試論檔案信息化建設工作

劉 玫 張榮珠

（1齊齊哈爾市住房公積金管理中心 黑龍江齊齊哈爾 161000；

2齊齊哈爾市道路運輸管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

國家檔案信息化建設已經走過了近20個年頭的發展歷程，這項事業本身是項涉及多方面、多角度的長期事業。同時，它又與檔案工作的發展、電子政務系統的建設等諸多外部因素緊密相關，從而使之更具艱巨性和復雜性。經過多年的實踐和探索，最近一個時期，各地檔案部門都在或正在準備建設覆蓋全省全區的大型檔案和電子文件管理應用系統項目。在現階段，檔案部門面臨著以往更加復雜的局面，諸如信息化項目的規模、預算、實施周期、應用的人數等諸因車都日趨增量化和復雜化。因此，檔案部門應以全新的視角審視檔案信息化建設工作所面臨的這種局面，并思考相應的解決辦法。

一、增強人文管理理念強化隊伍建設，為檔案信息化奠定事業之基

檔案信息化建設的科學發展與成功之本在于人，在于強化信息化人才隊伍的建設。從檔案部門內部而言，隊伍包括從領導到中層領導到具體工作人員的全體檔案工作者。從檔案部門外部看，分布在各個單位的廣大檔案工作者也是這支隊伍的主力軍，他們孕育著更廣泛的信息化智慧，是推動工作全面深入開展的重要力量。

（一）以人本思想為指導，開展高水平的檔案信息化培訓工作，營造良好的外部學習環境。在現階段，針對檔案信息化建設的培訓工作要突出以人為本的理念，充分考慮業務現狀、知識背景、信息化意識和年齡結構等情況，有針對性地選擇培訓的內容和手段并跟蹤培訓的效果。同時，還要在培訓的講義、講解方式、示例介紹等方面做工作。針對共性安排共同的培訓內容，針對個性采取分組和個別輔導的方式，增強檔案信息化培訓工作的科學性，實現檔案工作人員知識結構的調整和欠缺知識的快速補充。

（二）倡導檔案人員自身信息化理論知識的學習與運用。一方面，檔案人員要以跟蹤檔案信息化建設工作和與之相關的外部信息化環境變化為方式，理解什么樣的技術對檔案工作能產生什么樣的影響，哪些新技術可以為我所用，可以提高工作效率和服務效益。只有深刻理解了技術并運用得當，才能對檔案信息化工作起到積極的促進作用，也就避免出現因對技術的無知而導致的檔案管理模式發展滯后的問題；另一面檔案人員要主動接觸并運用一些信息化技術來改進自身的學習和工作方式。如通過網絡下載或查詢各種信息和資料，通過即時溝通工具和網絡論壇進行交流，對工作中形成的電子文件進行分類整理，跟蹤和應用一些電子文檔管理軟件的動態、功能等。

（三）制定檔案工作者職業發展規劃，加強對檔案信息化建設人才應有的人文關注。檔案信息化建設的核心，是建設一套能夠覆蓋檔案工作從收集整理、業務指導到檔案編研、提供利用和電子文件管理等多方面的綜合性應用系統。這就要求檔案工作者要具備信息論、系統論和管理學等多方面的知識和理論素養。因此，各級檔案部門要根據事業發展、崗位需要、個人潛力，及時地制定規劃，并結合信息化理論與宏觀管理的需要，對其提出要求。按照組織關心、個人奮斗相結合的原則，引領個人成長向著檔案事業需要的方向發展，并使其因獲得職業發展上的有效激勵而保持充分的工作積極性主動性，從而為檔案信息化建設的科學發展鍛造一支富有創新精神結構合理的人才隊伍。

二、科學合理的方法為檔案工作者開展信息化建設插上騰飛的翅膀

（一）探索和掌握一套科學合理的檔案信息化項目管理方法的必要性。檔案信息化建設要建立的“檔案綜合管理應用系統”是電子政務工程建設的重要組成，也是支撐整個檔案信息化工作開展的基礎和平臺。如果從各級檔案部門的視角來審視整個信息化建設的工程前景，它將是一個以省、市、縣（區）級檔案部門為核心節點，橫向跨多個黨政機關企事業單位檔案室，縱向從省、市、縣（區），一直延伸到社區（鄉鎮）的四級檔案部門的綜合檔案信息網絡平臺，形成一個以省為單元的超級檔案信息資源中心。如果上升到國家層面，則這一網絡平臺，最高級層面是“中央檔案館”、中級層面是“省級檔案館”；次級層面“地市級檔案館”；低級層由是“區（縣）級檔案館”；最低級層面是“社區（鎮）級檔案館室”。這樣一個龐大的檔案管理應用系統的建設，將包括上千個市級和專業檔案館的應用系統子項目。因此，在整個檔案信息化建設過程中，每一個子項目的具體建設一定要從項目的需求調研、可行性分析開始到項目的選型、項目的實施建設，直至建成后的維護運行等多個環節，逐一遵照科學合理的方法來組織協調各環節的工作，只有這樣才能保證整個項目可持續地發展。

（二）建立完備的適合檔案信息化項目的管理方法。可以學習借鑒建筑工程方面的項目管理經驗，以及水利市政建設工程等從項目立項直至項目竣工驗收都有可供借鑒的。從信息化項目的角度，可以借鑒企業信息化項目建設的成熟經驗，包括需求分析方法、項目建設過程中的團隊管理、溝通管理、進度管理風險控制等等。學習和借鑒相關行業或相鄰行業的管理辦法為我所用，體現的是一種學以致用，資源共享的理念和思路，是避免走彎路快速提升自身能力的良好的辦法。做好信息化項目的文檔管理，作為檔案部門應該具有自身獨到的優勢，應該以更高的標準去做好它。這些文檔是對整個系統實施過程的全面記錄，是項目驗收的重要依據，對保證系統的穩定運行維護和后續的升級改造等具有至關重要的作用。

（三）加強檔案信息化項目應用效果的評估。檔案信息化建設應用效果的評估包含“質”和“量”兩個方面。在對檔案館內部工作范圍的情況下，主要是看對檔案館日常工作的開展減少了多少工作環節，提高了多少效率。包括檔案目錄的檢索、對實體檔案的保護、調卷的效率、編研工作的周期、檔案被利用后直接或間接產生的經濟和社全效益等。在面向廣大社會公眾方面，所謂“質”，就是從社會公眾日常工作生活學習等方面出發，充分考慮利用檔案信息的范圍和內容，對檔案信息進行合理的組織，提供高質量的檔案信息內容。所謂量，一是信息總量，二是訪問量。前者決定檔案信息資源建設的深度和廣度，后者決定于信息資源本身的價值和應用系統的易用性和人性化程度。檔案信息門戶網站呈現電子文件、新聞目錄時，在分類方面做得不夠好。通常的做法是顯示總共有多少條、多少頁。那么，利用人員就需要逐頁檢索并在上千條目錄中，找到自己所需要的文件或新聞信息，從而影響廣大社會公眾的操作和使用。針對這種情況，可以通過設置不同的專題，輔助以多級分類等手段，使利用者快速的定位并逐步縮小范圍，定位所要的文件、新聞目錄。以此提高對檔案信息的組織質量也相應地提高了檔案信息的訪問量。