淺談突發公共衛生事件檔案的管理

朱 靜張曉梅

（1牡丹江市疾病預防控制中心；2牡丹江市中心血站 黑龍江 牡丹江 157020）

公共衛生問題是一項重大的社會問題，關系到人群整體健康水平和生活質量，突發公共衛生事件則直接關系到公眾的健康、經濟的發展和社會的安定，并日益成為社會普遍關注的熱點問題。國務院公布施行《突發公共衛生事件應急條例》，標志著我國公共衛生事件應急處理工作納入了法制軌道。在構建突發公共衛生事件應急體系中，疾控機構的地位和作用至關重要，由此而形成的大量文件材料是疾控人防制突發公共衛生事件的真實記錄，對于今后工作查考、研究、經驗借鑒具有十分重要價值，是提高預防控制體系整體效益的重要基礎。為此，本人就疾控機構突發公共衛生事件檔案的應急管理提出如下建議：

一、確立保障體系

1、統一領導，統一指揮

突發事件有全國性和區域性之分，必須在各級政府的統一領導、統一指揮下開展檔案的應急管理工作。要根據突發事件的性質和級別實行分級負責，以加大指揮力度，取得各級各類人員的支持，利于檔案的收集。

2、納入規劃與質量管理體系

要把檔案管理納入突發公共衛生事件管理預案和質量管理內容，定期檢查。一旦發生突發事件，檔案部門要積極主動做出反應，立即采取措施密切配合有關專業技術部門，防止檔案遺失。

3、建立健全規章制度，確保檔案安全

處理突發事件工作中形成的原始材料，具有較高的參考、應用價值，也是日后查找的重要參考資料，其安全尤為重要。為此，必須有一套完整、健全的行之有效的制度做保證，并且檔案部門要指定專人管理、業務部門由兼職檔案員收集整理，以保持檔案原貌，確保檔案的完整與安全。。

4、建立應急隊伍，承擔突發公共衛生事件形成文件材料的收集工作

應急隊伍成員由流行病、消毒、檢驗、健康教育、信息綜合等相關專業技術人員組成，分別負責收集本部門在應急處理突發公共衛生事件工作中形成的文件材料，便于及時將本部門形成的有價值的文件材料移交至檔案部門，更重要的是可提升檔案的質量。

二、明確歸檔范圍

為做好突發公共衛生事件中檔案的應急管理工作，檔案部門要有充分的思想準備，制定相應的應對突發事件的檔案管理工作方案，明確歸檔范圍，以隨時準備應對突發事件的發生。根據對我單位預防非典、甲流工作文件材料的收集、整理工作經驗，本人認為疾控機構在突發公共衛生事件中檔案的歸檔范圍有如下內容：

1、各級黨委和政府在處理突發公共衛生事件中的重大決策、預案、監測方案、會議材料；

2、各級黨委和政府在處理突發公共衛生事件中的講話、指示；

3、本單位及下級單位建立突發公共衛生事件應急機構文件材料；

4、疫情信息，包括流調報告、病例報告表、個案統計表等；

5、針對突發公共衛生事件所采取的措施；

6、電子傳輸文件材料；

7、進行健康教育咨詢、人員培訓情況；

8、本單位印發的宣傳材料，新聞媒體刊登的本單位的宣傳稿件；

9、防制突發公共衛生事件先進人物和先進事跡情況；

10、防制突發公共衛生事件形成的聲像材料；

11、藥品、器械、物資調配、儲備情況。

三、堅持收集原則

檔案部門所要保存的是未來防制突發公共衛生事件發生具有重要參考價值的、為業務部門提供利用的文件材料，因此在收集工作中必須遵循系統性和實用性原則，這是健全檔案體系的必要前提，也是提升檔案質量的必要保證。

1、堅持系統性原則

在文件材料的收集方面，要有宏觀控制，嚴格把關，嚴格篩選，既有所側重，又要把各種類型、各種載體的文件材料收集齊全，形成完整的突發公共衛生事件檔案體系，保證突發公共衛生事件檔案的全面、系統、完整。

2、堅持實用性原則

檔案部門保管的檔案要為用所藏，既能滿足業務部門利用者的要求，又體現高效益、低成本。由于突發公共衛生事件產生的文件材料集中而繁多，為此在收集過程中不能不加選擇的全部收集，要將重復的、信息含量小的、無利用價值的進行鑒定，處理好質量和數量的關系，減少人力和物力上的壓力，降低檔案在收集和保管上的成本。

四、強化師資培訓

預計突發事件將出現或出現之后，檔案部門要適時開展檔案專業知識培訓工作，提高業務部門專業技術人員的檔案專業知識，充分發揮專、兼職檔案人員的作用，尤其是應急隊伍的作用，使檔案應急管理的各項措施落到實處。

1、對專職檔案人員除強化檔案專業知識外，還要進行突發公共衛生事件相關知識培訓，如省、市疾控部門舉辦的應對突發事件的培訓班等，提高檔案人員專業知識的認知能力，以利于掌握文件材料的歸檔范圍及進行業務指導。

2、對兼職檔案人員要繼續加強檔案專業知識培訓，提高檔案專業知識水平，發揮其在本部門檔案管理工作中的作用。

3、對檔案管理應急隊伍的培訓是突發公共衛生事件檔案管理的一項重要工作，由于他們既承擔著突發公共衛生事件的防控工作，又擔負文件材料收集的重任，所以他們在突發公共衛生事件檔案應急管理中起著舉足輕重的作用。為此，必須有針對性地、多次地培訓，并且培訓內容要通俗易懂，可操作性強，做到集中培訓和個別指導相結合，保證其在檔案收集工作中不出現丟失、遺留現象。

五、進行業務指導

突發公共衛生事件發生后，檔案部門要積極配合有關科室工作，主動開展服務，做好對相關文件材料收集、歸檔工作的業務指導，并根據需要，協助做好檔案材料的整理工作，確保防制突發公共衛生事件檔案材料的完整、系統。

1、深入各相關專業技術部門，明確責任人，將收集工作任務落到實處。

2、有條件的可深入現場，了解形成文件材料的具體內容，以及時調整歸檔范圍，做好收集工作。

3、快速查找、編輯與突發公共衛生事件相關文件材料，及時送達有關部門提供利用。

4、突發公共衛生事件解除后，及時到業務部門檢查文件材料的收集、整理、移交情況，針對存在問題提出指導性建議，使檔案達到標準化、規范化，并保證突發公共衛生事件文件材料的齊全、完整。

綜上所述，檔案部門要充分認識突發公共衛生事件檔案的重要性，要認真做好突發公共衛生事件檔案管理的應急準備，制定相應的應對突發事件的檔案管理工作方案，做好宣傳、培訓、指導和檢查工作，隨時準備應對突發事件的發生，維護疾控機構在突發公共衛生事件中形成的檔案的完整與安全，保證檔案在未來的突發公共衛生事件中的有效利用。

[1]《突發公共衛生事件應急條例》

[2]《牡丹江市突發公共衛生事件應急處理指導原則》

[3]《牡丹江市疾病預防控制中心救災防病技術指導原則》