人事檔案管理信息系統的設計與實現

戎 榮

（太原市財政金融學校，山西 太原 030002）

人事檔案管理信息系統的設計與實現

戎 榮

（太原市財政金融學校，山西 太原 030002）

對W indows平臺下的人事檔案管理信息系統進行了分析，并就系統實現過程中的一些關鍵技術進行簡要說明。

人事檔案管理；VB；word文檔；Excel報表

1 緒論

檔案信息管理是一項繁雜而又政策性、綜合性很強的系統工程。隨著學校跨越式發展步伐的加快和教育體制的改革以及人事管理制度改革的不斷深化，人才的培養選拔尤顯重要，而傳統的檔案管理手工操作已難以適應學校發展的要求。

為適應《人事考核管理制度》在學校中實施的需要，教師們決定運用先進的信息傳播技術建立一套完整、規范的人事檔案計算機管理信息系統，以便快捷、高效地統計、分析、查詢、檢索教工各類信息，及時進行教工信息更新、補充，掌握教工的基本情況，使各級組織人事部門達到資源內部共享，協同管理，從而實現教工人事檔案管理信息化、規范化、科學化，為領導決策提供及時、準確、可靠的依據。

2 需求分析

2.1 系統需求分析

首先，傳統的教工檔案管理模式從技術加工到整理裝訂、調檔、閱檔基本處于手工操作，很難適應網絡時代對信息收集、利用的要求。其次，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式也發生巨大變化。因此，利用計算機輔助人事檔案信息管理具有重大的意義：提供多種查詢方法，打印輸出功能，提高工作效率，加強人事檔案管理，便于人員信息的快速查找。

對于人事檔案信息數據，來源是多種多樣的，報表格式不一定統一。因此，要實現對人事數據的準確處理和有效利用，需要分析以下幾點：①設計良好的人事檔案信息處理的數據模型；②系統設計模塊化，統一編程思路，規范化程序編寫，提高可讀性和可維護性；③系統設置管理用戶和登錄密碼，擁有權限的用戶才能進行相應操作；④人事檔案數據的錄入、修改、匯總、查詢、打印、導出等功能；⑤可以維護人員名稱助記碼字典，人員級別、人員類字典和材料名稱字典。

圖1 人事檔案管理信息系統框架示意圖

根據需求分析，畫出系統框架圖，見圖1。

2.2 可行性分析

2.2.1 經濟可行性

采用預算管理系統可取代原始的單據手工統計工作方式，減少人工開支，節省資金，減少人為因素干擾，并且可大大提高數據計算的準確性，縮短信息計算上報處理周期，提高預算信息的利用率，使學校總支出預算管理更上一個臺階。

2.2.2 技術可行性

本系統采用Windows 2000作為開發平臺。集成開發環境選用微軟Visual Basic 6.0，數據庫管理系統選用MS ACCESS 2000桌面型數據庫，是目前應用軟件的主流開發模式，技術方面比較成熟。

2.2.3 實施可行性

本系統操作簡單，所見即所得的操作模式易于理解，只需通過簡單培訓，即可學會使用，上手較快，系統運行環境要求低。

2.3 開發工具的選擇

2.3.1 程序開發語言的選擇

根據要解決的問題和系統需要具備的功能，以及現在計算機上普遍使用的應用程序的運行風格，采用當前比較流行的在Windows環境下運行的VB語言進行開發編制。

2.3.2 數據庫管理系統的選擇

數據庫使用微軟ACCESS 2000作為后臺支持的數據庫管理系統，是因為該數據庫維護簡便、部署簡單，ACCESS與Visual Basic采用Microsoft Jet數據庫引擎，有著最好的兼容性。

3 系統設計

3.1 系統功能設計

系統的總體功能：總支出預算管理系統是一套基于成本費用管理核算的信息管理系統。用于全年預算支出的數據計算、統計和管理。以新的成本費用科目表和單位編碼為依據實現錄入、修改、匯總、查詢、打印、數據導出、導入等功能。按其功能劃分，主要由數據錄入、計算、查詢打印、報表報盤、系統維護5個模塊組成。

3.2 系統流程圖設計

根據系統功能設計和需求分析，整理出系統流程圖，見圖2。

3.3 數據庫設計

根據對流程圖和數據字典的分析，可將本系統抽象為E-R實體關系圖，見圖3。

4 系統實施

圖2 人事檔案管理信息系統流程圖

圖3 人事檔案管理信息系統E-R實體關系圖

4.1 關鍵技術的實現

（1）系統數據模型的設計。為建立人事檔案信息管理系統數據的邏輯關系，通過對《人事考核管理制度》進行仔細分析研究，結合本校具體情況，創建了基層單位編碼表、工作表、檔案目錄表、職務變動登記表、工資變動登記表、轉入表、轉出表等基本信息庫，并建立了人員編碼規范。

（2）實現了不同數據庫之間的接口。為了將各子系統中的數據進行收集并與上級數據庫結構實現統一，減少工作量，本系統實現了與原始數據的接口功能。經過更換程序后，本程序可以實現DBF，SQL2000，ACCESS數據庫的導入，也可以通過報盤的形式實現子系統向上級系統的導入。

（3）用VBA編程語言實現數據一鍵向WORD中的完全輸出。為了將人事檔案中的信息更好地保存及查看，需將某一人員的所有信息情況包括轉入表、轉出表、工作表、職務變動登記表、工資變動登記表、工作簡歷表等裝幀成冊并放入檔案盒中，因此，需將所有數據庫中的數據一鍵導出成WORD文檔，并自動生成目錄、版式及封面。

5 結束語

該系統的設計、開發可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，實現了人事信息的裝冊及歸檔，便于查詢、打印輸出，提高了工作人員的工作效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理納入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。參考文獻：

[1] 紀紅.人事管理信息系統的設計與實施.2000(03).

[2] 郭建宏.文峰.關于人事管理系統的思考.[期刊論文]-洛陽大學學報2005(04).

[3] NatisYV.Oriented Architecture Scenario.NewYork：Gartner Group.[Z]2003.

Design and Implementation of the Personnel Management Information System

Rong Rong

We analyzed the Total Expenditure Budget for the Personnel management information Management System with Windows software,and then introduced the key technologies which are applied in the process of the system implementation.

Personnel records management；VB；Word Document；Excel Report

G271

A

1000-8136(2010)32-0087-02