淺談企業檔案信息化建設的實踐和認識

崔 淼 劉麗敏

（1伊春市美溪區營林處 黑龍江 伊春 153000；2伊春市美溪區蘭新所 黑龍江 伊春 153000）

隨著企業生產經營和信息化建設的快速發展，企業檔案信息化建設問題也提到了議事日程。企業檔案信息化建設是指利用現代計算機及網絡技術，對企業檔案信息資源進行管理和開發利用，為企業各項工作提供高效服務的工作過程。筆者結合本單位檔案信息化工作的實踐，談談對企業檔案信息化建設的幾點認識。

一、統籌規劃、合理構建，是企業檔案信息化建設的基礎

統籌規劃，合理構建，是指根據企業現狀，找準企業檔案信息化建設的定位，對檔案信息化建設的整體規模進行規劃，合理構建檔案信息系統模式，并結合公司生產經營發展速度和檔案工作實際進行分步實施。

1、公司檔案管理現狀分析。在檔案管理方面，近年來由于信息技術的不斷進步，一些企業已將信息技術應用于檔案管理工作。我公司的檔案業務工作目前還基本處于手工操作階段，檔案的提供利用仍在使用薄冊式檢索。20世紀90年代，公司編制了底圖檔案管理系統和文書檔案管理系統，但隨著公司生產的不斷發展，有很多地方已遠遠不能適應利用需求：在生產供圖方面，一是曬圖周轉費時費力，各用圖單位資料員需要曬圖時須先將曬圖票送到檔案館，待檔案館曬完后再來取圖，必須來館兩次才能完成曬圖工作。二是不能很好地掌握曬圖的進度和數量；在檔案信息存儲方面，隨著企業發展的多元化，企業新產品開發的步伐逐年加大，檔案、圖紙數量逐年遞增。雖然每年按照保管期限進行鑒定銷毀，但已形成積壓，檔案庫容難以承載。

2、公司檔案信息化建設定位。針對上述狀況，我公司檔案信息化建設的定位立足于建立以下3個信息系統：

（1）建立檔案管理信息系統。該系統包括文書檔案、會計檔案、產品檔案、基建檔案、設備檔案等，并根據各類檔案的特點建立數據庫，實現以全宗為單位的案卷級目錄管理，也可實現原文（圖形、圖像、文本）管理。尤其是文書檔案應實現辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理。也就是說，企業文書部門的文件確定密級及保管期限，通過公司OA網瀏覽需要的檔案信息。另外，系統還可實現檔案的統計、鑒定、銷毀、借閱、催還、編研等環節的自動化管理，真正做到網上辦公、信息共享。

（2）建立企業生產供圖管理信息系統。檔案館將所管各類底圖檔案信息全部輸入數據庫，包括向各部門分發的份數、張數等，新歸檔的底圖檔案信息可以網上直接進行接收后進入數據庫，檔案館根據各單位的職能給予權限，實現曬圖申請并直接進入系統按照圖紙的審批程序進行，系統自動形成曬圖票，檔案館負責生產供圖人員根據曬圖票的信息將閽圖和曬圖票提供給曬圖組，曬圖組進行曬印。曬圖組將曬印完成后的藍圖送交生產供圖人員，供圖人員給各在前部門發信息，通知取圖。底圖的更改和作詞以及試改確定等都可通過系統進行。這個系統對公司各部門的技術文件資料起到嚴格的控制作用，有效地避免了在文件控制方面存在的弊端。

（3）建立檔案光盤存儲系統。該系統具有很強的實用性，其功能設計完全可以依據檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習慣建立。目前，錄入手段應用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖像方式輸入到光盤中。一般AO幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達500dpi，只要幅度不大于AO，長度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標準AO圖，分辨率為300dpi，約80秒。利用計算機對光盤進行檔案數據的檢索，可在幾秒鐘之內對幾萬數據進行查詢。建立這個系統主要是為了解決檔案的占用和空間，并為今后遠程傳輸技術文件打下基礎。

二、高素質、多技能的人才資源，是實現企業檔案信息化的關鍵

1、加強檔案人員的信息化意識教育。企業應加大檔案信息化的宣傳力度，通過各種形式開展檔案管理信息化建設重要性的教育，不斷提高檔案工作者的信息化意識，使他們真正認識到開展檔案信息化建設是檔案工作向前發展和更好地為企業服務的需要，從而實現檔案工作者由傳統的的檔案實體保管員向檔案信息管理員的觀念轉變，確保檔案信息化建設的順利進行。

2、加強檔案信息技術培訓。建立檔案管理信息系統，要求檔案人員必須熟悉計算機操作知識和檔案管理信息系統的各種功能，才能確保系統的正常、平穩運行。為此，要把掌握和應用檔案信息技術、技能水平作為衡量檔案專業水平的一個重要指標納入考核范疇。并根據人員對信息技術的掌握程度，分兩個層面進行培訓：對有一定計算機應用知識的，培訓重點放在數據的規范采集、系統的正確運用及網絡知識的運用等方面；對不懂計算機操作的，應從計算機的基礎知識入手，結合系統的功能進行培訓。

3、加強檔案基礎理論和業務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識和相關業務知識。所以，要采取多種方式組織檔案人員認真學習檔案工作的有關法律法規、規章制度、管理標準，學習檔案管理學、科技檔案管理學知識，通過培訓把理論與實際工作有機結合，提高檔案人員的業務技能。

三、規范的管理標準和制度，是企業信息化建設的保障

1、電子文件管理方法的研究和制定。電子文件的管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，企業檔案部門應對電子文件管理的政策、技術、方法、標準以及系統開發等方面進行系統的研究，以適應企業檔案管理信息化建設的需求。2002年，國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出了一些檔案信息化建設標準，這些標準的制定為建立電子文件管理系統提供了基礎。我們在制定標準時一定要考慮它與紙質文件管理標準的統一性，保證檔案工作的連續性。同時，還要充分考慮標準條款的可操作性，便于實際工作。

2、借助企業信息部門的技術力量，做好相關標準的制定

檔案信息化建設要與企業信息建設同步進行，僅靠檔案部門自身的力量難以解決有關信息技術問題。與檔案信息化建設和運行密切相關的標準除了電子文件管理標準外，檔案機讀格式、電子文件檔案存儲格式、檔案管理軟件功能要求、檔案信息網絡安全等都要通過信息部門協助來完成。因此，檔案部門要向信息部門多學習、多交流，從而制定出符合本企業電子文件管理的規范制度，做到步步有章可循，件件標準規范，使企業檔案信息建設制度更規范、共享性更強、成功率更高。