房產檔案信息化管理探索

陳勇

（湘潭市房產局 房屋產權監督管理處，湖南 湘潭 411100）

0 引 言

傳統的房產檔案管理主要是以手工處理為主，這種方式存在工作效率低下、信息共享和查詢困難、差錯率比較高、需要龐大的庫房等缺陷。房產檔案管理的信息化已成為一種必然的趨勢，特別是《全國檔案信息化建設實施綱要》(以下簡稱《綱要》)的出臺，為檔案行業提升信息化水平提供了良好的契機。《綱要》中明確指出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化，推動館藏檔案的數字和數據庫建設。房產檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，理所應當走信息化的道路，房產檔案現代化管理和信息化建設，是房產檔案工作發展的必然趨勢，也是房地產業健康發展的重要保障。

1.產檔案信息化管理的概念及特點

房產檔案是國家檔案的重要組成部分，是政府職能部門依照《中華人民共和國檔案法》及相關法律規定，代表國家管理房地產在所有權及相關權利進行交易、登記、確權等管理活動中形成的，反映權利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產行政管理法定職責的體現物，能合法地證明權利人與房屋土地之間權利關系，具有法律憑證價值。從而成為房地產產權界定的有利存證，為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律保障。房產檔案也是房產行政管理部門在工作活動中自然形成并具有一定保持價值的歷史記錄。

房產檔案信息化管理是利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產檔案資源轉化為數字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息系統，及時有效進行管理、提供利用，實施資源共享[1]。

隨著房產檔案信息化管理的深入，計算機在房產檔案管理領域的普及應用，使得信息能夠隨時隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產檔案信息化管理優越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1.1.案資料存儲的數字化

房產檔案信息化管理就是要使各種房產資源轉化成數字化電子信息，這些信息能夠直接被計算機的程序識別和讀取。大量的資料在經過整合處理之后，形成相關的信息數據庫，建立信息管理系統，對這些信息進行收集、分類、整理、存儲，這樣在需要信息的時候可以方便、及時的查閱到。

1.2.案信息傳輸的網絡化

房產檔案信息化的核心就是利用計算機網絡進行信息傳遞和交流。通過借助互聯網的平臺，房產檔案信息可以在世界各地進行異地傳輸，隨時隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產管理部門、房產開發商、需求者之間更好地交流，房產檔案的價值也能得到充分發揮。

1.3.詢應用智能化

由于房產檔案信息存儲都是數字化，這使得檔案信息網上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節省了很多人力物力。

2.產檔案信息化管理存在的問題

房產檔案信息化管理所具備的內涵和特點對傳統的檔案系統和管理人員提出了新的要求，同時在房產檔案信息化管理建設過程中，也面臨著一些亟待解決的問題。

2.1.視程度不夠

許多管理人員對房產檔案管理的信息化工作重視不夠，對檔案管理信息化的內涵和房產檔案信息化管理的重要性認識不足，是影響房產檔案信息化管理面臨的最大難題。許多檔案資料未及時歸檔，更談不上用現代信息技術手段進行管理。還有一些觀念保守的領導和工作人員不接受也不懂網絡辦公的技術，依然用著老一套的管理理念和方法。

2.2.乏先進的房產檔案管理理念

長期以來，某些房產檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢，這種定勢具有較強的慣性，很難在短期內真正改變。觀念的滯后，必然導致行動上的消極懈怠，這樣導致信息化建設的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。

2.3.案管理員專業素質不高

房產檔案管理工作者的素質，是房產檔案信息化建設的關鍵因素。但目前，房產檔案管理員專業素質水平差異比較大，許多地方的房產檔案管理人員整體素養偏低，尤其是對現代信息技術了解甚少，而且學習能力和學習積極性、主動性不高，缺乏開拓進取的精神，滿足于現狀，業務水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。

2.4.術手段落后

目前許多房產檔案管理部門無論是信息化基礎設施建設、應用水平，還是對互聯網的認識程度、參與程度等都遠低于其它行業。多數房產部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存出入庫、查閱調卷。辦公電腦的應用主要還是在文字處理、財務管理等數據處理方面，管理介質大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式等信息化手段雖已有運用，但十分有限，數據庫的功能和水平與當今信息傳輸技術和房產檔案應用的要求相差比較遠[2]。

2.5.案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量就會越高。

3.強房產檔案信息化管理的對策

3.1.度重視房產檔案管理的信息化建設

房產檔案管理的信息化建設，是一項系統工程，順利實現這項系統工程關鍵在于領導和各級管理人員的重視。房產檔案管理信息化需要先進的技術和設備，需要建設綜合化網絡，需要投入大量的資金，沒有足夠的資金作保障，所有的工作都無從談起[3]。因此，房產檔案管理信息化工作，必須得到行業主管部門、檔案管理部門的重視和支持。同時，房產檔案的各級管理人員都應該高度重視信息化建設工作，把房產檔案的信息化建設當作一項重要的工作來做好。

3.2.高房產檔案管理人員的專業技能和素質

提高房產檔案管理工作者的素質，是加速房產檔案信息化建設步伐、推動檔案事業發展的關鍵。房產檔案管理人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，增強對信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認識，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。加強檔案管理人員的業務培訓，尤其是信息化素養的培訓。幫助他們樹立改革意識、科技意識、競爭意識、創新意識等一系列全新的觀念。

在房產檔案管理工作隊伍建設中應當引入競爭激勵機制，改變在檔案管理部門長期存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力和開拓創新精神，最大限度地發揮個人潛力，使房產檔案管理工作出現充滿生機活力的新局面。

3.3.善房產檔案管理的技術系統

房產檔案管理的技術系統主要包括信息歸集系統、信息檢索系統、檔案咨詢系統、數據分析系統和信息安全系統等[4]。

信息歸集系統是全面、準確地收集房屋產權的靜態與動態信息，形成房產檔案數據庫的工作系統。完善信息歸集系統主要要做到兩點，一是要保證信息資料的準確性和全面性，二是要及時更新數據庫存的信息，保證房產檔案信息與房屋產權變動情況同步。

信息檢索系統是房產檔案輸出和利用的系統，建立房產數字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計算機技術的優勢，建立一個多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統，在數據庫存可以將房屋地址、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等與房屋產權管理相關的每一個要素作為檢索條件，并建立多級檢索系統，從而提供方便、快捷的檢索服務。

數據分析系統是發揮房產檔案管理的政策咨詢功能的一個系統。因為房產檔案信息不僅要滿足房屋產權交易和咨詢的需要，而且也應該為政府職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據，所以必須建立完整的房產檔案數據分析系統，以便對房產檔案信息進行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當運用宏觀調控手段，調整房地產市場的結構、保證房地產市場的平衡，保證房地產市場健康發展提供準確、科學的決策信息。

信息安全系統是保證房屋產權信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統。數字檔案的安全保存存在許多技術上的問題。房產檔案管理部門應充分研究房產數字檔案保存可能存在的諸多危險因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術保障。

3.4.善房產數字檔案管理的法律與制度

近年來，隨著經濟建設的發展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強，涉及到房產方面的民事案件和刑事案件不斷增多。現有的檔案法律法規和有關制度，一方面存在對新興的數字檔案管理的適應性問題，同時檔案管理事業的發展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關于房產檔案管理工作的法律和制度建設問題擺在我們面前。房產數字檔案資料是由產權人提供的歷史記錄和依據，既具有私人權益屬性，又屬于社會財富。所以在查閱、利用方面時常出現一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產數字檔案問題上，應盡快建立健全相關法律依據和規章制度，在完善管理措施的基礎上，把檔案用活，最大限度地發揮房產檔案的社會效益和經濟效益。

4.論

房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理系統的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。盡管目前還存在一些不容忽視的問題，但只要采取必要的措施長抓不懈，必將大大提高檔案資源的開發與利用效率，提高房產檔案管理的信息化水平。

[1]張寶軍.對房產檔案信息化建設的認識和思考[J].經營管理者,2008,(13):365．

[2]賈樹良.高校房產檔案信息化建設存在的問題及對策[J].遼寧工程技術大學學報,2009，(2）:158-159．

[3]張虎,裘丹祎.對房產檔案信息化建設的研究[J].浙江檔案,2008,(11):43-44.

[4]任松華,陳輝.論房產檔案管理的信息化[J].蘭臺世界,2005,(7):69.