新形勢下高校圖書館文獻經費的優化分配研究*

明 海，彭春紅

（蘇州科技學院圖書館，江蘇 蘇州 215011）

近年來，高校圖書館的文獻收藏環境發生了三方面的顯著變化：⑴經費投入的變化。在高校合并、高校評估及新館建設等因素的硬性驅動下，許多高校館的文獻經費迅速激增，但伴隨著館藏建設的快速發展，仍存在文獻經費利用率不高等問題。⑵出版環境的變化。出版發行體制的變革和數字出版產業的發展，導致出版物類型日趨繁復，出版物價格與數量、品種同步膨脹，不僅加速了高校館館藏結構的變化，而且也變革了原有的文獻經費分配格局。⑶用戶需求的變化。學科專業設置的細化和教學科研的縱深發展，促使用戶需求的專深化和精確性不斷提高，而高校擴招則又刺激了一般用戶信息需求總量的迅速增長。

文獻收藏環境的變化在館藏建設過程中突出地表現為兩對矛盾：一是文獻經費的相對緊縮與出版物價格不斷上漲之間的矛盾，二是文獻經費的有限性與用戶需求的無限性之間的矛盾。這兩對矛盾不僅難以調和，而且永續存在。面對矛盾，我們不能回避，而應當積極地尋求應對措施來解決或緩和。本文擬在分析國內高校圖書館文獻經費分配現狀的基礎上，提出了在新形勢下文獻經費分配的優化方略。

1 我國高校圖書館文獻經費分配的現狀分析

1.1 經費分配的概況

高校圖書館作為學校教學和科研的支撐機構，其經費來源主要由正常的校內年度撥款和專項建設經費構成。在復雜多變的新形勢下，文獻經費的分配極為復雜，其原因在于它的影響因素不僅復雜多樣，而且不可預測。通常認為，文獻經費分配不僅與學校性質、學科與專業設置、圖書館定位與發展、館藏結構與布局、用戶規模與層次密切相關，而且與文獻載體形式、采訪觀念與模式、書刊平均價格等緊密關聯。因此必須綜合考慮各種影響因素，才能制定出科學合理的經費分配方案與模式。

文獻經費分配的核心問題是方法問題。文獻經費分配主要有以下幾種方法：⑴歷史經驗法，即根據以往文獻經費分配使用情況的統計數據，結合本年度學校下撥的經費情況，并考慮文獻漲價因素進行估算。甚至僅根據館內部門之間的博弈結果或領導的偏好來分配經費。有學者將這種定性描述法又分為分項法和一次性支付法。在實際工作中，絕大多數高校圖書館都采用歷史經驗法。⑵模型分配法，又叫公式法，它是一種定量分析方法，即通過分析各種因素，設計各種數學公式或模型，據此來計算并確立最終經費的配額。國內使用模型法分配文獻經費的高校圖書館極少，通常僅用于價格昂貴的外文書刊的經費分配。⑶二者結合法，綜合考慮各種影響因素，將上述兩種方法結合起來分配經費。這種方法避免了單一方法的缺陷，在實際工作中的應用將越來越廣泛。

文獻經費分配的終極目標是將經費合理配置到各類型文獻中，提高文獻保障率，滿足用戶信息需求。目前，高校圖書館基本形成圖書、報刊、電子資源三足鼎立的館藏格局，其中印本圖書仍是館藏重點，而電子資源所占經費比例在不斷增加。對于經費配置給各類型文獻的比例，一般認為，印本館藏（中外文圖書、期刊等）約占文獻總經費的70%-85%不等，而電子資源占文獻總經費的15%-30%較為合理。

1.2 經費分配存在的問題

1.2.1 經費來源比較單一，缺乏完善的保障機制

目前高校圖書館的文獻經費來源主要靠學校劃塊撥款機制，來源較為單一。這種機制容易受到館內部門之間平衡等因素的限制，結果造成經費在各類型文獻之間的擠占挪用，形成“砍書保刊”等的無奈局面，使得各類型文獻都無法收藏完整和系統。此外，許多高校圖書館的文獻經費波動幅度較大，穩定性和可靠性較差。這種局面不僅造成文獻經費在總體上的長期短缺，而且極大地破壞了館藏發展的連續性、完整性和系統性，建立科學合理的館藏結構體系也就無從談起。

1.2.2 經費分配相對單薄，缺乏合理的分配機制

從經費分配的決策過程來看,決策人員的構成比較簡單,一般由主管館長、文獻建設部主任、采訪人員構成，或是由館務會構成，一般沒有院系或學校相關部門的人員參與。這種決策模式沒有將利益相關的用戶吸納到經費分配的過程中來，缺少了用戶的參與和監督，無法從總體上把握用戶的信息需求，很難從宏觀上把握學校的發展重點，勢必造成經費分配的不公正和隨意性。

1.2.3 經費分配方法過于簡單化，缺乏可行的分配方式

純經驗式的經費分配方式過于簡單，甚至有些主觀臆斷，無法充分考慮用戶自身的需求特性，難以適應和指導現階段的文獻建設工作。而模型（公式）法雖能以量化的方式最大程度地平衡各類文獻的比例關系，但它自身也存在一些難以克服的缺點，比如一些模型（公式）只是進行簡單求和，鮮有結合用戶意見進行科學定量的分析。大多數模型（公式）科學性突出、理論性過強，對于經費分配決策人員來說，缺乏可操作性，實用性不強。因此這種分配方法在我國高校圖書館的運用效果一般，大多情況下仍停留在理論研究層面，并沒有對實踐起到應有的指導作用。

1.2.4 經費利用率較低,缺乏科學的效益評估體系

文獻經費分配的最終目的是提高經費的使用效益，科學地評價與考核經費使用效益是衡量文獻經費科學分配水平的重要依據。然而，當前高校圖書館對文獻經費投入的績效情況并沒有做出有效的評價，導致文獻經費投入的效能無法比較,效果無法科學、準確、規范地評價。沒有一套科學的經費使用效益評估體系,就無法對經費分配的過程及結果作出全面的本質的解釋和判斷，就很難向經費分配決策者提供決策依據，最終導致每年學校下撥給圖書館的預算經費量較為模糊，不是超出圖書館正常服務所需的資金量，造成資金浪費，就是下撥的經費嚴重不足，影響圖書館事業的發展。

2 我國高校圖書館文獻經費分配的優化方略

基于當前文獻收藏環境的變化及其帶來的突出矛盾，結合國內高校圖書館文獻經費分配的現狀，擬訂文獻經費分配的優化方略可以從兩方面著手：一是在微觀層次上加強對文獻經費分配過程的調控與優化；二是在宏觀層次上提高文獻資源建設和利用水平。

2.1 完善文獻經費管理體制

2.1.1 構建多渠道的經費來源機制

文獻經費的相對不足已成為阻礙館藏建設的重要因素，高校圖書館必須采取有效措施加大文獻購置的投資力度。鑒于單一撥款機制的不足，高校圖書館應當多元化拓展文獻經費投入的途徑。比如，建立長效的捐贈機制，爭取社會捐贈和本校師生員工捐贈，以擴大經費來源；借鑒國外經驗，從科研基金中提取適當比例的經費用于館藏建設；從重點學科建設經費、學生學費、人才培養基金中提取5%左右用于館藏建設等等。通過多方籌措，最終建立起以學校撥款為主，其它經費投入方式為輔的經費來源機制。

2.1.2 經費分配決策隊伍的“雙優化”

文獻經費分配工作不僅是技術性問題，更是圖書館內部的管理問題。當前文獻經費的分配決策模式是封閉式的，必須對經費分配的決策隊伍進行優化和調整，才能最大限度地保障文獻經費使用的公正性。這里所說的優化是一種“雙優化”，它包含兩層含義：一是優化經費分配決策成員的群體結構，不僅要爭取文獻經費的投入方即學校相關部門領導（如財務處）加入決策團隊，還要吸納文獻用戶即各院系師生代表加盟決策隊伍，這樣不僅能夠保證文獻經費分配的透明度與公正性，還可能使圖書館獲得更多的經費投入；二是優化經費分配決策人員的個體素質，特別是要切實提高文獻經費的使用方即圖書館主管領導和一線采訪人員的業務素質和職業道德素質，保證文獻經費分配的合理化與科學性。

2.1.3 編制合理的文獻經費分配方案

我國高校圖書館文獻經費分配的總體特征是分配流程隨意性較強，缺乏規范化指導，因此必須編制一套書面的文獻經費分配方案，為文獻經費分配的各個階段提供必要的政策導向。首先，必須對影響文獻經費分配的各種數據進行調查分析研究，這些數據主要包括學校年度總經費、近年來學校的教學、招生變化情況、采訪部門的歷史性資料等等。其次，確定合適的經費分配方式并報館務會通過，然后由經費分配人員落實執行。最后，在綜合評估當年經費分配和使用情況的基礎上，對文獻經費分配方案進行修正，下年微調。

2.1.4 建立科學的經費使用效益評價機制

文獻經費使用效益低下已成為制約館藏發展的瓶頸，它造成的直接后果就是館藏結構不合理，不能最大限度地滿足用戶需求。可見，文獻經費投入的產出效益表現在兩個方面：一是物化角度上的館藏結構，二是效用角度上的用戶滿意度，這兩點應當成為文獻經費使用效益評價的主要指標，因此，圖書館要把館藏結構的優化調整和用戶滿意度最大化當作重點任務來抓，加強這兩個方面的調查研究工作。有人認為文獻經費效益應由文獻在使用過程中所產生的效率、效果和收益來體現，并提出將外借成本、閱覽成本、效率系數、完備率、滿足率、收益率作為評價中文圖書購置經費效益的主要指標。文獻經費使用效益評價是一個復雜棘手的問題，為了提升文獻經費分配水平，提高文獻經費使用效率和效益，高校圖書館必須樹立以績效為導向的投入產出理念，建立起科學的經費使用效益評價機制。

2.2 優化文獻資源建設策略

2.2.1 制定館藏發展政策

館藏發展政策是以書面的形式系統規范圖書館館藏建設的指導性文件，是科學規劃藏書發展,合理分配文獻經費的基本依據。自90年代中期起，我國圖書館界就對館藏發展政策進行了比較系統的研究，但迄今為止，多數高校館只有文獻采訪條例，尚難見到成文的館藏發展政策文件或規范指南，這說明在我國圖書館界仍未開展實質性的制定和實施館藏發展政策的實踐活動。這種狀況不利于從整體上對館藏建設進行科學指導，必須制定一個統一的發展政策協調各種載體、語種與類型文獻的建設。

館藏發展政策的核心內容是確定文獻收藏的范圍、級別、載體形式及其比例關系，而各種文獻的比例關系又是檢驗館藏建設質量高低、經費分配是否合理的客觀標準，所以在完善館藏發展政策時必須妥善處理好各載體文獻、各學科文獻、各語種文獻以及書刊之間的比例關系。在制定館藏發展政策時，圖書館還要充分考慮學校的辦學方向、學科特點等因素，圍繞這些因素構建文獻保障體系。這些均要求高校圖書館要牢固樹立效益觀念，講求投入產出比，防止在館藏建設中出現兩種錯誤傾向：一是兼收并蓄、貪“大”求“全”；二是粗選濫采、浪費資金。

2.2.2 變革文獻采訪模式

建立有效的采訪模式，是文獻資源建設的關鍵。傳統文獻采訪模式存在采購渠道單一、資源揭示不深、采訪體制老化等問題。要改變這些現象，必須正確認識科學發展的多元性，建立采購招標主導下的多元化采訪模式。采購招標方式使圖書館在書商競爭中獲得更優惠的文獻供應價格，提高了文獻經費的使用效益，同時也規范了文獻采購行為，增強了文獻經費使用的透明度，在一定程度上抑制了貪腐行為的發生。

多元化采訪模式首先要建立起團隊選書制度，即建立一支以學科（采訪）館員為主，以專家、教師、學生為輔的選書團隊，在這個團隊中，學科（采訪）館員承擔著平衡采購計劃和經費比例的責任，其他人員則對文獻信息進行圈選和薦購。團隊選書制度增加了文獻用戶的比重，避免了采訪工作的隨意性，相應地節約了文獻購置經費。多元化采訪模式其次要拓寬采訪渠道，變單一的采訪渠道為多元化的采訪渠道，即圖書館除了實行預定和現場選購的方式外，還可以采取網上訂購、綱目采購、集團采購等多渠道和多方式。

2.2.3 優化文獻資源配置

文獻資源的優化配置，直接關系到館藏質量和服務水平。目前，許多高校圖書館在文獻資源配置方面存在諸多問題。如追求數量、忽視質量；忽略用戶需求、資源建設重復；宣傳引導不力、資源利用率低等等。要改變這種現狀，必須充分利用有限的文獻經費，合理配置符合本校學科專業需要，滿足用戶需求的文獻資源，最大限度地發揮文獻資源的整體效益。

首先，要優化調整實體館藏。不僅要優化實體館藏結構，合理安排印本型館藏之間、印本型館藏和實體數字館藏（縮微、視聽資料等）之間的比例關系，還應大力加強特色館藏建設，為本校專題咨詢服務提供資源支撐。其次，要加快建設虛擬館藏。不僅要選擇合適的購買方式引進網絡數據庫的所有權、使用權或服務，如通過集團購買引進大型數據庫可節省大量文獻經費，而且還要重組網上免費資源，如將開放存取（Open Access,OA）資源納入文獻保障體系，既豐富了館藏資源，又節約了文獻經費。最后，應積極推進合作館藏。面對全新的信息環境，各高校圖書館之間必須實行分工與協作，進行協調采購，加強館際互借與文獻傳遞，以有限的文獻經費建立區域性或全國性的文獻資源保障體系。

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