論企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的若干問題

摘要:隨著全球進(jìn)入信息時(shí)代，企業(yè)信息種類繁多，數(shù)量巨大。在這樣的大環(huán)境下，企業(yè)如何對(duì)越來越多的信息進(jìn)行整合對(duì)其發(fā)展影響深遠(yuǎn)。管理信息系統(tǒng)是個(gè)很好的選擇，是推動(dòng)企業(yè)信息化的主要方式。但是在MIS建設(shè)過程中，也存在很多亟待解決的問題，本文旨在探討影響企業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)的一些突出問題。

關(guān)鍵詞:管理信息系統(tǒng)企業(yè)信息化MIS建設(shè)

一、管理信息系統(tǒng)概述

管理信息系統(tǒng)(Management Information System)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)。MIS以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)，進(jìn)而支持企業(yè)的高層決策、中層控制以及基層運(yùn)作。一個(gè)完整的MIS包括:輔助決策系統(tǒng)、工業(yè)控制系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)、模型庫(kù)、方法庫(kù)、知識(shí)庫(kù)和與外界交換信息的接口。MIS最大限度地利用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)企業(yè)的人力、物力、財(cái)力、設(shè)備、技術(shù)等資源進(jìn)行調(diào)查整理，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)，加工處理并編制成各種信息資料及時(shí)提供給管理人員，以便采取最佳決策方案。MIS的理論基礎(chǔ)包括組織理論、決策理論、行為理論、現(xiàn)代管理方法等。有別于一般計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的MIS是建立在穩(wěn)定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，各個(gè)子系統(tǒng)有專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，并從系統(tǒng)的公用數(shù)據(jù)庫(kù)中提取企業(yè)的基本數(shù)據(jù)，保證了整個(gè)系統(tǒng)的邏輯獨(dú)立性。建立管理信息系統(tǒng)，可以將更多的管理人員從繁瑣復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理事務(wù)中解放出來，提高管理工作的效率和質(zhì)量，并結(jié)合現(xiàn)代管理方法的使用，提高了企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。

管理信息系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)處理、計(jì)劃、控制、預(yù)測(cè)和輔助決策功能，其在企業(yè)管理中的應(yīng)用步驟一般如下: 首先是，用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的數(shù)據(jù);然后完整、及時(shí)提供在管理及決策中需要的數(shù)據(jù);再利用指定的數(shù)據(jù)關(guān)系式分析數(shù)據(jù)，客觀預(yù)測(cè)未來;之后向各級(jí)管理機(jī)構(gòu)提供不同詳細(xì)程度的報(bào)告，縮短分析和解釋時(shí)間;最后用最低的費(fèi)用最短的時(shí)間提供盡可能精確、可靠的信息，以便使決策者選擇最佳的實(shí)施方案，以達(dá)到節(jié)省企業(yè)成本和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。

二、企業(yè)信息管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

進(jìn)入21世紀(jì)的信息時(shí)代，信息數(shù)量開始出現(xiàn)急劇增長(zhǎng)，對(duì)企業(yè)而言，亦是如此，如企業(yè)的財(cái)務(wù)信息、銷售信息、生產(chǎn)信息等等。企業(yè)內(nèi)外部面臨如此多的信息，企業(yè)信息化已是勢(shì)在必行。因?yàn)樾畔⒒梢杂行У亟档推髽I(yè)的管理成本，減少信息傳播環(huán)節(jié)，從而有效地減少信息的失真。但是在MIS建設(shè)過程中，面對(duì)市場(chǎng)上各種各樣的硬件和軟件產(chǎn)品以及不同的集成方案，要想成功地將硬件選型、網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建、軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)集成起來并適合本企業(yè)信息管理的需要，對(duì)企業(yè)的要求是很高的。結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)的信息管理系統(tǒng)建設(shè)是個(gè)大的工程，所以MIS的成功建設(shè)需要全面系統(tǒng)的規(guī)劃。鑒于我國(guó)信息化建設(shè)起步偏晚、企業(yè)信息管理系統(tǒng)在我國(guó)發(fā)展的時(shí)間并不長(zhǎng)、，企業(yè)的整體管理水平還很不科學(xué)等等不足，使得我國(guó)的信息管理系統(tǒng)建設(shè)存在很多的問題，下面就企業(yè)信息管理建設(shè)中常見的一些問題，找出問題的癥結(jié)所在了，有助于完善我國(guó)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

第一，對(duì)企業(yè)管理信息系統(tǒng)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)的問題。在現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要時(shí)刻保持先進(jìn)的觀念、要有戰(zhàn)略意識(shí)，即所謂的“思想決定行動(dòng)”。企業(yè)的信息化已經(jīng)是大勢(shì)所趨。[1]事關(guān)各個(gè)部門的MIS建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，需要解決的問題很多，有些還關(guān)系到企業(yè)管理體制改革的問題。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的扶持與配合是建立MIS并使其在企業(yè)管理中真正發(fā)揮作用的關(guān)鍵因素。但是很多企業(yè)對(duì)于管理信息系統(tǒng)的建設(shè)就是購(gòu)置一些電腦，然后用電腦辦公這么簡(jiǎn)單。對(duì)管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理水平的提高并未意識(shí)到。意識(shí)到它的作用之后，最好是由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)掛帥，中層各部門負(fù)責(zé)人組成領(lǐng)導(dǎo)小組，配合專業(yè)技術(shù)人員的工作，并將MIS的開發(fā)工作納入重要的議事日程。只有對(duì)MIS有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，思想上也高度重視了，那么通過企業(yè)各個(gè)部門的嚴(yán)密配合，符合企業(yè)需要的企業(yè)管理信息系統(tǒng)才有可能順利建成。[2]關(guān)于建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)意識(shí)不足的問題在我國(guó)的中小企業(yè)中更是普遍。中小企業(yè)的很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理信息系統(tǒng)沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為管理信息系統(tǒng)只是加快業(yè)務(wù)處理速度，并未意識(shí)到其在決策和管理方面的重要性和有效性。所以對(duì)MIS的認(rèn)識(shí)不充分阻礙了企業(yè)管理信息系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展。

第二，準(zhǔn)確定位本企業(yè)的需求，確定系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。企業(yè)對(duì)自身狀況、自身需求以及希望達(dá)成的目標(biāo)是什么，系統(tǒng)涉及的部門以及企業(yè)內(nèi)部資源的共享狀況等都最了解。但是很多企業(yè)并沒有把這些信息提早告知軟件外包商或者企業(yè)內(nèi)部的研發(fā)人員，使得所開發(fā)的管理信息系統(tǒng)與企業(yè)的需求并不吻合。企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)一定要結(jié)合企業(yè)所處行業(yè)的特點(diǎn)、地理位置、管理模式、企業(yè)實(shí)力、人員素質(zhì)，乃至企業(yè)文化等諸多因素，因地制宜，準(zhǔn)確定位自身需求。企業(yè)的需求定位對(duì)系統(tǒng)的構(gòu)建至關(guān)重要，往往決定系統(tǒng)的規(guī)模和投資金額，以及后期的應(yīng)用和維護(hù)等等。很多企業(yè)對(duì)自身需求往往缺乏必要的認(rèn)識(shí)和分析，造成了企業(yè)資金的浪費(fèi)或者M(jìn)IS規(guī)模不當(dāng)?shù)葐栴}，這些都有違企業(yè)的初衷，也造成了資源的浪費(fèi)。當(dāng)企業(yè)對(duì)自身需求有了一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)之后，對(duì)方案的具體研究、設(shè)計(jì)、論證做足工作，最終確定具體的實(shí)施方案細(xì)則。此項(xiàng)工作應(yīng)緊緊圍繞企業(yè)系統(tǒng)目標(biāo)來進(jìn)行。尤其是建設(shè)大型的管理信息系統(tǒng)，這類項(xiàng)目更要提前進(jìn)行總體規(guī)劃、然后分步實(shí)施，更要在事前進(jìn)行周密詳盡的調(diào)研，細(xì)化方案，層層分解，既要拿出總體設(shè)計(jì)框架結(jié)構(gòu)，又要根據(jù)企業(yè)近期目標(biāo)設(shè)計(jì)出一期方案。所以企業(yè)在MIS建設(shè)之前，就要對(duì)企業(yè)自身需求和所要達(dá)到的目標(biāo)準(zhǔn)確定位，這是系統(tǒng)構(gòu)建的第一步，這項(xiàng)工作做好了，才能為后面的工作掃清障礙、奠定基礎(chǔ)。

第三，企業(yè)信息管理系統(tǒng)的是企業(yè)自己開發(fā)還是企業(yè)外包的問題。[3]很多企業(yè)限于技術(shù)水平不高的狀況，將企業(yè)的MIS外包給開發(fā)商，即將軟件的開發(fā)及維護(hù)工作交給開發(fā)商完成。如果是在企業(yè)內(nèi)部組建一個(gè)團(tuán)隊(duì)來開發(fā)，企業(yè)就需要在軟件開發(fā)上有一批高水準(zhǔn)的研發(fā)人員，這對(duì)企業(yè)軟件的開發(fā)是至關(guān)重要的，但是企業(yè)自身開發(fā)還面臨未知的開發(fā)費(fèi)用，耗時(shí)也相對(duì)偏長(zhǎng)，所以大多數(shù)企業(yè)一般自己不開發(fā)，而是選擇外包。但是外包開發(fā)商因?yàn)閷?duì)企業(yè)自身的運(yùn)作不是很清楚，也不太注重前期的調(diào)研，所以開發(fā)出來的軟件并不一定適合企業(yè)自身的需要。所以各個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的條件首先對(duì)企業(yè)是否開發(fā)信息管理系統(tǒng)做出恰當(dāng)?shù)倪x擇。如果選擇外包，那就對(duì)外包商進(jìn)行精挑細(xì)選，盡量做到最佳。隨著國(guó)家企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)和理論體系的成熟，企業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)開發(fā)商的要求也越來越高。目前，國(guó)家已經(jīng)建立了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成資質(zhì)管理制度，并開展了相應(yīng)的資質(zhì)認(rèn)證工作。企業(yè)在進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，可以根據(jù)自身需求和目標(biāo)以及開發(fā)商的資質(zhì)等級(jí)來選擇具有相當(dāng)實(shí)力的承建單位，尤其是了解開發(fā)商的資質(zhì)、信譽(yù)和經(jīng)驗(yàn)。如果選擇自己開發(fā)，那么企業(yè)內(nèi)的研發(fā)人員就要多與企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門之間進(jìn)行必要的溝通和配合，以達(dá)到各個(gè)模塊之間的協(xié)調(diào)性。只有這樣企業(yè)才會(huì)由一個(gè)適合本企業(yè)的信息管理系統(tǒng)。

第四，人的因素在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的問題。一個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及各個(gè)部門，而且是需要公司高層和各個(gè)部門主管及部門人員的傾力合作才可以順利地建成。[4]但是由于我國(guó)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)大多正處在從垂直結(jié)構(gòu)向水平結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變之中，所以各部門之間的協(xié)作還處于初始階段，合作的默契度還不是很高。不管現(xiàn)在企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)如何以及人員結(jié)構(gòu)協(xié)作狀況如何，事關(guān)一個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)都需要企業(yè)各部門克服其中的不利因素。企業(yè)管理信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，其中人的因素是很關(guān)鍵的。首先對(duì)開發(fā)MIS的管理者來說，MIS的開發(fā)需要高層管理人員的大力支持。最好是參與其中的開發(fā)，這點(diǎn)說起來很容易，但是由于各個(gè)企業(yè)的現(xiàn)狀不同，企業(yè)高層管理層的知識(shí)結(jié)構(gòu)可能與開發(fā)專業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)所不同，但是挑選與MIS開發(fā)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)相關(guān)的高層管理者對(duì)于MIS的成功開發(fā)是事半功倍的。最重要的是，MIS建設(shè)會(huì)打破企業(yè)原有的一些不合理的管理體制，勢(shì)必會(huì)遇到一些阻力，此時(shí)高層管理者的溝通協(xié)調(diào)能力和威懾力就可以很好地、很快地解決問題。這是高層管理者參與的另一個(gè)重要原因。其次，MIS的開發(fā)及使用是涉及企業(yè)各個(gè)部門的，而各部門的情況只有部門內(nèi)部人員是最熟悉的，所以各個(gè)部門相關(guān)人員的協(xié)作參與對(duì)MIS開發(fā)可謂至關(guān)重要。只有各個(gè)部門的人員陳述出各自想要實(shí)現(xiàn)的MIS管理目標(biāo)，開發(fā)人員才能按照目標(biāo)去設(shè)計(jì)，只有按需求設(shè)計(jì)出來的MIS才是企業(yè)需要的。另外，MIS的建設(shè)需要一批兼具高超的計(jì)算機(jī)水平和管理能力的復(fù)合型人才，但是我們國(guó)家現(xiàn)在的大多數(shù)人才僅具有其中之一，這樣的情況使得設(shè)計(jì)成果與目標(biāo)總是存在一定差距。所以就出現(xiàn)了技術(shù)人員只注重從技術(shù)方面來考察系統(tǒng)，缺乏用戶至上的觀念的情況，這時(shí)就需要企業(yè)各層管理人才積極參與。當(dāng)不具備大量的復(fù)合型MIS設(shè)計(jì)人員時(shí)，就需要技術(shù)人員和管理人員的溝通協(xié)作來彌補(bǔ)。當(dāng)然，MIS的建成使得企業(yè)的管理水平會(huì)上一個(gè)新臺(tái)階，這樣勢(shì)必造成企業(yè)必要的裁員。我國(guó)是一個(gè)勞動(dòng)力富余的國(guó)家，裁員必然會(huì)產(chǎn)生員工因?yàn)楹ε率スぷ鞫霈F(xiàn)抵觸心理，所以在建設(shè)MIS的過程中，企業(yè)員工對(duì)未來可能出現(xiàn)的這種裁員狀況心存憂慮，并對(duì)建設(shè)設(shè)置不少的障礙，此時(shí)就需要企業(yè)各部門的主管可以與員工進(jìn)行必要的溝通，對(duì)可能出現(xiàn)的裁員問題進(jìn)行妥善解決，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的順利建設(shè)。

第五，企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)中企業(yè)的信息安全維護(hù)問題。隨著企業(yè)內(nèi)部信息化的進(jìn)行，企業(yè)各個(gè)部門之間的信息開始共享，并且企業(yè)信息的大部分，尤其是幾乎所有的各個(gè)階段企業(yè)數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，所以信息系統(tǒng)的維護(hù)跟建設(shè)是同等重要的。再加上網(wǎng)絡(luò)日新月異的發(fā)展，各種各樣的計(jì)算機(jī)問題層出不窮，所以對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的商業(yè)信息要引起企業(yè)相關(guān)信息安全維護(hù)部門的高度重視，只有對(duì)企業(yè)信息的分享和維護(hù)做到位，企業(yè)的管理信息系統(tǒng)才可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到預(yù)期的推動(dòng)作用。

三、結(jié)語

當(dāng)今，企業(yè)信息化成為各個(gè)企業(yè)必經(jīng)的歷程，但是在企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中存在上述一些問題需要引起企業(yè)相關(guān)部門的重視將其妥善解決。只有這樣，企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用才會(huì)與企業(yè)的需求相一致，進(jìn)而企業(yè)才會(huì)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的建設(shè)目的，并最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)收益的最大化。

參考文獻(xiàn):

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