優(yōu)化物流成本的關(guān)鍵-采購(gòu)成本控制

陳 濤

(廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 物流與運(yùn)輸學(xué)院,廣東 廣州 510650)

一、采購(gòu)成本分析

在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中,采購(gòu)已顯得越來(lái)越重要。一般情況下,企業(yè)產(chǎn)品的成本中外購(gòu)部分占了比較大的比例(60%-70%)。在全球企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成中,采購(gòu)的原材料及零部件成本占企業(yè)總成本的比重大約在30%-90%之間,平均水平在60%以上。從世界范圍來(lái)說(shuō),對(duì)于一個(gè)典型的企業(yè),一般采購(gòu)成本(包括原材料、零部件)要占60%,工資和福利要占20%,管理費(fèi)用占15%,利潤(rùn)占5%。而中國(guó)的企業(yè),各種物質(zhì)的采購(gòu)成本要占企業(yè)銷(xiāo)售成本的70% 。可以清楚地看出,采購(gòu)成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分,采購(gòu)成本控制是企業(yè)成本控制中最有價(jià)值的部分。因此,外購(gòu)件與原材料的采購(gòu)成功與否在一定程度上影響著企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,采購(gòu)與采購(gòu)管理往往是競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的來(lái)源之一。從企業(yè)的角度看,加強(qiáng)采購(gòu)成本管理,消除物流冰山,已成為其“第三方利潤(rùn)源泉”。

Shawn Tully在《則富》上撰文指出,企業(yè)的經(jīng)常性開(kāi)支一般不超過(guò)平均制造成本的3%,勞動(dòng)力成本也不會(huì)超過(guò)6%。這就是說(shuō),即使企業(yè)盡最大的努力削減費(fèi)用,對(duì)總成本的改善也是微不足道的。然而,企業(yè)平均收益的55%是花在采購(gòu)上的,若能削減這部分費(fèi)用,對(duì)企業(yè)來(lái)講是極為有利的。因此,作為企業(yè)市場(chǎng)活動(dòng)的開(kāi)始,減少在采購(gòu)活動(dòng)中的無(wú)謂成本,專注于可以產(chǎn)生價(jià)值增值的活動(dòng),深度發(fā)掘采購(gòu)活動(dòng)中的“潛價(jià)值”,從而提高整個(gè)供應(yīng)鏈的效率和效益,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的集成化管理,這對(duì)企業(yè)及整個(gè)供應(yīng)鏈在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的成功有著極其重要的意義。

二、采購(gòu)成本控制對(duì)策

1.從制訂采購(gòu)認(rèn)證計(jì)劃中進(jìn)行成本分析與控制

采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)物流管理的第一步,是采購(gòu)行為的依據(jù)。采購(gòu)計(jì)劃包括兩部分的內(nèi)容,即采購(gòu)認(rèn)證計(jì)劃和采購(gòu)訂單計(jì)劃的制定,具體過(guò)程見(jiàn)圖1：

圖1 采購(gòu)計(jì)劃過(guò)程

企業(yè)在制訂采購(gòu)認(rèn)證計(jì)劃中控制成本要注意三個(gè)方面的主要問(wèn)題：一是在準(zhǔn)確需求分析的基礎(chǔ)上,對(duì)比認(rèn)證量和認(rèn)證容量。對(duì)于剩余認(rèn)證需求,應(yīng)及時(shí)提交采購(gòu)認(rèn)證人員分析并提出對(duì)策,及時(shí)到采購(gòu)環(huán)境之外的社會(huì)供應(yīng)群體中去尋找容量,以確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行;二是綜合平衡,即從整體出發(fā),全面考慮市場(chǎng)、生產(chǎn)、認(rèn)證容量物料生命周期等要素,判斷認(rèn)證需求的可行性,通過(guò)調(diào)整認(rèn)證計(jì)劃盡量滿足認(rèn)證需求;三是要明確制定認(rèn)證計(jì)劃中的兩個(gè)基本要素,認(rèn)證物料數(shù)量和認(rèn)證時(shí)間,以確保其及時(shí)性。

2.從制訂采購(gòu)訂單計(jì)劃中控制成本

采購(gòu)流程包含了為生產(chǎn)需要而選擇供應(yīng)商并購(gòu)買(mǎi)物料所涉及活動(dòng)的業(yè)務(wù)過(guò)程。一個(gè)優(yōu)秀的采購(gòu)流程需要有相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來(lái)支撐,這種組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是扁平化的,并支持先進(jìn)的采購(gòu)模式。

從制訂訂單計(jì)劃中控制成本要努力做到以下幾個(gè)方面：一是制定準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃是控制采購(gòu)成本的前提,必須熟知市場(chǎng)部門(mén)的需求計(jì)劃或銷(xiāo)售計(jì)劃和生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)計(jì)劃,清楚地掌握企業(yè)在一個(gè)供應(yīng)時(shí)間內(nèi)的實(shí)際需求,準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)原材料市場(chǎng)的供求變化趨勢(shì),以達(dá)到在滿足企業(yè)對(duì)原材料需求的前提下,最大限度地減少采購(gòu)資金占用;二是對(duì)資源市場(chǎng)進(jìn)行全面分析,綜合考慮市場(chǎng)訂單容量等要素,分析材料訂單需求的可行性,必要時(shí)調(diào)整訂單計(jì)劃,對(duì)于訂單需求要提交認(rèn)證計(jì)劃制定者處理,并確認(rèn)能否按照要求規(guī)定的時(shí)間和數(shù)量交貨;三是掌握制定訂單計(jì)劃中的下單數(shù)量和時(shí)間等兩個(gè)方而的要素。

3.材料成本的控制

材料成本也就是材料的價(jià)格成本,控制采購(gòu)價(jià)格、降低采購(gòu)成本,努力做到以下幾個(gè)方面：一是合理選擇供應(yīng)商,企業(yè)必須以降低采購(gòu)成本為立足點(diǎn),在分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和自身規(guī)模等客觀條件的基礎(chǔ)上,明確選擇供應(yīng)商的目標(biāo),設(shè)立嚴(yán)格的績(jī)效評(píng)價(jià)體系,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià),優(yōu)勝劣汰;二是實(shí)施全方位、開(kāi)放型的采購(gòu)訂貨方式,開(kāi)辟降低供貨成本的新途徑,物流采購(gòu)渠道的選擇應(yīng)遵循系統(tǒng)、量力而行、民主和講究效益四項(xiàng)原則,選擇理想的采購(gòu)渠道;三是合理運(yùn)輸,運(yùn)輸是采購(gòu)物流的重要環(huán)節(jié),企業(yè)必須實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的專業(yè)化分工,選擇合理的運(yùn)輸線路和運(yùn)輸工具,節(jié)約運(yùn)費(fèi),從而降低采購(gòu)成本。同時(shí),在同質(zhì)同價(jià)的情況下,要選擇離本企業(yè)運(yùn)距短的供方,以降低運(yùn)輸和儲(chǔ)存費(fèi)用。

4.采購(gòu)管理成本的控制

組織采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的費(fèi)用稱作采購(gòu)管理成本。采購(gòu)管理成本是由人力成本、辦公費(fèi)用、差旅費(fèi)用和信息傳遞費(fèi)用構(gòu)成的,采購(gòu)管理成本的控制要注重“以人為本”的管理理念,選好采購(gòu)人員。

5.存儲(chǔ)成本的控制

存儲(chǔ)成本是物資在庫(kù)存過(guò)程中發(fā)生的費(fèi)用,原材料物資的倉(cāng)儲(chǔ)和發(fā)放是供應(yīng)工作的最后關(guān)口,科學(xué)地進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理是降低供應(yīng)成本的重要一環(huán)。存儲(chǔ)成本的控制應(yīng)努力做到以下幾個(gè)方面：一是要加強(qiáng)采購(gòu)物資的入庫(kù)檢驗(yàn),防止不合格材料或不符合合同約定的材料入庫(kù),防止數(shù)量短缺,防止無(wú)計(jì)劃采購(gòu)和超計(jì)劃采購(gòu);二是合理化存儲(chǔ),儲(chǔ)存合理化的含義是用最經(jīng)濟(jì)的辦法實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存的功能;三是良好的倉(cāng)庫(kù)管理,合理存放、妥善保管并建立健個(gè)的檔案。

6.采用集成供應(yīng)鏈中的增值采購(gòu)

在采購(gòu)中實(shí)現(xiàn)增值有兩種途徑,一是通過(guò)有關(guān)成本的降低達(dá)到增值的效果,一是采購(gòu)中新價(jià)值的產(chǎn)生。對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的增值,遵循“在需要的時(shí)間,將需要的產(chǎn)品送到需要的地方”原則的JIT采購(gòu)是一種成功的探索,它能極大地降低企業(yè)的采購(gòu)成本。而從集成供應(yīng)鏈管理的角度看,JIT采購(gòu)仍有可以進(jìn)一步優(yōu)化的地方,我們需要超越JIT的節(jié)約成本的思想來(lái)看待采購(gòu),作為JIT思想延伸的JITII理念就是其中的一種。它是一種授權(quán)供應(yīng)商承擔(dān)一些通常由企業(yè)自己承擔(dān)的責(zé)任的思想,這些責(zé)任包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)質(zhì)量保證、交貨保證等與供應(yīng)產(chǎn)品相關(guān)的各種問(wèn)題。雖然成功的JIT過(guò)程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存,企業(yè)和供應(yīng)商的合作關(guān)系已相當(dāng)密切,但JITII又增加了諸如取消來(lái)自企業(yè)—供應(yīng)商關(guān)系中的采購(gòu)員和銷(xiāo)售代表的特點(diǎn),它實(shí)際上是準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)JIT,競(jìng)爭(zhēng)合作思想及并行工程的自然延伸。根據(jù)這種思想,供應(yīng)商被授權(quán)處理企業(yè)內(nèi)部的事務(wù),供應(yīng)商被作為企業(yè)的員工納入企業(yè),始終參與企業(yè)采購(gòu)部門(mén)的工作,供應(yīng)商可直接利用客戶的訂單進(jìn)行設(shè)計(jì)與生產(chǎn),從而加強(qiáng)了供應(yīng)商與企業(yè)間的戰(zhàn)略合作關(guān)系。

7.建立有效的物流綜合成本控制框架

物流綜合成本控制的實(shí)現(xiàn)框架一般由物流成本橫向控制、縱向控制和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)控制三部分組成。橫向控制主要是對(duì)物流成本進(jìn)行預(yù)測(cè)、計(jì)劃、計(jì)算、分析、信息反饋和控制、決策,在進(jìn)行可行性分析后選擇最佳方案;物流成本縱向控制是物流過(guò)程的優(yōu)化管理,要使物流過(guò)程創(chuàng)造最大的市場(chǎng)價(jià)值,就必須保證物流各環(huán)的最佳配置;計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是連接許多供貨商、生產(chǎn)商、批發(fā)商、零售商和客戶的大系統(tǒng)。物流成本控制引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈一體化,可以大大提高控制的效率。物流成本綜合控制的三個(gè)組成部分是一個(gè)有機(jī)的整體,它以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)控制為核心,通過(guò)借助適當(dāng)?shù)目刂品椒ê凸芾硎侄?將橫向控制與縱向控制交織進(jìn)行,以實(shí)現(xiàn)物流成本綜合控制的最大效應(yīng)。

8.增強(qiáng)物流采購(gòu)總成本的意識(shí),加強(qiáng)采購(gòu)成本核算,建立綜合性物流成本核算體系

運(yùn)用ABC成本法對(duì)企業(yè)物流成本進(jìn)行分析,加強(qiáng)對(duì)物流采購(gòu)成本的核算和控制。物流采購(gòu)成本核算的基礎(chǔ)是物流采購(gòu)成本的計(jì)算,物流采購(gòu)成本計(jì)算的難點(diǎn)在于缺乏充分反映物流采購(gòu)成本的數(shù)據(jù),物流采購(gòu)成本數(shù)據(jù)很難從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)中剝離出來(lái)。因此,要準(zhǔn)確計(jì)算物流采購(gòu)成本,首先要做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。現(xiàn)在,解決這個(gè)問(wèn)題的途徑是采用近年來(lái)日益受到重視的物流作業(yè)成本法(物流ABC一Activity-Based Costing)。可以將間接成本依照在某一產(chǎn)品上所支持花費(fèi)的時(shí)間很正確地作一配置,有別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)作業(yè)將間接成本平均分?jǐn)偟淖龇āＫ梢宰尮芾韺忧宄亓私忾g接成本分配狀況,并易于分析成本分配是否合理。可是,分析的過(guò)度細(xì)致也可能導(dǎo)致多頭馬車(chē),越想全面控制越抓不到重點(diǎn)。因此,適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行一些分析,找出關(guān)鍵成本所在是絕對(duì)必要的。

三、結(jié)論

采購(gòu)是企業(yè)供應(yīng)鏈的源頭,是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心環(huán)節(jié),是企業(yè)獲取利潤(rùn)的主要渠道。采購(gòu)對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、質(zhì)量保證、整體供應(yīng)鏈以及經(jīng)營(yíng)管理都起著極為重要的作用。因此,要從傳統(tǒng)采購(gòu)的誤區(qū)中走出來(lái),正確認(rèn)識(shí)采購(gòu)的地位,進(jìn)而改善和大力提升企業(yè)物流采購(gòu)供應(yīng)鏈管理水平,以降低采購(gòu)物流成本,從而達(dá)到控制企業(yè)成本的最終目的。

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