檔案信息資源的數字化建設

摘要：隨著信息化時代的到來，檔案信息資源數字化建設成為一種必然趨勢。針對這項工作目前存在的諸多問題，檔案管理工作者應該更新觀念，把創新技術、健全制度和強化管理結合起來，努力造就熟練掌握網絡信息技術和精通檔案業務的復合型人才，以加快檔案信息化建設的進程。

關鍵詞：檔案信息資源 數字化復合型人才

檔案是在人類活動中形成的，是保存各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，是維護社會歷史真實面貌的一項重要工作，是人類文明的真實記載，也是人類文明傳承和發展的最基本依據。

檔案數字化建設的必要性與重要性

檔案數字化建設是適應數字化建設整體發展的需要。國家檔案局在１９９６年就強調把電子文件研究項目列入科技計劃，１９９９年《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》下發，要求各級檔案部門積極開展檔案數字化建設的研究與實踐。２００３年，國家檔案局頒發的《電子公文歸檔管理暫行辦法》著重指出，檔案部門在重視紙質載體信息歸檔的同時，要切實重視數字化信息的歸檔，并通過制定相關的歸檔制度，將信息的歸檔工作納入到檔案數字化建設軌道。

信息化建設是必然趨勢。隨著辦公自動化系統的引入和廣泛使用，計算機已融入各個工作環節。人們生活工作中形成的文件材料，甚至是一些聲像材料，往往是以電子形式存在的，這些電子形式的文件材料中包含了很多有重要價值的信息，是檔案工作中所要收集保存的重要材料。時代的發展要求檔案工作者在工作中必須加強數字信息化建設，以適應新信息時代的要求。

檔案管理本身的需要。通過數字化檔案館的建設，實現信息傳播網絡化，案卷網上收集歸檔，網上集中整理，將避免重復勞動和無效勞動，大大提高工作效率。

信息化建設有助于開發和綜合利用全社會的檔案信息資源。數字檔案信息資源建設，可以把“沉睡”的檔案信息資源“激活”，借用現代化信息技術不斷挖掘其深層次的價值，為用戶提供優質的檔案信息服務。一方面，數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時空限制，通過網絡的傳輸，使檔案信息的異地傳輸和利用成為可能，使檔案利用的時效性、廣泛性更加突出，能最大限度地實現社會檔案信息資源的共享。另一方面，數字化的檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，有利于檔案信息資源的開發利用。

檔案信息資源數字化的建設內容

一是電子文件的收集整理。收集和整理各種文件是檔案數字信息資源建設的一項重要工作。首先，根據文件生命周期理論，對各單位、各領域的電子文件進行有效的前端控制，以保證接收到豐富而有效的數字檔案信息資源。其次，把事先選擇范圍內的電子文件進行轉移工作，即電子文件的物理歸檔和邏輯歸檔。

二是原始館藏檔案的數字化。館藏檔案數字化，是指應用多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術，將以紙張等為載體的傳統介質的檔案轉化成二進制的數字編碼形式，形成檔案數字信息庫，使其能通過計算機網絡直接傳播和使用，使檔案工作的效率大大提高。

三是建立專題檔案數據庫。分門別類，建立各項專題檔案數據庫。比如在學校，可以根據學校辦學的指導思想、中心任務和辦學特色，以及教學、科研的工作內容和發展方向，建立高校檔案專題數據庫。它不僅可以使科研成果檔案信息得到推廣，而且可以從應用市場中尋求科研成果的落腳點，還可以以學校的人才和科技優勢為依托，促進科技成果的轉化。建立名人檔案數據庫，在提供憑證與參考作用的同時，也必然會激勵后人的榮譽感、使命感和責任感，弘揚社會的主旋律，發揮檔案的社會教育功能。

四是其他網絡信息資源的獲取。檔案館可利用網絡信息資源，擴大信息收集范圍，從其他網絡中獲取相關的信息，創建虛擬數據庫，以彌補現有數字檔案信息資源的不足。針對網絡信息數量大、類型多、范圍廣、無序化的特點，檔案館應該做好以下兩方面的工作：一是對相關信息進行有效組織，使之有序化，以便引導用戶快速查找到所需的信息；二是根據需要直接采集數字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可供利用的二次數字信息資源。但是從網絡上獲取信息資源要注意以下三個方面的問題：一是從其他網絡獲取信息資源是否合法，是否取得了許可權。二是對網絡信息采取直接捕獲方式還是建立超鏈接。為了合法、安全、有效地獲取網絡信息，檔案館應與其他相關網站簽訂信息獲取、共享等相關協議，實現資源共享。三是要正確處理檔案信息資源與其他網絡信息的關系，必須以檔案信息資源建設為主，其他信息資源只能是數字檔案信息資源的補充。

五是檔案信息資源上網。數字檔案館必須依附于網絡而存在，為充分利用網絡優勢開發利用檔案信息資源，應建立相應的檔案館網站，把數字化檔案信息置于網絡服務器中，在網上進行信息發布，實現對外利用。網上的檔案信息應具有一定的廣度和深度，具有針對性和時效性。檔案館應借鑒數字圖書館的建設方法，在圖書、情報、檔案一體化的思路下，把多種信息（包括各種電子出版物信息）融合在一起，形成網絡上的信息集合，充分滿足人們對現代信息的需求。

檔案信息資源數字化建設中應注意的問題及對策

盡管近年來我們在檔案信息資源數字化建設中已取得很大成就，但也不能忽視存在的問題。

第一，數據庫建設滯后。經過多年的努力，檔案館大都建成了規模不等的檔案數據庫。但是，由于各個檔案館各自為政，建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模、標準化程度低，類型單一，而且大多是低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率，而且目前所建的數據庫大多為條目數據庫，無法滿足用戶的多種需求，許多檔案館雖與Ｃｅｒｎｅｔ和Ｉｎｔｅｒｎｅｔ聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。

其二，數字化標準不統一。沒有標準化就沒有現代化，標準化是檔案信息化的生命線。它要求對檔案資源的標識、檢索等各個方面作出統一規范。而目前我國檔案信息數字化的標準化體系還沒有建立起來，這就需要各級檔案主管部門和廣大檔案工作者加強合作共同研究，盡早制定出統一的檔案信息數字化規范標準。

其三，缺乏統一的網絡化協調機構。目前我國各檔案館的建設呈現自成系統、各自為政的局面。雖然有些檔案館認識到資源共享的重要性與必要性，但缺乏合作的舉措，國家也沒有一個統一的組織機構來使之合作互助，影響了檔案信息化建設的進程與水平。

其四，對檔案信息化的建設支持不夠。無論人才隊伍的建設培養，軟硬件設備的購置，還是檔案信息數字化，都要有較大的資金支持。檔案信息化不僅僅是購買計算機、購買檔案管理軟件，不把檔案信息數字化列入其中是不完備、不健全的。檔案信息數字化是一種長期的、需要不間斷持續投入的項目。

其五，人員整體素質較低。人是檔案館現代化建設最關鍵的因素，檔案館網絡化建設對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前檔案管理隊伍整體素質仍普遍較低，嚴重缺乏既懂計算機技術、通信技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才。

其六，檔案信息具有一定的機密性，在網上檔案資源開發利用必須有必要的限制，需要制定政策，確定檔案的上網等級。還要注意預防計算機病毒，做好數據備份，以免造成數據丟失，防患于未然。

針對現實工作中存在的問題，需要找到合適的解決方法。

針對數據化統一標準問題，建議由政府牽頭組織相應的機構，就檔案網絡化進行協調，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃。制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，合理布局，進行統籌規劃。同時，努力開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文件數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫。打破那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面，破除那種片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，實現真正意義上的檔案信息資源共享。

針對經費投入問題，各檔案館的主管部門要加大投資，把網絡化建設納入到總體建設的規劃和預算中，從而加快檔案網絡化建設的步伐。此外還可以利用已建成的數據庫和網絡，通過為社會其他部門提供服務，“以網養網”，以解決經費不足的問題。

針對培養人才問題，要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強在職人員的繼續教育和培訓，更新知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行業務培訓，使之盡快適應檔案網絡化工作。

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（作者單位：中州大學）