企業檔案信息資源開發利用工作要不斷創新與時俱進

王素香 范曉萍

（賓縣檔案局 黑龍江 賓縣 150400）

隨著知識經濟時代的到來，知識和信息正在成為推動社會進步和發展的關鍵因素。作為企業科研生產、技術管理能力和水平綜合表現的企業檔案，是企業知識資源的重要組成部分，也是社會信息資源的重要組成部分。當前，企業檔案管理由實體管理向信息管理、知識管理轉變。在這一新的歷史時期，我們應積極調整思維定勢和價值取向，運用新管理理念、借助于現代化手段，努力探索和創新檔案信息資源開發利用模式，實現檔案價值的升華，達到充分為企業的發展，為社會進步服務的目的。

一、工作理念要與時俱進

企業檔案管理的一些傳統理念和管理模式，對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但有些已不再適應當前社會發展的需要，必須進行改革和創新。例如，多年來在檔案管理上過于強調其管理功能，而忽視或輕視了管理的最終目的——利用。近年來一方面加強對檔案信息資源利用的呼聲越來越高，另一方面投入也越來越大，工作做了很多，但尚未取得突破性的進展，其關鍵因素主要還在于觀念問題。在檔案管理上的“收上來、整理好、等人用”的傳統模式一直在制約我們的思維。這種思維定勢嚴重阻礙和限制了檔案信息資源開發利用上的創新和突破，為此，必須進行檔案管理理念的更新和調整。

一是擴大收集范圍，優化室藏。開發檔案信息資源，首先要有資源可開發，這就要求收藏的檔案信息在數量上是豐富的，在內容上是完整的。在檔案收集方面的創新就在于要打破傳統的收集理念，優化和調整檔案收集范圍，尤其要將一些新內容的檔案材料如企業資產管理、知識管理、企業文化建設、新聞報道、廣告宣傳、公益事業等活動中產生的檔案材料及時收集歸檔。其次要優化檔案室藏，檔案室應定期進行檔案的鑒定銷毀工作，及時剔除失去保存價值的檔案，真正做到以最少的檔案容納最多的信息含量。

二是管理上淡化過程，注重適用性減少投入。對于歸檔后的檔案材料的管理，除一些重要檔案、珍貴檔案和特殊檔案應根據其重要程度、載體特性等做好重點整理、保管和保護外，對于大量一般內容和性質的檔案材料，不宜再投入大量的人力和物力進行通常意義上的整理。從發展的角度來看，在保持檔案自然形成規律的同時，應簡化檔案整理環節，將主要人力和物力集中于檔案材料的前期收集、中期鑒定和后期開發利用上。

三是利用上加快開放，體現檔案的最終目的。為維護國家和企業的根本利益，做好檔案信息資源的安全防范和管理控制是必須的，也是必要的，但也不能因此捆住我們利用的手腳。一些本該解密的檔案不按時解密，應該開放的檔案不按期開放，使檔案得不到及時開發和利用，人為地阻礙和限制了檔案信息作用的發揮和效益的實現。在當前形勢下，應秉承檔案開放的范圍應最大化，檔案的保密范圍應最小化的方針，堅持“以公開為原則，以不公開為特例”的理念處理好檔案保密、利用和開放的關系。對涉及國家安全、利益的密級檔案以及企業商業秘密的檔案的利用一定要嚴格執行相關規定，并做好高度防范；對于一般性質的檔案材料，尤其具備公共信息內容的檔案，要加快開放進度，為利用者在合理范圍內最大限度地利用檔案創造一種寬松的利用環境、氛圍和條件。

對企業檔案信息資源開發利用，應根據對企業的影響作用和重要程度，實施分級管理和利用的原則：對于企業核心技術信息，如專利、專有技術、商業秘密等實行專人收集，核心管理，嚴控使用；對于一般技術信息實行常規管理，有償服務；對于企業軟實力信息，如企業文化、企業精神等實行廣泛收集、系統管理，大力宣傳，無償利用。

二、服務機制要與時俱進

機制創新在于整個行業信息資源和整個企業的信息資源通過一種有效運行機制，破除各自為政和條塊分割局面，達到提升檔案信息服務水平，實現檔案信息資源集成共享的目的。

一是整合行業信息資源。對于縣級企業來講，作為其主管部門的中小企業局（現科技與信息產業局已并入），就應當建立工業系統檔案信息資源中心。首先以某一產品的研制開發、某一事件的發展作為突破點，組織系統內各相關企業單位，按著統一模式和要求，提供相關檔案信息數據，建設成為一套完整、系統的信息庫，在不斷完善和改進的情況下，逐步向其他產品和專題推廣和擴大，逐步建立起工業系統的信息資源庫。資源庫的檔案信息數據內容要新，技術含量要高，借鑒價值要大。保證這些信息在不違背有關規定的情況下，能夠向整個工業系統內的所有單位提供服務，實現行業系統內的資源共享。

二是整合企業內部信息資源。現代企業不但要有較強的經濟、技術實力，同時還應具有較強的軟實力。對于企業的軟實力，個人認為主要應包括：企業的形象、資信、品牌、精神內涵、文化素養等因素。企業的軟實力在一定程度上是決定一個企業能夠“做多大、走多遠”的關鍵因素之一。這說明檔案信息資源在企業軟實力的彰顯和推廣方面將大有可為，因此，應對企業內的相關信息進行整合，尤其將分布在企業內不同職能部門中的檔案、情報、史志、宣傳、展覽、展示等功能進行重新組合和優化，在充分發揮檔案信息資源存史資政作用、依據憑證作用、宣傳教育作用、為民服務作用的同時，最大限度地發揮檔案信息資源的文化資源作用。

三、服務方式要與時俱進

圍繞社會發展和企業變革，找準檔案利用工作的切入點和結合點，挖掘蘊涵豐富的檔案信息資源，不斷增強服務的主動性、自覺性，把握好服務的時機性。服務方式的創新就在于服務方式的多樣性，滿足于不同利用者的不同需要。

一是通過網絡建立自助服務系統。依據于數字化技術、網絡化技術，建立起一個具有較強服務功能和實用性的網站，開展檔案自助服務。利用者可以在任何時間、任何地點，通過網絡查閱自己需要的檔案信息。檔案部門把開放的檔案信息通過網絡向用戶提供無障礙的不間斷的服務。自助服務可以節省大量人力資源，減少相關的紙介質，使檔案信息利用者獲得更高的服務水平。

二是設立網上檔案信息論壇。論壇可以為利用者提供開放性的分類專題討論服務，進行市場檔案需求信息調查、信息反饋、在線服務、技術支持等活動，它能有效地增加對需求的了解程度，也加強了對利用者的服務效率和親和力。

三是建立智能檢索系統。為快速有效地向利用者提供系統、完整的所需檔案信息，在大量傳統檔案與數字檔案并存的條件下，應該利用已有的目錄數據庫、全文數據庫、超文本技術和多媒體技術建立起一個形式統一、內容穩定、功能齊全的檢索系統，為利用者提供便捷的信息查詢、檢索方式，實現多條件檢索、全文檢索、多媒體檢索等，從而實現信息檢索的智能化，提高服務效率和服務效果。

四是設立特種檔案室（柜）。為了真正有效地發揮檔案信息資源在企業中的作用，我們應該對在企業發展中具有重要作用的檔案和利用頻率較高的一些檔案進行重點和特殊管理。這些檔案主要是指企業所擁有的珍品檔案、重要檔案以及具有特殊意義和作用的檔案。根據自己單位的實際情況，將這些珍貴的、重要的檔案以及經常使用的檔案材料進行重新整理組合，組建起實體的或虛擬的特種檔案室（柜）。特種檔案室對這些檔案的管理和使用應突破傳統概念，基本達到收藏的檔案要少而精、管理要科學實用、保護要及時有效、利用要便捷有益。從而真正實現對這些檔案信息資源的精品管理、長效管理、智能管理、有效保護和重點開發利用的目的。

五是建立檔案展廳或展室。每個企業都收藏有一些非常珍貴、稀有的檔案珍品，例如國家、省、市領導人視察企業的照片、圖片、錄音、錄像、指示、批示、題詞等；企業獲得的國內外重大榮譽證書、獎杯和獎牌；企業重要決定、重大事件的處理等材料都是企業檔案中的珍品。這些檔案珍品以及大量珍貴的歷史信息，對于宣傳和弘揚企業文化，推動企業各項事業的發展，都具有不可估量的作用。在檔案開發利用中，利用資源優勢，積極開發和挖掘檔案中的珍品和各類信息，通過舉辦各種展覽向企業、社會提供多方位的服務。

首先檔案部門利用室藏資源優勢舉辦檔案珍品展，通過展覽展示企業優秀歷史和文化。讓企業員工和來廠視察參觀的領導、賓客親身感受和領略檔案文獻的生動性和直觀性；其次根據企業發展需要，配合企業中心工作舉辦展覽，充分體現檔案服務的時效性；第三是配合政府和社會重大紀念活動，緊盯社會熱點舉辦展覽。尤其要發揮檔案信息在青年職工以及青少年愛國主義教育中的作用。

六是設立開放檔案室。在企業技術發展和企業文化建設中，一些檔案信息發揮了巨大的作用。但是，多年來，企業檔案室所收藏的檔案材料往往只面向相關工作人員，而不面向全體職工，其結果是檔案部門表面上給員工的印象是一個神秘的，與普通員工無關的管理機構，而實質上部分割斷了檔案信息的利用和企業文化的傳播。企業檔案信息資源中的文化資源對企業員工的影響和作用是巨大的，有必要對檔案資源中所蘊含的對提高企業軟實力具有決定作用的文化資源進行開放和推廣。一方面在企業內對企業員工開放相關的檔案材料，另一方面對企業形象具有正面影響力的檔案材料應通過各種途徑對外開放。適當的進行檔案開放，既有利于企業檔案工作的發展，更有利于企業形象的樹立和宣傳。

四、服務領域要與時俱進

服務領域的創新就在于在保持原有服務領域的基礎上，拓展新的服務領域和范圍，更加廣泛深入地挖掘蘊含在檔案信息中的對企業和社會有價值的信息資源，服務于企業、服務于社會。

一是為社會服務打開一扇窗。企業在自己發展壯大的同時，也深深地影響和帶動了當地的政治、經濟、技術和人文的發展，它往往就是當地的一部發展史。所以在不違背保密和知識產權保護等相關法律法規的情況下，把一些檔案信息對社會公開或開放，為社會提供可能的服務。這是展示和宣傳企業的一個機會，它的社會效益和經濟效益是不言而喻的。在檔案信息資源開發利用方面，我們應有一種開闊的視野。事實證明，在對別人開放的同時也是在宣傳和展示自己，封閉別人的同時也封閉了自己。

二是為普通員工服務打開一扇門?？陀^地講，多年來，檔案提供利用服務對企業普通員工的大門是關閉的，大多數員工對檔案室到底保存了些什么，管了些什么，一直心存神秘。他們對企業發展變化過程及歷史的認識大多是通過一代代人的言傳來了解和理解，沒有多少人能夠有機會近距離地真實體驗和感受歷史留下的滄桑和厚重。在檔案里凝集了企業的歷史和光輝，它會成為企業廣大員工的一部非常好的教材，我們要打開這扇門，無條件地向廣大普通員工展示企業的歷史、精神和傳統文化。

三是融入企業文化建設領域。檔案不僅是企業的信息資源，同時也是企業的文化資源。當前的企業文化建設是通過挖掘和利用企業的文化實力來增強企業軟實力的過程。因此，充分發揮和運用檔案信息資源中的文化資源因素，是增強企業軟實力的手段之一。企業文化是企業有形資產的無形表現和無形資產的有形表現的總和，具體地說：有形資產通過專有知識、品牌、證書、廣告等形式表現出來，而無形資產則通過人的大腦思維定勢、特有的精神面貌、先進模范人物、新聞報道、各種成果等表現出來。企業文化資源管理創新在于正確理解企業文化的有形與無形的關系，把握好無形表現和有形表現。

總之，企業檔案事業要發展，就必須從實際出發，走創新之路，與時俱進。只有這樣才能使檔案事業充滿生機和活力，才能使檔案事業可持續發展。創新是永無止境的，也只有不斷地尋找與時代發展的結合點，企業檔案信息資源開發利用工作才能真正實現突破，適應新時期企業發展的需要。