試析電子文件與電子檔案

周 玲

(水利部水利水電規劃設計總院,北京 100120)

在當今社會,計算機已經進入人們學習、工作和生活的各個方面,由此產生的電子文件已被普遍認識。它作為一種信息傳播方式的歷史很短,但卻具有其它介質所不能比擬的優勢。因此,在各個領域,電子文件的應用和管理日益普及,并向著系統化、科學化和標準化的方向迅猛發展。

1 電子文件的優點和缺陷

電子文件的特性相對紙質文件而言,電子文件是一種新生事物,是依托于計算機等電子設備而存在的數字化信息。電子文件的管理和利用,必須以深入了解電子文件的特性為基礎。任何事物都具有兩面性,電子文件亦不例外。那么,較其它介質文件而言,其優勢以及缺陷到底體現在哪里呢?電子文件是經過電子技術處理并存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質上的數字信息的集合體。比較而言,其優勢如下。

(1)信息的高效性。目前,計算機軟硬件的水平已經非常先進,信息處理速度快,利用網絡,對電子文件進行遠距離傳輸,可同時傳遞給一個或多個接收者,相對于人腦和手工操作,它的效率可能高出成百甚至上千倍。

(2)數據的標準化。電子文件一般是通過應用一系列通用軟件或者專用軟件而產生的,在一個單位內,它的外在形式和運行規律是統一的。從電子文件的產生、處理到歸檔各個環節,都是在相對標準的情況下完成,因此最終形成的數據信息是具有統一的標準。

(3)文件的共享性。電子文件的共享性是由其運作環境網絡化決定的。一份紙質文件同一時段只能由一個人對其進行瀏覽和處理,而電子文件可存儲在服務器等電子載體上,通過網絡,可供多人同時瀏覽使用,各人可根據不同權限分別對其進行處理。這樣,文件運行的速度就有了大幅度的提高,文件處理的效率大大增強了。

(4)使用的靈活性。使用電子文件時,利用者可根據處理權限對其進行查閱、編輯和修改,通過使用操作命令,可以很快完成一份文件的復制和增、刪、改,通過編輯和輸出滿足利用者的各種需要。

(5)電子文件和電子檔案的一體性。文件和檔案是同一事物的不同存在階段,電子文件的產生淡化了 “歸檔”界限,從文件的起草、傳輸、辦理、積累到整理、歸檔、著錄、鑒定、保管以及利用的各環節,均是在電子網絡上進行,即文書和檔案工作在同一應用工具上聯為一體。當前計算機軟硬件及其網絡技術的日趨成熟,電子文檔的一體化已經能夠完全實現。

雖然電子文件具有很多其它介質不可比擬的優點,但是仍然存在不可忽視的缺陷。電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的,脫離了計算機的軟硬件平臺,電子文件完全是 “虛無縹緲”的,既看不見也摸不到。無論是設備損壞,系統癱瘓,或者技術、設備更新,如果處理不及時得當,都可能對電子文件的管理產生影響。

(1)文件的易損性。計算機設備精密,易受干擾,并且操作相對較復雜,所以大到太陽磁暴,小到錯按一鍵,都有可能造成難以挽回的損失。另外,計算機軟硬件系統的沖突、不穩定造成的死機、突然斷電等意外情況的發生,均會給電子文件的安全帶來隱患。

(2)信息的易更改性由于計算機的內存儲器、磁盤、磁帶、可寫光盤等存儲載體具有可重寫性,又因除磁帶外,其它載體均有隨機讀寫功能,即載體中任何部位的信息都可以被直接定位讀寫。因此造成了電子文件信息的易更改性,且有可能不留任何痕跡,這就造成了合法性認定上的困難。

(3)數據的不安全性。這是由電子信息的共享可能帶來的隱患。由于電子文件不受載體傳遞的限制,對于其信息的獲取者來說,等于是擺脫了時間和空間的制約。網絡的發展決定了電子文件信息的共享性,而網絡的不安全性也決定了信息的不安全性。計算機網絡的不安全主要體現在系統過于復雜,缺陷太多,安全防范措施不夠,易受眾多黑客高手的攻擊。可以說網絡的不安全是限制電子文件和電子檔案發展的最大障礙。

(4)信息與載體的相分離性。電子文件可以包括文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息,其信息形態和組成具有多樣化,比紙質文件復雜得多。不同的載體往往只適合存儲不同的媒體信息,這就可能造成一份電子文件的文字、圖形、聲音、影像存儲時的載體分離現象。電子文件的信息與載體分離,會給電子文件的保管帶來很多特殊問題,直接影響電子文件的真實性、系統性和完整性。

雖然電子文件存在著上述缺陷,但是隨著國家相關政策、法規的建立健全,計算機軟硬件技術的高速發展,計算機知識的深入普及,人們計算機操作和應用水平的提高,電子文件的這些問題必將會被逐一徹底解決。電子文件的產生和應用是科學發展的必然結果,是現代化管理的必然趨勢,并極有可能取代紙質文件。

2 電子文檔的管理

電子文件每日以無數計的數量產生,人類幾乎無時無刻不在接觸電子文件,但作為一種新生事物,電子文件的內在規律還遠沒有被完全摸透,管理方法也沒有被非常系統地總結出來。這種狀況主要是由于計算機技術發展較快,而一些相關標準的被認同和出臺比較滯后所造成的。

國際標準化組織、國際檔案組織及國家檔案局出臺的一些有關電子文件和電子檔案的標準,但只是做了比較原則性的規定,而安全認證、管理、利用、保管等諸多問題還沒有相應的易理解和操作的規則。各行業、各單位往往憑著自身的理解和摸索,總結制定并形成一套比較適合本行業、本單位的管理和運行標準。這樣就造成了各行業、單位的管理制度、管理標準、管理方法五花八門,難以協調利用,阻礙了檔案信息的社會化進程。電子文件在運行以及歸檔后的管理,是一整套系統工程。要使電子文件從形成、傳遞、歸檔、保管到再利用,處于科學、高效、標準、有序的狀態,就需要認真理解電子文件的特性,抓住其內在規律,才能管理好、利用好。為加強電子文件的科學管理,應從以下幾個方面著手。

2.1 管理方式方法的超前化

目前,由于人們還沒有非常普遍地認識電子文件形成、運轉以及歸檔保管的客觀規律,因此,很多單位管理電子文件仍然難以擺脫管理紙質文件的方式方法,從而帶來很多不適應癥,如:按照原有收集紙質文件的時限要求收集電子文件,不能保證其齊全完整。這是由電子文件的形成特點所決定的,因為紙質文件的載體是一致的,而電子文件因其運行狀態的不同,有脫機文件和網上運行文件之分,存在方式多樣,載體不盡相同,那么就導致了脫機文件較易于收集,網上運行的文件收集難以達到齊全。

另外,按照檔案的集中統一管理方式管理電子檔案,把電子文件存儲介質集中保管,與日常工作需要的矛盾就難以解決,不能保證文件運行和管理的正常開展。然而進行分散管理,又不能保證電子文件的齊全完整。上述問題是新舊管理方式之間的矛盾所造成的,要解決矛盾,必須要有超前的管理意識。

(1)文件收集工作的超前化。文件收集工作超前化改變傳統的文件收集時限,變集中收集為日常文件處理中的隨時收集。在文件形成時,由主辦處理部門確定其歸檔價值,即該文件是否具有保存價值,在計算機上做出歸檔標識,并跟蹤運行,文件辦理完畢即收集至專用服務器或專用目錄,保證電子文件及時歸檔。

(2)價值鑒定工作的超前化。傳統的做法是:按年度收集文件,在整理的同時對文件進行鑒定,并劃分保管期限。這個工作程序可前移至文件處理的過程中去做,在處理的同時,由相關人員按有關檔案管理規定,對文件的保存價值進行鑒定,在計算機上劃定其保管期限并做出統一標識。這就為年度的文件歸檔減少了工作量,為利用計算機自動整理立卷,儲備了信息,提供了基礎。

(3)文件分類工作的超前化。在年度集中歸檔時,由于文件數量大,又有時限要求,就給分類工作帶來很大問題,往往分類不夠準確,但是如果把這一工作程序提前在文件處理時進行,則可解決這一問題。近年來,我們的做法是:預先制定適合本單位檔案分類原則的文件分類方案,在文件運行時,處理人員即根據分類方案所確定的類別,在計算機上分別為每份文件標注分類代碼。這種超前進行的隨時分類可大大地提高工作效率。

(4)著錄標引工作超前化。利用計算機管理檔案,著錄標引工作是必須進行的前期處理工作,否則就談不上檢索和利用。在年度歸檔工作時進行著錄標引,工作量是非常大的,為了緩解這種現象,可以將該項工作提前至文件處理時進行,即在設計電子文件數據庫的字段時,將檔案著錄規則中所確定的項目加入數據庫。文件的處理人員在錄入電子文件的同時,也就按照要求把大部分著錄項目內容填入,并能夠自動生產著錄卡片。這樣分散了集中歸檔著錄工作的壓力,避免了重復勞動,為利用計算機管理檔案奠定了基礎,提供了保證。

2.2 信息資源的網絡化

網絡能夠使人獲得便捷直觀的電子文件。目前,我國“政府上網工程”正在如火如荼地進行,許多機關、企業已經或正在建設自己的內部網(Intranet)。社會已經進入網絡時代,網絡正在改變人們的學習、工作乃至生活方式,對文件和檔案管理也必將產生深遠的影響。電子文件只有實現網絡化管理,才能充分發揮其優越性。