Excel在護理排班中的應用

◆?陳皓雯

護理工作機動性大，護理排班需結合此特點靈活調整。護理管理者在每次排完班后，還必須花一定時間計算每人的累計休假和檢驗排班結果。如遇特殊情況調整排班的，還需重新計算和檢驗。筆者應用Excel一次性制作全年排班表、周排班表的方法，可依據護理工作要求科學合理快捷地進行排班，并可隨排班變化自動計算休假；自動檢驗排班結果，防止工作疏忽，提高護理管理者的工作質量；還可按月計算工作量。應用Excel制作排班表，不需要另行購買專門的軟件，簡單易行，靈活機動，一般30分鐘即可制作完成全年的周排班表。下面以我院中西結合科為例，制作2010年護士排班表，具體步驟如下。

1 方法

該科護理人員共15名，其中產休1人，每天至少需責任班4人，治療班、辦公班、針灸班、理療班、晚班、夜班各1人。每日另設一機動班在家休息，遇科室通知15分鐘內到崗。節假日增設二線班1名，由主管護師及以上人員擔任，在家休息，遇護理疑難病例，應科室通知15分鐘到崗。

1.1 制作方法

1.1.1 建立表格基本結構

打開Excel軟件在最左上角的A1單元格中輸入排班表的標題。在A3單元格中輸入表頭，在A3單元格以下選擇適量單元格（在本科人員數的基礎上預留4個單元格，以備增加人員）設置格式為文本。從A4至A17按本科排班基本規律順次輸入科室在崗護士姓名，在A21輸入產休護士姓名。根據科室需要可為每個單元格添加批注，如各人的聯系方法或其他特殊提示（生日)等。在B3至H3輸入星期一至星期日。修改B2至H2的單元格格式為日期,在B2中輸入 2009/12/28，C2 中輸入“=B2+1”，使用自動填充功能，將公式填充至H2。在 I3、J3、K3、L3、M3分別輸入“上周存休”、“本周存休”、“補休”、“合計存休”、“備注”。如圖1。

1.1.2 建立排班內容格式

在N列輸入可能出現的班次，把出現頻率高的班次如責任班、辦公班放在較上方的位置，把休、機動等出現頻率高的班次放在最后，而頻率低的班次如二線、開會等安排在中間，以方便排班時快速選擇。在O列輸入病假、產休、事假。選擇B4至H20表格區域，點擊菜單數據-有效性,在出現的對話框內把允許下的下拉框中的任何值改為序列，點擊來源下方右側選擇鍵，用鼠標選定N列中填寫班次的單元格后，再次點擊選擇鍵確定，或直接輸入“=$N$1:$N$16”。同法設置O列內容為表格中B21至H22區域的序列來源，如圖2。

完成操作后，點擊B4至H22區域中任意一單元格，即可選擇排班，不用手工輸入，如圖3。

1.1.3 制作公式計算休假

應用統計函數計算休假。注意在輸入函數時輸入法必須在半角狀態下。在J4中輸入“=1.5-COUNTIF(B4:H4,“休”)-COUNTIF(B4:H4,“出休”)-COUNTIF(B4:H4,“二線”)-COUNTIF(B4:H4,“機動”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“?/休”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“??/休”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“休/？”)-0.5*COUNTIF(B4:H4,“ 休 /??”)”，則J4出現的數值為自動計算的本周存休。如果是周休2天，則將上述公式中的1.5改為2。在L4中輸入“＝I4+J4+K4”，L4自動計算出上周存休、本周存休和補休之總和。最后將上述公式分別向下自動填充至20行。在J21中 輸 入“=0-COUNTIF(B21:H21,“ 病 假 ”)-COUNTIF(B21:H21,“ 產休”)-COUNTIF(B21:H21,“事假”)”，計算出本周病、產、事休天數。在L21輸入“=I21+J21”，計算合計病、產、事休天數。填充此公式至L22。

1.1.4 制作公式檢驗排班結果

應用條件函數IF和統計函數COUNTIF嵌套檢驗排班。在B23單元格輸入公式“=IF((IF(COUNTIF(B4:B17,“責?”)=4,1,0))* (IF(COUNTIF(B4:B17,“治療”)=1,1,0))* (IF(COUNTIF(B4:B17,“辦公”)=1,1,0))* (IF(COUNTIF(B4:B17,“針灸”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“理療”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“晚”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“夜”)=1,1,0))=1,“OK”,“NO”)”。注意輸入此公式結束不能直接按回車鍵，而應同時按shift鍵+回車鍵。應用自動填充功能將公式填充到H23。如排班正確，當日對應的單元格中就會出現“OK”，反之則出現“NO”，如圖4。

1.1.5 修飾基本表格

全選工作表，點擊格式-自動套用格式，使上下相鄰單元格背景顏色有所區別，表格清晰美觀，便于查看。選擇N、O列和無排班內容的18、19、20、22行，右擊鼠標后選擇菜單中的隱藏；選擇需要的單元格區域，點擊格式-行（或列或單元格）中的行高（或列寬或邊框）項，調整行高、列寬及邊框；將A1至M1標題行單元格合并居中。如有打印需要，調整打印設置。

1.1.6 制作宏復制排班表

刪除空白的Sheet2和Sheet3工作表。點擊工具宏VisualBasic（VBA）編輯器，點擊VBA編輯窗口中的插入模塊，重復此操作2次。在模塊1中輸入

按F5執行宏，即可快速復制此排班表52張。

在模塊2中輸入

按F5執行宏，則自sheet2至sheet53“上周存休”欄將依次引用上張表格“存假”欄數據。

在模塊3中輸入

按F5執行宏。此表實現全年日期自動填充。

1.1.7 設置修改密碼

設置修改密碼后，其他人員只能在“只讀”的狀態下查看該表，避免了無關人員誤操作更改排班。2010年全年周排班表制作完成，把排班表文件設置為與護理部電腦共享文件，護理部就可直接檢查科室排班情況，掌握人力安排狀況。

1.2 使用方法

1.2.1 排班

點擊B4至H22任意單元格，出現一下拉框，從中選擇要排班次，每天排班正確時，相對應的23行單元格就會出現OK,反之則出現NO。當一周班次排定后，在K列中輸入加班補休天數，每人相對應L列單元格則自動出現各自存休天數，無須人工計算。更改排班后，存休數目也會隨之自動更改。同樣點擊B21至H22任意單元格，確定一周休假后，相應L列單元格就自動出現累積休假天數。

1.2.2 增設崗位

如有需要臨時增設崗位時，可以在N列中選取本周未出現的班次更改。如本周需增設護理班1人，而沒有開會這一班次，則可把N列“開會”更改成“護理”，這樣B4至H20的下拉框中就會出現護理班。把B23單元格中公式更 改 為 ：“=IF((IF(COUNTIF(B4:B17,“責?”)=4,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“治療”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“辦公”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“針灸”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“理療”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“晚”)=1,1,0))*(IF(COUNTIF(B4:B17,“夜”)=1,1,0))=1* (IF(COUNTIF(B4:B17,“護理”)=1,1,0)),“OK”,“NO”)”，再將公式自動填充到H23即可。

1.2.3 調整人員

全選需更改的工作表，點擊需更改的單元格并修改后，全選的工作表同一單元格的內容即全部更新。如要將趙**改為楊**。全選工作表，點擊A5單元格，清除后輸入楊**后按回車，則所有表格中A5都為楊**。

1.2.4 計算工作量

例如，需計算趙**5月份晚班次數，可選Sheet23!O5單元格輸入以下公式：=SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(B2:H2)=5,B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet24!B2:H2)=5,Sheet 24~!B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet25!B2:H2)=5,Sheet25!B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet26!B2:H2)=5,Sheet26!B5:H5,0)=“晚”))+SUMPRODUCT(-(IF(MONTH(Sheet27!B2:H2)=5,Sheet27!B5:H5,0)=“晚”))，按Shift+回車鍵后，此單元格內數字即為趙**5月份晚班次數。

2 結果

應用Excel制作周排班表簡單易行，適于臨床復雜多變的情況，對于提高護理管理人員的工作效率和工作質量有所幫助。修改密碼的設置，可使非管理人員無法改動結果，也無需打印備存，完全實現無紙化辦公。此表還可應用于醫院其他班次調動頻繁的科室、部門。

3 討論

護理工作要求護理管理者根據臨床實際情況靈活排班。在人員緊張、任務重的病區實行護理值班二線制，合理搭配，由高年資護理人員協助、指導值班護理人員搶救和護理[1]。陜海麗等[2]設計的月排班方式要求班次固定，護士相對穩定。不符合彈性排班原則，不適用于調整較為頻繁的科室。彭金蓮[3]所設計的周排班表只能以5個星期為單位計算工作量。且都無自動填充全年日期、自動計算休假、自動檢驗排班結果的功能。而使用“護理管理”軟件系統，雖可計算護士休假天數，但一周工作開始后，即不能進行改動[4]。本排班表解決了上述問題，此表計算工作量的最小單位為0.5天，尚無法實現按小時計算工作量，且不能體現加班時長，筆者將在以后繼續改進。

[1] 王曉紅,高丹.病區護理人力資源配置研究.中國護理管理,2009,9(9):53.

[2] 陜海麗,王穎,李麗.護士月排班表的設計與應用.護理管理雜志,2007,2(2):50-51.

[3] 彭金蓮.Excel軟件在排班中的應用.護理學雜志,2007,1(22):13-14.

[4] 胡軍.應用“護理管理”軟件進行護理排班的體會.中國傷殘醫學,2006,14(2):66.