談加強備件管理工作的重要性

陳賓雄

設備是保證企業生產發展和實現經營目標的重要物質基礎，設備管理水平又是關系到企業持續穩定與協調發展的重要因素之一，做好備件管理工作不僅是搞好設備管理的重要組成部分，也是實現按計劃進行設備維修、縮短停機時間和減少修理費用的關鍵。湖南智成化工有限公司的備件種類多、規格雜和型號廣，2005年以前的備件管理工作實施的是多級式管理模式，造成備件庫多且分布散（公司級倉庫有11處，每個分廠還設有二級倉庫），不僅同類備件難以進行綜合管理和實現合理調劑，還經常出現重復采購和占用資金大的情況。為此公司從備件的技術管理、計劃與統計分析管理、庫存和質量管理等方面進行了改革與探索：建立了中心備件庫，對備件實施集中管理；通過計算機備件管理系統避免同種備件的重復儲備與采購，最大限度地降低備件庫存及資金積壓，加速流動資金周轉等。通過把設備修理及備件管理工作看成一個有機整體，強調停機時間、維修費用與企業經濟效益的關系，并與員工收入掛鉤等，取得了較好效果。

一、搞好備件的技術管理工作

為搞好備件的技術管理工作，智成化工公司主要從編制和積累備件技術管理資料方面入手，在預測備件消耗量、制定合理的儲備定額及改變儲備方式上開展了以下工作。

（1）建立動態的備件管理檔案。設備從計劃訂購之日起，設備管理部門就應根據有關技術圖紙、資料要求等建立備件管理卡片，并在設備進廠后逐臺核實。設備正式運行后，還應根據備件的種類、工作環境、使用壽命，以及常見故障部位、時間、備件耗用等，以月、季、半年為一核算周期，對易損備件的規格、型號、數量和產地等進行統計和相應調整，建立動態的備件管理卡片，為實現最佳的儲備方式提供科學依據。對已淘汰的設備及備件、質量低劣和超儲積壓備件，通過報廢、調劑及時處理，保證備件費用壓縮到最低。

（2）做好圖紙管理工作。設備管理部門在進行備件圖紙收集、測繪、整理、備件圖冊編制工作時，必須做到保證每種備件圖紙的唯一性和圖物相符的準確性；備件圖紙要及時下發到生產車間、班組和庫房，使之成為備件領用、設備維護等共同遵守的技術依據和標準。特別是進口設備，由于受技術保密等因素的制約，備件資料較少或殘缺不齊，有些技術資料還是全外文版的，因此，在翻譯和整理技術資料時，既要做到準確表達其真正含義，還應結合國內備件的常用習慣等，以利于今后工作的開展與管理。設備報廢后，相關圖紙必須同時銷毀。

二、加強備件的計劃管理

加強備件計劃管理是在滿足生產和設備長周期安全、穩定運行基礎上，實現降低備件儲備和減少流動資金占用的有效措施。為保證備件計劃的合理性及準確性，保證備件按計劃及時供應和加速庫存資金周轉等，使用單位應依據公司下發的年度檢修計劃和設備狀態監測情況，以及歷年的備件消耗情況等進行編制。編制備件計劃時應做好以下工作。

（1）加強備件計劃的動態管理。掌握備件的消耗定額和儲備定額、訂貨結轉量、備件庫存量、備件訂貨周期等，對備件計劃的執行情況進行動態跟蹤，隨時了解備件的加工及供應情況等，這是實施備件計劃動態管理的基礎。公司為每臺設備都規定了備件使用周期，在充分了解和掌握設備運行及檢修情況基礎上，根據備件的使用壽命周期編制出更新和采購計劃。同時加大了對價格高、供貨周期長備件的修復力度，通過做好修舊利廢工作，實現提高備件的重復利用率和降低維修費用的目的。

（2）提高進口備件國產化水平。公司的大部分設備是從國外引進的，進口備件采購不僅手續復雜，訂貨周期長，價格昂貴，而且部分備件已停止生產。常出現備件短缺情況，給設備維護、保養和檢修工作造成極大不便。為保證正常生產和節約備件費用，公司加快了進口備件的國產化進度。做好進口備件的國產化工作，不但是一項復雜而細致的工作，而且技術性強和風險性大，既要對引進設備的圖紙、技術資料進行不斷的消化吸收，了解零部件的結構特點、材質狀況，還要進行技術分析和經濟論證，以及尋找制造加工的合作伙伴，要在不影響國外知識產權和在法律法規允許情況下，通過技術攻關等手段使進口備件的國產化水平得到提高。

三、加強庫存管理工作

智成化工公司主要從改革不合理的備件庫存結構，對現有庫房進行有效管理入手，既要做到減少資金占用，又要滿足設備維修的需求，加強了備件入庫時的質量檢查、清洗、涂油防銹、包裝、登記上卡、上架存放，備件收、發及庫房的清潔與安全，訂貨點庫存量、備件消耗量、資金占用量的統計分析與控制，以及備件的質量信息搜集與跟蹤檢查工作。

1.實施ABC分類管理法

實施ABC分類管理法不僅能較好地保證維修需要，而且還可大幅度減少備件庫存和加速資金周轉。分類時應根據設備維修計劃、備件使用壽命、制造周期及加工難易程度、定貨周期長短和資金占用量制定備件儲備定額，防止欠儲或超儲現象發生。

（1）A類備件管理。A類備件是重要程度較高、加工困難、定貨周期長、儲備量少但占用資金多的備件，它約占庫存資金總額的60%～70%，庫存品種占總數的10%左右。此類備件不但要嚴格控制，還要最大限度地減少資金積壓和做好資金周轉等工作，要在保證維修需求前提下盡量將安全儲備量降到最低，可采用增加定貨次數來保證備件使用，例如，采取小批量法或時間差法進行訂貨與儲備。

（2）B類備件管理。B類備件一般占庫存的25%左右，庫存品種數占總數的20%～30%，對此類備件的控制要求可適當放寬，定貨批量可適當加大，時間上也可靈活掌握。可按照常規情況下的最高和最低儲備量進行儲備，但要做好定期檢查和收發記錄等工作。

（3）C類備件管理。C類備件一般占總數的65%左右，約占庫存資金總額的10%～20%。此類備件的加工工藝比較簡單，加工或訂貨周期較短，也可隨時在市場上購買到。雖然此類備件占用資金不多，但品種多和數量大，為簡化工作程序可采取按實際用量一次集中訂貨、分批到貨的方法，不僅能獲得優惠價格，還能節約人力及時間上的投入。

2.加強備件費用核算與統計分析工作

備件費用核算與統計分析是搞好備件管理的工作重點，各項經濟指標的統計與分析結果，既可用來衡量備件管理工作的質量，還可根據實際領用情況及時制定和適時修訂備件儲備定額，為備件管理決策的制定提供依據。隨著計算機技術的不斷開發與普及，企業不僅建立了備件管理總臺賬，還極大減少了日常記錄和統計報表等工作量，降低了管理人員的工作強度。實現了可隨時查詢并及時提供備件儲備量和資金變動信息等，為備件計劃管理、技術管理和質量管理等提供強有力的技術支持。主要包括：備件庫存資金核定、出入庫賬目管理、備件成本審定、備件消耗及各項經濟指標的統計與分析。不但提高了備件計劃的準確性和適時性，也實現了全部備件的合理儲備。

四、加強質量管理

1.實行質量管理責任制

智成化工公司的設備特點是自動化程度高和流程化程度強，對零部件的制造技術及質量要求也較高。為確保備件質量，對關鍵和重要備件的采購及制造加工等都是由公司直接負責完成的，主要包括：選擇分承包方、進行質量監控及出廠前檢驗、建立質量管理卡片、進行現場質量跟蹤。備件入庫前要對分承包方提供的檢測數據進行驗證，并填寫檢驗報告和存檔等。備件入庫時，入庫驗收單必須蓋有檢驗合格章后方可辦理入庫手續。在選擇制造單位時，評審小組主要依據ISO 90001質量標準等，對具有先進的加工設備和工藝技術水平，有嚴格的質量管理制度和完善的檢測手段，以及具有良好服務信譽的企業才能被評審為合格的分承包方。對連續2次出現不合格品的分承包方，將被取消供貨資格。

2.加強備件的“管、用、養”工作

根據企業的生產經營方針，由設備管理部門制定出相應的備件管理目標與工作計劃，把加強備件的保管、使用和保養工作，以及相關責任的考核全部落實到車間、班組和個人，通過實施逐級落實和層層考核的方法，充分調動了各級管理、操作和維修人員的工作積極性。

（1）加強保管工作。加強保管是為了提高備件利用率和促進備件的優化配置，企業應用現代化科技手段進一步優化了備件管理的工作流程，保證設備能充分發揮機械效能和創造最佳的經濟效益。通過開展質量小組活動，不僅提高了員工對備件質量的周期考核能力，而且對不能滿足長周期運行需求的備件，也能從技術上進行認真分析，并提出相關的改進方法與補救措施。

（2）加強使用工作。加強使用是為了提高員工業務水平而堅持實施的崗前培訓，公司對大型和關鍵設備實行的是定機定人負責制，以提高設備使用效率和保證設備的使用功能。要求操作人員要熟知相關的作業原則，杜絕超負荷使用設備現象的發生。業務人員要掌握國家的法律法規和精通專業技術知識，熟悉所購備件的圖紙、技術資料內容，充分掌握備件的技術性能和質量要求。

（3）加強保養工作。加強保養就是運用設備診斷技術及時發現和排除故障隱患，化工企業是危險性較強的行業，一旦發生安全事故都將造成巨大的經濟損失，特別是一些突發性的設備安全事故，不但會造成人員傷害和巨大的經濟損失，還會造成極壞的社會影響。為此，公司運用了先進設備診斷技術，不僅制定出異常情況下的緊急處理預案，還通過加強設備保養工作，及時消除各種安全隱患和因備件劣化而造成的突發事故，保證了企業生產的順利進行。

五、取得的效果

智成化工公司通過加強備件管理工作，不僅提高了設備維修工作效率，縮短了設備停機時間，也極大降低了維修費用和生產成本。例如，通過加強備件技術管理，已基本實現了進口設備的備件國產化，僅閥門一項每月就可節約30多萬元；通過加強備件計劃管理，在保證設備可靠運行的前提下，也有效控制了材料消耗，2008年月平均費用比2007年降低了18.05萬元，下降約11%；通過加強備件庫存管理，2008年公司產值是2004年3倍的情況下，備件庫存卻與2004年初持平；通過加強備件質量管理，在2008年機電產品入庫質量檢驗中，杜絕不合格物資入庫30余次，避免直接經濟損失20余萬元，不僅有效地保證了備件質量，也滿足了生產需求。