加強流動人員人事檔案管理保障流動人員合法社會權益

[摘 要]人事檔案的管理應實現社會化管理，改進原來的檔案管理辦法，以適應市場經濟的發展規律。

[關鍵詞]流動人員;人事檔案;檔案管理

[中圖分類號]F406 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432(2010)14-0033-01

1 人事檔案的概念、內容

人事檔案是指黨和國家機關、社會組織在人事管理實踐中記述和反映人的經歷、學識水平和德才表現，并以個人為單位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部門集中統一保管起來，以備查閱和利用的歷史記錄。其主要內容主要是由人力資源、組織、薪酬等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案是專門檔案的一種，也是國家檔案的重要組成部分。

2 規范管理機構，確保人事檔案完整、真實、安全

1996年人事部下發了《流動人員人事檔案管理暫行規定》，該規定明確了流動人員人事檔案管理遵循“集中統一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案，但現在出現了人事檔案多頭管理的現象。由于歷史的、體制的原因，加上高額的存檔費，現在很多部門、企業都在公開或私自管理人事檔案，除人力資源部門所屬人才服務機構、職業介紹機構外，失業管理部門、社會保險機構、一些社會團體也在管理;國企在管，一些私企也在管，一些民辦中介機構利用各種名目也在管，甚至把保管檔案當成了謀利的手段，并不惜惡意競爭，嚴重阻礙了人才的正常流動，也造成了人事檔案糾紛的大量發生。所以人力資源執法部門應該堅決取締這些不合法的檔案管理單位，統一由人力資源部門所屬的人才服務中心來管理，維護正常的社會秩序，保障流動人員的合法社會權益。

3 理順和拓寬檔案材料的收集渠道，不斷完善流動人員人事檔案內容

由于企業規模不一，管理水平高低不同，對人事檔案材料的重視程度也不同，流動人員人事檔案信息采集比較困難，所以要求人事檔案管理部門在做好日常檔案材料收集的同時，還應該從以下幾個方面加強對流動人員人事檔案材料的收集工作。一是將員工入檔材料的范圍和內容印成書面通知發到各企業，定期與企業人力資源部聯系。二是在關鍵工作環節收集資料，如在流動人員辦理用工登記時收集“職工登記表”;申報職稱評審時收集“職稱評審表”;年終考核時收集“年度考核表”和工資登記表等。三是與相關政府部門聯系，收集檔案材料。如人事考試部門組織的各類社會化資格考試登記表、司法部門組織的律師資格、職業資格鑒定部門組織的各類資格登記表等。四是流動人員本人要珍視自己的人事檔案，在單位或其他部門忽略自己人事檔案材料的存檔時，要及時提醒單位為自己材料入檔，同時自己也可以將自學考試學生登記表、資格認定表等相關材料送到檔案管理部門辦理鑒定、入檔手續。

4 更新觀念，提升服務質量，進一步發揮流動人員人事檔案的價值，使它更好地服務于人才和市場經濟建設

檔案管理機構應當建立存檔人員基本信息統計制度和定期分析制度，研究分析流動人員基本情況，掌握流動人員的數量、專業、結構、分布、流向等方面的情況，為上級制定人才資源宏觀調控政策提供支持。

5 探索創新，實現流動人員人事檔案管理的科學化、信息化和規范化

人事檔案信息是動態的、變化的信息資源，既要保證數據的準確性和真實性，又要保證數據的規范、統一。針對流動人員人事檔案的特點，需要開發一套通用的流動人員人事檔案管理軟件，實現在檔案管理終端和客戶端建立起高速度、高流量、高安全的檔案查閱信息系統，為人事檔案的開發使用提供更為安全便捷的服務，也能夠使人事檔案真正“活”起來，成為社會化共享的人才資源信息庫。