IT外包:未來辦公新趨勢

如今，各種專業的、面向辦公應用的服務商越來越多，這些服務商提供的各種專業服務，完全有可能讓各種公司不需要再采購硬件設備，也不需要再招聘專業的維護人員，就能以低廉的價格獲得最新的應用。在國外，這一新的辦公服務已經非常流行，在中國，這一趨勢正在開始。

多方通信引發會議革命

開會是一個高效企業必不可少的工作方式，包括年會、季度例會、每月例會、每周例會以及大量的日常商務溝通會議。大型公司的年會、季度例會和每月例會往往需要公司高管集中在同一地點開會，企業主要的開支是差旅費。而每周例會以及大量的日常溝通，則是通過日常通信的方式解決。

為了幫助辦公室節省差旅費開支，許多新的ICT技術應運而生，例如視頻會議系統、統一通信系統以及WebEx的網絡會議系統。許多企業也采用了其中的一些新技術，據統計，由于采用了各種通信會議系統，全球企業的差旅費開銷比以往下降了6/7。新型的開會方式代表了未來綠色、環保和便捷的溝通方式。

而未來，我們可以使用一種全新的開會模式——企業不需要采購硬件，開會員工只需要撥打固定的號碼，按照開會時間付費即可。這種虛擬會議系統，就是上海會暢公司推出的多方通信會議系統。

據上海會暢通訊科技發展有限公司CEO黃元庚博士介紹，比起一般的統一通信系統，這種模式的好處是不需要購置硬件、不需要在電腦或手機中安裝軟件、也不需要使用專業的維護人員，開會人員無論身處何處（國內或是國外）、采用何種通信工具（手機、固話、電腦），都可以撥打固定的電話號碼，進入特定的通話房間，舉行會議。并且，在開會的過程中，還可以隨時方便地邀請其他人參加會議討論。另外，比較起一般的視頻會議系統，這種開會模式的最大好處是——企業內部可以同時召開多個會議，開會的人數沒有任何限制，也沒有房間數量的限制。

黃元庚解釋，這種虛擬會議模式的目的并不是取代統一通信系統或視頻會議系統，而是一種互補。因為一個企業的會議多種多樣，有些需要面對面溝通，有些需要視頻溝通，但大量的商務小型會議，包括與合作伙伴的會議則可以通過多方通信會議系統這種簡單、方便、廉價的方式實現。這種開會模式的優勢是成本不高，等同于一般的手機通信費用，會暢與企業可以通過定期結算會議時間的方式收取費用。

他介紹，這種新型開會模式目前正在國際性的大型企業內部日益流行，目前，在中國的世界500強企業基本都是會暢的客戶，而會暢公司目前每月的會議總時間已經達到了4000萬分鐘，成立7年來，每年都保持著飛速增長。

國外企業對多方會議通信采用外包的模式已被廣泛接受，而中國的企業則還有一個認識的過程。我們相信，隨著這種虛擬會議的好處日漸被企業認識，必將會被越來越多的企業接受。

打印外包簡化企業流程

除了簡化會議模式的需求，每個企業還有大量的文件需要打印、復印。傳統的辦公模式下，很多單位都有自己的復印室，購置有各種復印機、打印機，而這些復印機、打印機和耗材都需配備專人進行管理。

但這種模式的最大難題是需要招聘專業的維護人員，打印系統經常會出現問題，系統過了保修期后，出現故障后的維修費用是一筆不小的開銷；除此之外，打印耗材也是一筆很大的開銷。尤其令人沮喪的是，如今的打印技術日新月異，剛買的最新機型沒過多久就過時了，時刻面臨著被淘汰浪費的窘況。

企業在打印方面的問題引起了打印機設備商的關注，許多打印機設備廠商適時推出了打印外包服務。

以富士施樂為例，該公司推出的打印外包服務可讓企業按照打印紙張數量付費。這樣，企業不再需要購置硬件，打印機、耗材和紙張全部由富士施樂提供，并且保證是最新款設備；硬件出現問題、耗材用完都由富士施樂安排專業人士進行處理。打印外包服務所提供的打印系統內置了專業的計數工具，一個付費周期結束后，企業只需按照打印出來的紙張數量付費即可，為企業的打印管理和維護工作帶來極大便利。

據悉，富士施樂的打印外包服務推出后，客戶數量每年不斷增長，銷售數據也隨之不斷增長，目前該服務在富士施樂的整體銷售額中已經占到了15%，未來的目標是達到30%左右。

專業風險評估保障企業網站安全

目前，為了宣傳自己的品牌或產品，每個企業都建立了自己的網站，但安全性問題卻成為企業最頭疼的問題。網頁被篡改或被掛馬，輕則讓企業的形象遭受損失，重則引發客戶對公司的不信任，以致造成重大的經濟損失。

其實網站的很多問題都是由于系統存在的漏洞或弱點被黑客利用后造成的，但是如何查找Web應用的漏洞，卻不是普通工作人員、甚至不是普通的專業技術人員能解決的，需要具有更加專業的信息安全知識的人才。由于信息安全人才往往薪金要求很高，因此多數企業都不愿意花重金聘請專業人士。這時，新型的信息安全服務就應運而生。

目前，提供這種專業信息安全服務的公司有啟明星辰、綠盟等，它們具有專業的漏洞掃描工具、豐富的信息安全分析師，能夠幫助企業查找各種應用的漏洞，并能幫助企業分析應該如何解決這些漏洞。而企業需要做的，就是與安全服務公司簽署SLA協議，每年定期付費，出現安全問題，即由專業安全公司解決。

這里重點介紹的是杭州安恒信息安全公司，它是國內提供專業的Web應用漏洞檢測工具和服務的公司。該公司最近發布了最新的Web應用漏洞檢測工具5.0版，能對網站內各種應用、數據庫、程序進行漏洞分析和掃描，并給出綜合的分析報告，幫助網站修補各種漏洞。目前，國內的許多公安部門以及信息安全測評中心都采用該產品對網站的風險進行評估，安恒也同時對企業網站提供漏洞檢測服務。

據悉，安恒提供的漏洞檢測方法也很簡單，只需要知道企業的域名，就能遠程檢測和查找應用系統中存在的漏洞，并及時告訴企業修補的方法。當然，這種工具一旦被黑客利用起來也會很可怕，所以，企業需要與專業的公司合作，將專業的工作交給專業的合法的公司來做，才能真正放心。

如今，層出不窮的各種新型辦公服務的出現，向我們證明了未來辦公領域的新趨勢——IT就是工具，專業的問題應該交給專業的公司來解決，這樣企業才能夠更好地專注于自己的核心業務。