校在設備管理過程中應引入監督約束及評價機制,加強對設備計劃的監督,對采購招標的監督,對實驗設備日常管理的監督,以進一步強化設備管理職能。

儀器設備管理;監督約束機制;評價機制

儀器設備是高校開展教學、科研工作不可缺少的物質基礎,是實驗室的主要技術裝備,是高校管理體系中的一個重要組成部分,也是體現高校辦學實力和水平的重要標志。近年來,湖南農業大學在上級部門的大力支持下,學校多渠道地籌措資金,自 2001年 —2008年,單教學這一塊,學校投入的教學儀器設備費就有 6000多萬元,其它還有省部共建實驗室投入的經費以及科研投入的經費。目前湖南農業大學教學、科研的儀器設備總值已達 2.08億。各部門和管理機構怎樣更好地改進管理手段,提高儀器設備的效益,使其更好地為教學、科研服務,是一個值得研究的課題。為管好學校的儀器設備,保證學校的教學、科研、后勤各項工作的順利進行,學校資產管理處自 1999年成立以來,在工作中不斷強化管理和服務的意識,不斷拓展職能,通過建立和健全儀器設備的配備、購置、統計、使用、維護、處置等制度,加強了對儀器設備的日常管理。按照“統一領導,分級管理,管用結合”的管理原則[1],建立了校院兩級管理體制。以上級部門的有關文件為指導,結合學校的具體情況,制訂了一系列實施細則,在資產管理方面積累了一些經驗,取得了一定成效。

但是和絕大多數高校存在的問題一樣,目前湖南農業大學儀器設備仍處于無償使用的狀況,購買儀器設備的經費全部或大部分由學校投入,所以出現了設備使用部門爭經費、重購置輕管理的現象。儀器設備購買后,利用率和使用效益如何與部門的利益沒有直接聯系,用好用壞一個樣,用多用少一個樣,使用者成本意識、責任意識、共享意識不足[2],大型儀器設備為某個部門甚至個人長期占用,而有些大型儀器設備長期“吃不飽”,造成資源浪費。

因此,筆者建議對儀器設備管理的全過程進行監督和評價[3],逐步形成一套有力的約束機制。具體做法是:以學校資產管理處牽頭,會同計財處、教務處、科研處、監察處、審計處等有關部門成立一個監督職能部門 (可稱為設備管理委員會)來完成對學校有關資產管理的決策和執行部門的監督,設備管理委員會下設一個監督評價組。設備管理委員會直接對校長負責,監督評價組直接接受設備管理委員會的領導,專門負責對儀器設備計劃、招標采購、儀器設備的日常管理、儀器設備維修的管理、儀器設備報廢的技術鑒定等工作的監督評價,并定期向設備管理委員會匯報工作。監督評價組的工作職能主要包括:

1 對設備計劃的監督

湖南農業大學設備購置計劃是由各個使用部門單獨提出,學校組織有關人員對各個部門提出的計劃進行論證和審核后確定。監督評價組對計劃環節的評價可從如下方面著手:1)從各部門所提出的計劃中抽查一些儀器設備,檢查用戶申報教學儀器設備是否提供了教學任務、開課情況以及儀器設備套數的情況;科研儀器設備是否提供了該儀器設備在將要開展或者申報的課題中預計的利用率以及重要程度,購置的儀器設備是否從有利于本學科、本專業長期發展戰略方面來考慮[4];對部門以往購入的儀器設備進行分析:同類設備的使用情況、利用率、大型設備共享率、上年度完成教學及科研的情況。2)儀器設備購入后的使用率、有無閑置、有無重復購置的情況,并設立量化表作為考核的依據。

2 對采購招標的監督

湖南農業大學的采購招標具體由資產處采購科執行,且實施了政府采購和學校采購相結合,公開招標、邀請招標與談判招標相結合,計財處、監察處、審計處在經費、紀律執行方面加以指導,用戶和專家在設備性能方面加以確定等措施。對采購招標的監督評價應主要圍繞申報立項、專家評審和購置決策這三個階段展開:1)檢查設備立項的手續是否符合學校的有關規定;材料是否齊全;是否組織專家組進行了評審;專家組的評審是否根據學校的有關規定和學校發展規劃、專業設置、教學科研、實驗室建設的需要及經費情況分輕重緩急進行;對于大型儀器設備購前是否進行了充分的市場和用戶調研,對儀器設備的性能、技術參數、規格型號、售后服務是否進行了認真的論證等。2)關注開標評標定標階段[5],檢查是否具備招標條件;招標方式的選擇是否符合規定;是否在規定時間內停止接受投標文件;投標人是否具備投標資格;是否當場檢查投標文件的密封情況;是否按程序公開唱標;評標委員會的產生及組成是否符合規定;評標過程是否公正、保密;評標委員會是否嚴格按招標文件確定的評標標準和方法評標;開標、評標、定標程序是否符合規定等。3)檢查與供貨商簽訂的合同是否合法、合規;是否根據招標文件和中標人的投標文件簽訂[6];合同條款是否完整;意思表達是否清楚,文字表達是否嚴密;合同文件是否規范;供貨商是否嚴格按合同規定供貨;主管部門和使用部門是否組織有關人員對設備進行驗收,質量如何,有無購入設備品種、規格、技術性能等指標與合同要求不符的情況等。

3 對實驗設備日常管理的監督

湖南農業大學儀器設備的驗收、入帳、調劑、維修和報廢這一過程主要是由資產處設備管理科來完成的。監督評價組要負責對日常管理的監督、評價和考核工作。

首先要加強對使用過程的管理,要不定期對各部門儀器設備使用情況隨機抽樣考評:平時的維護和保養情況,儀器設備是否有人為損壞和拆卸,使用情況,維修記錄和對內外的開放程度,有無社會服務,有無組織學生進行創新實驗,是否有長期閑置而未主動提出調劑的情況,使用登記是否完整,是否有新購買的儀器設備未開箱的情況,科研成果的產出如何,這些均可作為來年購買儀器設備的參考。如果大型儀器設備長期未使用和無保養,則應制定相應的處罰措施。

其次要加強對儀器設備維修的管理。監督評價組應負責對維修管理進行考評,如維修工作量的多少,返修率的高低,操作的熟練程度,故障排除的效率如何等,檢查各使用部門是否定期統計了儀器設備的完好率。

最后,監督評價組要負責對所申請報廢設備進行報廢的審核,包括設備是否已經達到報廢標準,是否有維修記錄以及報廢手續是否完備等。

從儀器設備的計劃、采購、入庫、入帳、出庫、安裝、調試、維修,一直到調撥、報失、

報損、報廢,整個工作程序涉及到了儀器設備從出生到死亡的各個環節,因此,儀器設備管理工作是一項涉及多個部門的系統工程,更是一項長期而又艱巨的細致工作。監督約束機制是管理中非常重要的一個環節[7],只有建立了嚴格的監督約束和評價機制,才能激發各部門及相關人員的積極性,增強其責任感,促進各部門相互溝通,相互配合,齊抓共管,做好儀器設備全過程的管理,使學校整體管理水平進一步提高。

[1]鄧伯平,洪彬,陳小飛.推進高校儀器設備管理的措施[J].設備管理與維修,2008(7):5-6.

[2]陳金太.當前高校儀器設備管理工作的困境與求解[J].齊齊哈爾大學學報,2008(7):170.

[3]周麗,陳俊果.監督約束及評價機制在高校實驗設備管理中的運用[J].管理園地,2008(8):14-16.

[4]李培福.加強高校實驗室儀器管理,發揮其使用效益[J].重慶文理學院學報,2008(6):98.

[5]張榮華,張中華,等.提高儀器設備利用率,實現資源共享[J].科技信息,2008(20):522.

[6]趙學余,黃明亮,等.淺談高校儀器設備的規范化管理[J].科技資訊,2008(23):204.

[7]黃久龍.強化管理服務,努力做好儀器設備管理工作[J].山東紡織經濟,2009(1):37.

(責任編校:光明)

On the Supervision Function of EquipmentManagement of Colleges and Universities--A Case Study of EquipmentManagement of Hunan AgriculturalUniversity

SHENG Zhi-jia
(AssetsManagementDepar tment,Hunan AgriculturalUniversity,Changsha,410128,China)

Supervision and restraintmechanis m,and evaluationmechanism should be imported,the supervision of equipment plan,the public bidding of buying and the dailymanagement of experiment equipment should be strengthened in the process of equipmentmanagement,so as to further strengthen the function of equipmentmanagement.

management of instruments and equipments;supervision and restraintmechanism;evaluation mechanism

G482

A

1673-0712(2010)02-0060-02

2010-02-08.

盛志佳(1982-),男,湖南長沙人,湖南農業大學資產管理處研究實習員,在讀碩士,研究方向:資產管理。