抓住關鍵節點 規范運作機制推進煤炭物資企業的廉潔采購工作

文/李玉東

從事物資采購的工作人員既管物又管錢，是企業預防腐敗發生的重點領域。尤其是在物資供應市場供大于求、競爭激烈、產品魚龍混雜和利益誘惑的情況下，物資采購人員發生腐敗的幾率在不斷加大。因此，如何降低采購成本，規范采購制度，加強對采供各環節的制約和監督，防范腐敗行為的發生，是物資工作的重點。

一、理清物資采購流程，抓住重點關鍵節點

加強對物資采購的監督管理，必須理清物資采購的流程，弄清采購過程中的重點關鍵節點，從而加強控制并有針對性地加以規范。

節點一是采購計劃。采購計劃是整個物資采購供應工作的龍頭。使用單位對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據，合理的計劃編制不僅有利于適量、適時、適地而齊備地供應所需物資，保證生產順利進行，而且有利于加速資金周轉，達到合理儲備，降低成本，減少費用，從而提高企業經濟效益的目的。在這個節點上，要以生產物資需要和庫存物資平衡為依據，掌握生產消耗規律，防止庫存積壓，避免重復采購，實事求是地制定采購計劃。因此，負責計劃編制的使用單位對采購計劃的編制要科學合理，物資計劃管理部門審查采購計劃要認真細致，物資公司專業科室執行采購計劃要一絲不茍。因計劃不準確而形成的庫存積壓問題，計劃、計劃審核、采購及保管人員要負直接責任。

節點二是選擇供應商。采購渠道的確認，是物資采購控制的重要環節。從內部控制理論分析，一項業務由兩個或兩個以上的人或部門經手，其發生差錯和舞弊的幾率就會大大降低。因此，物資公司在選擇供應商時，可組成由使用單位、采購部門、質檢部門等人員共同參與的供應商選擇評審小組，根據對供應商的評價標準，參與市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資信情況，通過比較、分析，精選三家以上的供應商，最后集體研究決定。實踐證明，通過上述方法，選擇信譽良好的供應商，與之簽訂長期戰略友好合同，不僅能保證供貨質量，還可以得到價格的優惠。在售后服務的承諾措施上也將更加完善、周到。

節點三是價格控制。降低采購價格是物資采購環節的重點。在確定的供應商中，采購人員需要與供應商針對采購價格進行談判。確定采購價格時，應注意產品市場價格調整和信息收集，通過網上報價和詢價，了解和掌握商品的成本價和利潤構成。在此基礎上，采取競爭性談判方式，確定合理的采購價格。另外，根據采購物資的價格、數量、品種、運距和售后服務等不同情況，采取不同的采購方式，會收到不同的價格效果。如現金采購、先貨后款采購、招標比價采購、定點批量采購等。通過采購方式的正確選擇，切實保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優化、采購效率的最優化。

節點四是物資驗收。供應商發出貨物以后，倉儲部門需要對到貨的物資質量、數量、資質進行檢驗和驗收。由于受到多種因素的影響，實際到貨的物資數量與質量很可能與采購合同有出入，存在短貨和質量不符合標準要求的可能，因此，到貨物資的數量驗收與質量檢驗就顯得尤為重要。要建立由質檢中心統一負責，驗收工作垂直管理，采購員、保管員、驗收員、稽核員共同參與的驗收制度，做到及時驗收，及時核算，保證入庫物資的真實性和完好率達到百分之百。

節點五是貨款結算。在當前金融危機的嚴峻形勢下，企業的流動資金嚴重不足，一些供應商為了及時收回貨款，千方百計托關系、找熟人，盡一切可能催要貨款。作為采購部門，何時支付、支付多少、以何種方式支付是很難處理的。因此，采購、財務部門要制定一套切實可行的付款制度，做好供應商債務分析，在結算采購貨款時，既要考慮采購合同關于結算條款的約定、該物資的急緩程度，又要考慮本企業的資金狀況以及供應商售后服務等因素。

二、規范運作管理機制，推進廉潔采購工作

在抓住關鍵節點的控制后，還要形成內部良好的運作管理機制作保證。具體做到：

一是采購決策公開。公開是加強采購管理的最具威力、最有效的監督制約機制。決策權力越集中，監督難度越大，越容易引發腐敗問題。因此，對采購業務監督的一個重要方面就是要使集中的權力公開化，打破傳統的由一個部門或一個人一竿子插到底的封閉模式，重大事項集體決策，定期發布采購價格，接受監督，以公開促公正、促廉潔，這是杜絕暗箱操作、實現“陽光采購”的有效辦法，也是對采購人員的一種有效保護措施。

二是實行動態監管。由于物資公司沒有專門的職能部門對所有的采購活動進行控制與監管，需要進一步明確各管理部門的職能，合理定位、明確責任，使其有權對公司任何采購活動進行質疑、調查、監控和必要的參與，并對不合理或不利于公司利益的采購行為作出裁決和終止。發揮監察、審計、質檢等部門的作用，通過效能監察、審計、考核等途徑，對各采購部門規章制度執行情況、業務運作公開情況、影響采購供應情況進行監督檢查，及時發現采購管理過程中存在的問題，把發現的問題作為評價績效和廉政建設的依據。并利用供求矛盾相互作用這一特性，讓供應商和生產使用單位處于監督的位置上，對專業科室的服務滿意度進行評分考核，讓采購人員處于被監督的位置上，從而達到相互制約的目的。

三是責任追究到位。為了把好采購關，制定并認真落實《財務經濟活動紀律的實施辦法》，責任到人，形成“誰采購誰負責到底”的責任追溯機制，對在工作中玩忽職守，給企業造成重大經濟損失的管理人員敢于碰硬、動真格，對在采購過程中吃、拿、卡、要的違規違紀人員，發現一起處理一起。通過責任追究，使干部和員工認識到違紀違法、失職瀆職成本太高、風險太大，從而增加廉潔從業的自律意識和反腐倡廉的責任意識。

四是實行崗位輪換。崗位輪換是預防腐敗的重要舉措。由于物資采購和管理崗位多數是風險崗位，特別是與采購業務形成“鏈式”聯系的計劃員、材料員、驗收員、保管員及其他崗位，手中或多或少都掌握一定的權力。為使個人始終處于組織和制度的監督和控制之下，根據不同的管理要求，調整內部組織結構，建立起真正可行的制度化崗位輪換制度。崗位輪換制度也促使每一個人都必須不斷地學習，調整自己的知識結構，適應不同的崗位。

物資采購管理是一項復雜繁瑣的工作，具有長期性、持續性和系統性，只有持之以恒、毫不松懈地進行，才能取得良好的社會和經濟效益。只要抓住采購供應工作的關鍵節點，并規范運作機制，就能夠降低材料成本，實現保證供應和廉潔采購的管理目標。