試談中小型高校圖書館行政管理工作

袁思本

（南京森林公安高等專科學校圖書館，江蘇 南京 210046）

1 中小型圖書館行政管理工作存在的不足

中小型高校圖書館主要是針對相對人數較多、館舍面積大、辦館資金充足的圖書館而言，可以既包括高職高專院校，也包括規模較小的本科綜合性院校。這些圖書館的館辦工作存在這樣或那樣的不足，總體上可以歸納為以下三個大問題。

1.1 規模小、人員少、職能多而亂

筆者咨詢了江蘇省20多所中小規模高校，發現絕大多數圖書館辦公室只配備1人，少數配備2人。然而辦公室的常規工作卻一項不能少，包括制定工作計劃和規章制度、統計分析、工作考核、起草文件、檔案管理、對外溝通、對外宣傳、開展讀者活動、辦公用品和勞保用品的管理、資產管理等眾多工作。其中有些可以歸屬其他部門負責，有些只需要館辦協調處理，卻全由館辦包辦，這直接影響了自身的工作效率與對外聲譽。

1.2 資金少，條件弱，信息化不足

中小規模圖書館自身辦館經費不充足，館辦工作也常常缺乏信息化的系統管理來輔助工作，問題主要體現在：（1）文件與檔案管理處于原始計算機化，即一般采用單機存儲電子稿而收藏打印稿的方式。（2）固定資產管理運用卡片、單證等紙質介質來進行，不能與學校層面的系統共享資源或對接。（3）工作人員一旦不在崗，時間安排、進度檢查、事務提醒、效果檢查等工作就會受影響。（4）人工填表的考勤工作不能直觀體現細節和統計，也不利于領導及時掌握職工出勤情況。（5）工作量、文件、固定資產、考勤管理等等都需要一套科學的、準確的、真實的、相對固定的辦法，手工處理不但慢且易出錯。

1.3 頭緒多，素質欠，辦事效率低

公室工作的上傳下達中樞地位決定了其工作經常處于矛盾的焦點，既有館領導的嚴格要求，也有群眾的高度關注，協調不好就會產生矛盾。另外，近些年不少學校進行了人事改革，實行雇員制的不在少數，而中小規模館人員少，館辦工作多數由正式編制的老同志承擔。面對現代化辦公室管理工作要求，老同志在信息化素養、設備使用、工作方法創新等方面還比較欠缺，習慣老一套的辦事方式，當工作量增大、事物頭緒繁雜的時候，往往跟不上節奏，影響了工作效率。

2 中小型圖書館辦公室工作改進原則

2.1 重點原則

館辦的工作不是全面開花，應該突出服務讀者，對內對外聯系紐帶的作用。日常工作有所為有所不為，對于固定性業務工作和臨時性工作也應有輕急緩重的考慮，避免目標模糊、缺乏崗位個性的現象出現。

2.2 簡潔原則

針對館辦工作多而雜的特點，應能做到去繁存簡，即用簡單快捷的方式完成日常業務工作。這需要工作人員認真的總結經驗、歸納總結，體制要簡潔，分類要清楚，流程要明細，執行要簡單。

2.3 節儉原則

提高信息化水平不是要求鋪張浪費，也不是要求一味追求先進，而應該堅持節儉的原則，利用現有的計算機網絡環境和免費的信息資源及軟件環境，保證最小投資下的利益最大化。

2.4 高效原則

人少、資金少、規模小的前提決定了中小規模圖書館辦公室的工作一定要講實效，而且要高效，這樣才能減輕工作人員的壓力，提高辦事的效率，達到領導和群眾的滿意。

3 中小型圖書館辦公室管理工作改進措施

3.1 明確服務本位，理順職能定位

圖書館辦公室的宗旨是服務，服務對象是館領導、館部門、校部門和廣大讀者。館辦工作的內容應該包含常規業務辦理與組織協調監督兩個大的方面。在涉及到多個部門工作的時候，館辦應該起到的是分解、組織統籌的作用，而不是全盤包攬。

3.2 制定科學目標，完善科學管理

3.2.1 科學的工作目標可分為近期、中期、遠期目標，對于人少任務多的中小規模館顯得尤為重要。同時，館辦應能將自己部門的工作目標同全館各部門的工作統一起來，充分考慮到工作任務之間的相互補充、相互制約、相互協調的特性，將總體目標任務進行分解，形成總體目標與各科分項目標相互銜接、緊密聯系的責任制體系，這樣有利于調動人力、物力、財力，增強工作活力，提高辦事效率。

3.2.2 工作目標的實現應該有完善的制度和科學的管理做保障。第一，可以采取定性分析的方法將館辦的工作根據類型不同劃分類別，如文件管理類、會議安排類、資產管理類、關系協調類等等，盡量完善執行方法、應急預案、評價標準的制定，既方便常規管理，也可預防突發事件。第二，采取量化的形式來衡量涉及工作量的常規工作，如文檔公文資料一類的撰寫、收發、整理、存檔、信息收集、會議準備、接待準備、信函處理等。

3.3 加強系統建設，提高工作效率

3.3.1 使用辦公自動化軟件（OA）和計算機網絡來提高工作效率。OA系統的應用是政府和企事業單位管理現代化的重要標志之一，能以簡單的、靈活的方式管理各種文件、資產、任務、考勤等管理，并能全面快速的統計多方面的信息，匯總工作成果。目前網絡上有很多免費或需要少量注冊費用的OA系統(如綠葉OA)，能以較小的投入滿足中小型圖書館辦公室的日常工作需求，配合計算機網絡存儲等硬件體系能夠充分體現異地辦公、員工管理規范化、知識管理自動化、資料存儲安全化的優勢，符合節儉高效的原則。

3.3.2 使用網絡聯系工具來加強各方面的溝通工作，也是體現圖書館價值，增強館辦工作效果的一種途徑。館辦公室的溝通對象包括館內人員、廣大讀者、學校各職能部門、兄弟院校圖書館。館辦應該充分利用網站、OA系統、BBS、留言薄、IM軟件、Email等網絡軟件和資源，做好圖書館的宣傳工作，傾聽大家對圖書館未來發展的建議，改進圖書館的管理工作。

3.4 堅持日常學習，提升人員素質

館辦同志的業務素質可以通過不斷學習來提升。

3.4.1 抓好館辦工作人員的思想政治建設，有利于落實科學發展觀，有利于實踐“三個代表”重要思想，有利于樹立“服務第一、和諧第一、成效第一”的理念，增強館辦工作人員的責任感、使命感和緊迫感，樹立良好的信譽和口碑。

3.4.2 高校圖書館辦公室工作人員應該有較強的組織管理能力、協調能力、公關能力和應變能力等。因此，館辦工作人員應采取自主學習、在職培訓、網絡學習等多種方式，貫徹終身學習的原則，多讀書、讀好書，提升文化素質。經常瀏覽專業網站，翻閱專業書刊，更新管理理念，傳遞行業知識，帶動全體館員一起學習，不斷提高自身業務素質。

3.4.3 館辦的員工必須熟悉網絡辦公系統、信息管理系統、資產管理系統、Office軟件、讀者咨詢系統、辦公設備等的常規應用，以較快的反應速度完成日常業務。也只有這樣，才能將自己從繁瑣的手工勞作中解脫出來，為其他業務爭取更多的時間。

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［2］曾井紅.網絡環境下高校圖書館辦公室管理工作的變革［J］.圖書館管理,2008(4):44-45.

［3］孫大權.基于Web的辦公自動化系統在圖書館工作中的應用 ［J］.科技情報開發與經濟,2008(21):84-85.

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