電算化會計檔案管理

仲崇杉 張淑娟

（1.杜爾伯特蒙古族自治縣敖林鄉 黑龍江 大慶 166200；2.大慶市中醫醫院 黑龍江 大慶 163111）

一、會計電算化系統檔案管理制度的主要內容

會計電算化系統的檔案包括存儲在計算機硬盤中的軟件和會計數據以及存放在其他磁性介質或光盤中的軟件和會計數據、計算機打印出來的書面形式的會計數據、系統開發運行中的全套文檔資料。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據。

會計電算化系統檔案是會計電算化工作的產物，是會計電算化工作的客觀表現，是經濟活動的歷史資料和為管理服務的數據。為了保證會計電算化系統連續有效地運行，保證會計電算化系統內數據的安全完整，必須加強會計電算化系統檔案管理的工作。電算化會計系統檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。會計電算化系統檔案管理的主要任務是搜集整理應入檔的軟件資料和會計資料、保管和利用好這些資料、按照保管期限有效地保存這些資料。對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應至少準備雙份，存放在兩個不同地點。

二、會計數據檔案管理

建立會計電算化數據檔案是會計檔案的重要組成部分和分支。實現會計電算化以后，會計數據檔案分為書面檔案和此行介質檔案。前者包括附有合法的原始憑證的記賬憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，主要作用是作為合法的會計數據檔案保管和供查閱。后者包括采用磁盤、磁帶或激光盤儲存的會計數據文件及數據庫結構等，主要作用是供企業內部信息系統及會計信息系統的數據共享和進行會計管理等之用。

三、會計電算化數據檔案幾個特點

1.隱形化

前者是隱形的即磁介質化的，后者是顯形的即筆墨紙張手工記錄的。

2.體積小

會計電算化數據檔案只需要占用極小的空間，相比之下，傳統會計檔案占用的空間要大得多。因此，前者保管和移動方便，后者保管移動不便。

3.查閱省時

查閱會計電算化檔案只須按有關指令操作，即可在屏幕顯示，或輸出打印，占用時間少，效率高；查閱傳統會計檔案需翻閱大量書面材料，費時費力才能查出，占用時間多，效率低。

4.深加工方便快捷

當需要對會計數據檔案進行會計預測、計劃、核算和分析等數據深加工處理時，可直接利用計算機調用會計電算化數據檔案的各類文件，不需要重新輸入，節省人力、物力、時間。如使用手工會計檔案就不得不重新書寫，相對而言，重復工作量極大，效率極低。

不足之處主要是會計電算化數據檔案必須借助計算機等專用設備才能閱讀，并且由于磁性介質自身的不穩定性，需要專門建立和執行相應的保管和備份制度。否則可能發生損壞或丟失。根據有關規定，計算機替代手工記賬單位的會計核算資料的生成和管理，即會計電算化數據檔案管理的內容，不僅包括磁性介質或其他介質的有關文件，而且也包括通過計算機所生成和打印出的各類有關會計資料。

四、會計電算化檔案管理內容

1.會計憑證

采用計算機替代手工編制記賬憑證的企事業單位，應將審核無誤的機制記賬憑證連同所附的原始憑證，按照機制記賬憑證編號順序，按期整理裝訂成冊，并根據加具封面的格式要求，認真填寫蓋章，并責成會計電算化檔案員保管。

2.會計賬簿

按照會計電算化檔案管理規定要求，機制會計賬簿與手工記錄的會計賬簿，其種類、格式和記錄內容完全相同，有所區別之處是：按照《會計人員工作規則》有關“登記會計賬簿”的要求，“現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式，不得用銀行對賬單或其他方法代替日記賬”。就是說，現金日記賬和銀行存款日記賬的活頁式賬本不能作為會計檔案保管；而會計電算化檔案管理對任何會計賬簿不強調是否訂本式，只要符合會計賬簿其他規則，即可作為會計電算化檔案保管。

五、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度

實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

六、小結

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

【1】韓英杰 電算化的會計檔案如何保管 【J】農村財務會計2005（3）

【2】溫桂珍淺析電算化會計檔案管理【J】云南檔案2009（11）