學校人事檔案的智能化管理探析

曹 艷

（黑龍江生物科技職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

學校人事檔案的智能化管理探析

曹 艷

（黑龍江生物科技職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

本文主要分析了學校人事檔案管理的智能化的發展、功能設計及智能化軟件應用。[關鍵詞]學校人事檔案 智能化管理探析

人事檔案的智能化管理主要包括館舍實體的智能化和檔案管理的智能化。檔案管理的智能化又分為實體管理智能化和信息管理智能化，其中以信息管理智能化為核心，集中體現為人事檔案信息的智能檢索，只要是通過計算機在人事檔案信息管理中的應用，建立人事檔案信息數據庫，充分發揮計算機在人事檔案信息處理上的多項功能來完成檔案信息的建立和維護、檔案信息的查詢、檔案信息的輸出等工作，做到人事檔案信息資源的優化利用。

1.學校人事檔案管理中的智能化發展

隨著計算機技術的發展和應用，學校人事檔案信息計算機管理也日漸普及。計算機在信息處理方面的強大功能，為學校人事檔案的自動化管理提供了有效的技術手段。從檔案的實體管理到信息管理中計算機的應用，從學校數字檔案館的建設到檔案信息管理系統設計，無不體現出計算機在學校人事檔案的智能化管理中已占有舉足輕重的地位。

1.1 學校數字人事檔案館的建設

數字人事檔案館的建設是實現學校人事檔案智能化管理所邁出的重要一步，其重點是在館舍實體管理中實現計算機的普及、應用和計算機網絡建設，聯通因特網、館合內局域網等，基本實現館舍實體管理的智能化，以作為學校人事檔案實體管理和信息管理智能化的基礎。目前，我國在學校數字人事檔案館的實踐建設方面所作出的努力遠遠不夠，應該說學校數字人事檔案館的建設處于起步階段，還需作出巨大努力。

1.2 學校人事檔案存放位置索引數字化

學校數字化的人事檔案存放位置索引是實現學校人事檔案實體管理智能化的集中體現。它是對所存放人事檔案的具體情況而編制的一種數字化的圖標式典藏性檔案檢索工具，當然要以原有庫房和存放人事檔案的設備（柜、架、箱）編號為前提條件。數字化的人事檔案存放位置索引，主要協助管理人員切實掌握人事檔案的存放情況，準確迅速地查找所需要的人事檔案材料，以縮短利用者對人事檔案原件利用的檢索時間。

1.3 學校人事檔案信息管理系統軟件設計

針對學校人事檔案信息管理的智能化，學校人事檔案信息管理系統軟件應運而生。作為整個學校人事檔案智能化管理的核心，學校人事檔案信息管理智能化，主要體現為利用者對人事檔案信息的智能檢索。學校人事檔案信息管理系統軟件設計的指導思想和所具備的功能必須立足于更簡便、更迅速、更全面的智能檢索。

2.學校人事檔案信息管理系統的功能設計

不管學校人事檔案信息管理系統在實際管理中達到了一個怎樣的水平，學校人事檔案信息管理系統的設計都必須遵循以下設計思想：根據學校人事檔案信息管理的要求并考慮通用性，要求檔案內容包含多個項目；對檔案信息能方便地完成建立，并易于維護、修改、刪除、增加，以適應檔案內容隨時可能發生的變化要求；能方便地查詢和打印某個人員的所有檔案資料；要有安全保護措施。根據需要，能夠進行密碼設置和權限設置，以防學校人事檔案信息的流失及失真等。當操作錯誤或沒有查詢到記錄時，給出提示，保證系統的正常運行；整個系統均為漢字表示，方便操作；為了處理好學校人事檔案信息的安全使用和在wWw方式下實現信息的訪問和共享二者之間的關系，系統整體設計應分為內部檔案信息管理系統和對外檔案信息交流管理系統等。

根據以上設計思想設計出來的學校人事檔案信息管理系統，無疑具備以下功能：

首先，對于學校內部檔案信息管理系統，具備主畫面模塊和功能模塊。主畫面模塊用來完成人員檔案管理系統的數據錄入、修改和功能設置。整個程序的工作是在主頁面模塊的控制下，根據用戶的要求，選擇不同的功能模塊來完成對數據庫指定的操作。功能模塊包括：檔案輸入模塊：主要實現人員檔案情息的錄入，其中包括個人照片的掃描錄入；更新操作模塊：主要包括對錄入的信息數據進行修改、刪除、添加等操作；檔案查詢模塊：應該設計為可以按照姓名、身份證號碼、部門、電話和任意條件查詢個人或一部分人的情況；檔案統計模塊：包括統計文化程度、技術職務、政治面貌、年齡、工資等個人檔案信息；檔案輸出模塊：可以輸出個人檔案、全體檔案、人事卡片、單位名冊、團員名冊等到屏幕或打印機上；其他操作模塊：包括修墳密碼、設置權限、初始化、打印預覽、打印等；退出系統模塊：可以存儲推出或直接退出。

其次，對于對外檔案信息交流管理系統，是以個人人事檔案信息組合而成的人事檔案信息資源為基礎，以Internet網為窗口，有選擇性的對整合的資源進行提供利用，以滿足在www方式下不同用戶的信息訪問，實現人事檔案信息資源的共享。

3.學校人事檔案信息管理系統軟件應用

目前，市面上的有些學校人事檔案信息管理系統軟件已經具備了甚至可以說已經遵循了上述設計思想，人事檔案信息管理系統軟件開發利用技術的日益完善無疑將大大推進學校人事檔案信息管理智能化的發展。現在重點介紹市面上比較符合實際使用需求的二種人事檔案信息管理軟件，以供各學校開展人事檔案信息管理時進行比較選擇使用。

3.1 通用人事檔案管理軟件1.0

軟件大小：1469KB

軟件語言：簡體中文

軟件類別：國產軟件／試用階行政管理

遠行環境：Win9x／Me／NT／2000／xP

開發商：未知

軟件介紹：綠色軟件不需安裝，（整個系統只有三個文件.可隨身攜帶），市面上唯一支持可自行根據學校需要修改檔案項目的軟件，可記錄調級記錄、獎懲記錄、工作經歷、請假記錄。檔案花名冊可自行進行非常靈活的設置 （項目，寬度）。部門可設無限級，不同于一般人事軟件的只能設置大部門和分部門兩個級別，可按學歷、級別統計，統計結果用柱狀圖顯示，可按時間范圍統計人員流動情況，可根據企業實際需要進行定制開發。

3.2 求索人事檔案管理系統V1.9

文件大小：1939KB

軟件語言：簡體中文

軟件類別：國產軟件／共享版／行政管理

運行環境：W ln9x／NT／2000／xP

開發商：未知

軟件介紹：本系統適用于各學校進行人事檔案管理。內容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統計、報表、導出Excel、打印輸出等，操作簡便、功能卓越，是學校人事檔案管理人員的得力助手。該系統具有以下幾個顯著特點：

3.2.1 主界面采用樹型分類結構，可切換列表、卡片兩種顯示模式.操作方便、直觀易用。

3.2.2 基于HR理念設計，集成基本資料、就職資料、學歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡。

3.2.3 靈活的基本信息設置，用戶可以自定義部門、職務、職稱等多種信息，實用性更強，支持多級部門劃分，滿足集團化企業需要。

3.2.4 強大的查詢系統，兩種普通查詢方式，快速定位所需信息，并且獨創一種智能模糊查詢方式，可按任意條件進行查詢、排序，并可自定義打印項目輸出報表. 或導出為ExcEL或文本文檔。

3.2.5 規范的人事調動管理，全程記錄和管理員工的人事變動信息，包括員工調動、離職、復職，并可實時查詢所有變動情況及其原始檔案資料。

3.2.6 強大的統計分析功能，可按任意部門、工齡、職務、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進行各種統計分析等，統計方式多達數十種，統計結果以三種圖形方式直觀顯示并可作為圖片文件進行保存。

3.2.7 多種輔助功能：日常記事、通訊錄、會議記錄等附加工具等會結你的工作帶來諸多的便利。在長時期內，人事檔案的手工管理仍將占主導地位，發探著重要作用，因為實現人事檔案的智能化管理即電子計算機網絡化管理是手工管理的延伸，它必須有良好的手工管理作為支持。人事檔案管理智能化必須以良好的基礎工作為前提，要做好收集、鑒定、整理、保管、統計、傳遞等工作。此外，要實現人事檔案的智能化管理還必須取得相關技術支持。如果手工基礎工作沒有做好，技術支持跟不上，就談不上管理智能化，要實現人事檔案情息資源的共享也就成了一句空話。

[1]劉忠先人事檔案微機化管理系統的開發[J].齊魯石油化工2000（1）.