淺談如何抓好職工檔案管理工作

摘要:企業職工檔案是對職工個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個重要依據，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢下，企業勞動職工、工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深入，企業職工檔案管理如何跟隨企業發展的步伐，更好地服務于企業，已成為當前企業面臨的一個重要問題。

關鍵詞:檔案管理 特性 作用 措施

一、企業檔案管理工作的特性

1. 獨立性 企業是社會經濟發展過程中一種以法人為代表的自主經營、自負盈虧形式的特殊經濟組織，企業對其資產有獨立的支配權，檔案作為企業資產的一個組成部分，企業也依法享有獨立的支配權。同時，隨著經濟社會的發展，大部分企業產生了屬于自己的知識產權和商業秘密等檔案。因此，企業的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務的功能，檔案資源只屬于企業內部共享。

2.專業性 在當前的市場經濟活動中，企業主要是以經營為中心開展一系列活動，從而產生了大量的經營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發展，企業還產生了本企業獨有的技術專利檔案。這些檔案與傳統的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業檔案的一個重要組成部分。

3.系統性 企業檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、鑒定、服務、利用，而且還包括檔案信息產品的加工和輸出，因此，它類似于企業管理活動中的一個系統工程。

二、職工檔案管理工作在企業發展中的地位與作用

1.對企業發展的步伐和速度起到促進作用。企業職工檔案與企業發展的關系十分密切，對企業競爭發展具有十分重要的促進推動作用。在經濟社會的快速發展的形勢下，企業要想高速穩健發展，離不開科學技術的支撐，而科學技術的進步則取決于人才的綜合素質，需要有一支高素質的專業技術人才隊伍。人才已經成為決定企業興衰、成敗、競爭勝負的關鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業的良性發展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現。

2.是培育企業核心競爭力的重要工具。核心競爭力是企業擁有的區別于其他企業的重要財富，是能夠被企業管理者、員工共同感受到的并共同參與創造的核心資源。由于現代企業在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發人力資源成為了提高企業核心競爭力的迫切需要。優化企業人力資源管理，離不開企業職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關系。企業職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于能否在企業內部實現最優化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業良性發展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕棄檔、假檔、失檔現象的發生，也才能使企業能夠放心地用人，使員工能夠誠信地做人，進而樹立進取心和責任心，最終促進企業核心競爭力的培育。

3.是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段。職工檔案對單位負責人了解應聘者的基本情況，正確錄用使用人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確地反映人才各方面的情況，所以企業也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的重要數據，這也有利于企業人力資源管理部門對職工檔案進行統計分析，從而作出比較準確的人才預測，并制定出長遠的人才培養計劃和企業發展規劃。

三、加強職工檔案管理工作的措施

1.制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則

隨著經濟社會的發展，流動性和多變性問題成了企業人才突出的問題，這給企業職工檔案管理增加了多樣性和復雜性。因此，必須根據形勢的發展，在《企業職工檔案管理工作規定》的基礎上制定一個統一的、規范的、便于操作的《企業職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養人才、發展經濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環節做到有章可循、有法可依，真正實現“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

2.實現企業職工檔案管理的現代化

當前，企業各項制度面臨改革，企業職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰。一是職工隊伍不斷交替，導致檔案數量有所增加，檔案內容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現職工檔案的現代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環節和一些操作手段的創新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發明、小創造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現代技術來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內容轉移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質量和效益，又節約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關鍵在于檔案人員是不是用心去發現、去實踐。檔案的業務工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應用計算機進行現代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.努力提高職工檔案管理人員的業務素質

檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一，要鉆研本專業的理論知識，掌握這項工作每一個環節的技能技巧，第二，要學習檔案管理學知識和應用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業務功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內在聯系和業務工作中的的環節、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學技術知識的價值，只有全面掌握相關門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現代化企業的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業務素質，掌握現代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關專業知識的學習，掌握多方位的知識，以適應新形勢下檔案管理工作的需要。

四、結束語

隨著社會經濟不斷發展，現代化企業改革也在不斷深化。作為企業順利實現科學管理重要基礎工作之一的職工檔案工作，在促進企業發展，提高企業內在素質和競爭力，全面建設現代化企業的過程中發揮著越來越重要的作用。