關于基層檔案管理現(xiàn)存問題的梳理

摘要:在基層單位檔案管理中，仍存在影響檔案管理正常運作和發(fā)展的諸多問題。筆者僅就存在的問題加以歸納和梳理，以期探索加強依法管理機制、完善行業(yè)監(jiān)管機制、健全利益導向機制等有效措施加以解決。

關鍵詞:檔案 管理 問題 措施

目前，在基層單位檔案管理工作中，雖然取得了一些成績，取得了一些好的經驗，但是，一些領導只抓一些他們認為重要的工作，如:有明顯經濟效益的、有上級導向指標的等等，對檔案管理工作則聽之任之，產生了一些嚴重影響了檔案管理工作的正常運行和發(fā)展的問題，據(jù)筆者分析，大致有以下三個方面問題:

一、有法不依，管理不規(guī)范，原始檔案流失嚴重

很多基層單位檔案建設之中沒有按《檔案法》及《檔案學》中所規(guī)定的那樣，依法科學地建檔，使檔案出現(xiàn)丟失、混亂、不完整、不全面等現(xiàn)象。

檔案的建立在檔案管理中占重要地位，它應按照《中華人民共和國檔案法》，及運用在大學專業(yè)課中的知識來依法科學地建立。而有些基層單位有法不依，不按科學規(guī)律辦事，我行我素。在建檔工作中，將專業(yè)檔案與普通檔案混淆在一起，主次不分，存在著資料管理分類，裝訂不規(guī)范等問題，這種整理規(guī)范不正確、不合格的工作失誤、不符合檔案制度的規(guī)定，將會給今后的工作帶來不應有的損失。

還有的基層單位不按規(guī)定存檔，把檔按存放在具體辦事機構。這樣，就會造成向檔案管理部門移交時，未能全部移交或因檔案不符合檔案科學管理規(guī)范拒收，產生了送方與收方在數(shù)量上的差異。因而，使一部分未被檔案管理部門收集的檔案材料，有的甚至是不可缺少的珍貴的原是資料流失。

二、制度不嚴、設備陳舊、原始檔案損失嚴重

基層單位檔案在保管中，人員知識的老化，設備陳舊，是當前檔案管理工作中不可忽視的一個問題。

檔案的保管在檔案管理工作中相當重要。它是關系到所建立的檔案保證其整潔、完整、不壞不損、不丟失、不缺字，是對每位檔案工作人員工作成效好與壞的實際檢驗。然而，我們一些部門和單位，忽視了檔案的保管工作，使檔案在保管的過程中受到了不應有的損失，給檔案工作造成了無法彌補的損失，這是值得注意的一個重要問題。這些問題一是設備陳舊。一些部門和單位的檔案至今仍停留在建國初期的保管水平。幾本檔案放在破木柜中一鎖了之。由于長期沒有防潮、防塵、防蟲、防腐、防霉、防盜、防火等設施保障，使檔案受潮而使得字跡模糊，染塵而使紙張發(fā)黃，被蟲子嗑咬而丟失損頁。這必將給檔案管理工作帶來重大的損失。二是未嚴格執(zhí)行定期檢查制度。有些檔案堆在卷柜里長期無人過問，很容易被當作廢紙扔掉，而扔掉的檔案資料中，有的甚至是最寶貴的原始資料，這就像一件文物被扔到大海里一樣，永遠被歷史潮流所湮沒，再也找不回來，這將會成為一件永遠彌補不了的憾事，給檔案管理工作造成不可估量的損失，這是值得我們注意的。三是由于崗位責任制沒有得到很好落實，減編減員造成專職檔案人員的減少，有的部門或單位干脆由管公章的文書或管錢的出納員兼而管之，這樣就造成他們精力分散，工作不專一，其責任難以落實，說有人管又誰也不管，說有責任又都不負責任，使檔案資料流失，到頭來出了問題又是互相推諉、互相扯皮、出了問題查不出根源，找不出毛病所在，這恐怕是再也無法向上級組織和廣大群眾交代的大問題了。

三、各自為政、只藏不用，原始檔案利用受阻

很多基層單位檔案在利用上，由于缺乏開放意識，是檔案管理工作中需要解決的重要問題。

檔案的收集、整理、保管的目的貴在應用，使檔案中的許多寶貴材料在實際工作領域中實現(xiàn)其社會價值。時間證明，許多檔案資料到了科學家手中，就成了攻克現(xiàn)代化尖端科學研究成果中的有力基礎，到了作家手中就會變成有歷史價值和記錄描繪歷史畫卷的流芳百世之作。《中華人民共和國檔案法》第十九條規(guī)定，國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放、經濟、科學技術、文化等類檔案向社會開放的期限，應適于本企業(yè)經濟建設的需要自行制定，以便進行科技交流。

可是有些部門和單位，在檔案的管理上搞封閉，動輒用保密守則來打發(fā)使用者，以達到工作上怕麻煩、怕檔案受損的目的，這是極不應該出現(xiàn)的不良現(xiàn)象，需要我們來克服。而有些單位則在利用檔案時，確實也有些交接手續(xù)不健全、一旦發(fā)生丟失現(xiàn)象就無處查找。有些目錄、裝冊不明確，不便于使用者查找，使珍貴的檔案資料睡在夢中，失去了應有的作用。這就需要我們在檔案管理工作中嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，避免給檔案使用工作設置不必要的障礙

以上是筆者在調查了解的基礎上，梳理總結出來的在基層單位檔案管理工作中普遍存在的幾個問題。筆者認為，應當在加強依法管理機制、完善行業(yè)監(jiān)管機制、健全利益導向機制等諸多方面采取綜合措施才能使基層單位檔案管理工作中普遍存在的問題得以有效解決。上述個人觀點因視角不同，或許存在某些偏頗和謬誤。希望從事檔案管理的專家、學者、同行共同探討并尋求有效的改進方法，以期基層單位檔案管理工作順利向前發(fā)展。