淺析電子文件的歸檔工作

孫海霞，鄒 敏

（1.黑龍江省農(nóng)墾總局北安分局 黑龍江 北安 164000；2.黑龍江省龍鎮(zhèn)農(nóng)場 黑龍江 五大連池 164135）

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)走進不斷進步，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，具有紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)勢，幾乎已經(jīng)滲透到了社會活動的所有方面，大大提高了人們的工作效率。在大量電子文件產(chǎn)生的同時，也給檔案工作提出了新的課題，即如何推進電子文件的歸檔管理？解決這個問題如果只是簡單地沿用原有的紙質(zhì)檔案的管理理念和管理方法，已不能完全適用于電子文件歸檔和管理的需要，筆者就電子文件的歸檔工作談些粗淺認識，與大家共同探討商榷。

一、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料、紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5.檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

二、電子文件的特征

1.電子文件、電子檔案具有虛擬實在性。電子文件、電子檔案是數(shù)字化信息的產(chǎn)物，給人們帶來了全新的挑戰(zhàn)，當(dāng)計算機接受輸入的信息，計算機會將信息轉(zhuǎn)換為二進制代碼存在，文字、圖象都是由數(shù)字編碼形成的，只有當(dāng)需要將文件輸入、輸出時才會出現(xiàn)不同的文字、圖象。

2.電子文件、電子檔案具有對設(shè)備的依賴性。電子文件、電子檔案的形成及各種處理均是在計算機等設(shè)備的支持下完成的，不同的軟、硬件環(huán)境形成的電子文件、電子檔案等載體難以互換，對設(shè)備的依賴是絕對的。

3.電子文件、電子檔案具有可塑性，又稱易更改性。這是與紙質(zhì)文件相比較存在的又一重要的特點，電子文件、電子檔案一方面為我們編輯、修改文件提供了非常便利的條件，另一方面也存在難以保存文件的原始性、真實性、憑據(jù)性。

電子文件的收集、積累、整理是為了電子文件歸檔做準(zhǔn)備，在制作時檔案管理人員要及時進行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，收集電子文件形成的背景材料，文種、標(biāo)題、密級、時限合乎發(fā)送的范圍，制作文件使用的軟件、版本，積累文件的歷次修改標(biāo)記及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的記錄。每份文件都要在電子文件登記表內(nèi)登記，及時制作備份，并根據(jù)文件的內(nèi)容、保管期限、密級等因素對文件相對集中整理，以確保文件的真實性、安全性、完整性。清華大學(xué)宣傳部從八十年代初將報道學(xué)校工作情況的剪報整理作為資料歸檔。近年又在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)中設(shè)置了“報刊信息”專欄，隨時輸入各報刊登載我校情況文章的標(biāo)題及摘要，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)饺＃V大師生員工共享。1998年，經(jīng)與檔案館反復(fù)研究后，進一步完善了上網(wǎng)的報刊信息，加注了刊登文章的詳細出處，相當(dāng)于索引，并將上網(wǎng)報刊信息及索引制成硬拷貝，與相應(yīng)的電子文件一并歸檔，簡化了紙質(zhì)剪報的剪裁、粘貼和整理工作。經(jīng)如此辦理，一般查詢可利用電子檔案，快捷方便，需查用全文時可借助電子檔案所提供的報刊索引到圖書館查閱，萬一電子檔案被損壞，相應(yīng)的紙制裁檔案還保存完好。

三、電子文件應(yīng)遵循的步驟

1.電子文件形成、簽署、審批；

2.收集積累；

3.編制目錄；

4.整理需歸檔的電子文件；

5.編制歸檔說明；

6.存入磁、光介質(zhì)（包括壓縮歸檔方式）；

7.復(fù)制備份；

8.確定載體標(biāo)識。

四、電子文件的存儲

電子文件的存儲介質(zhì)大都是磁性載體，其物理壽命較短，再加上計算機日新月異，變化急快，這對于電子文件的保護的技術(shù)提出了更高的要求。除加強電子文件管理中保護環(huán)節(jié)的制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，應(yīng)嚴格科學(xué)化的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。還需要做好以下幾方面的工作：

首先，必須要協(xié)調(diào)好檔案室和電子文件形成者之間的關(guān)系，才可突顯出電子文件歸檔帶來的幾大優(yōu)點：一是歸檔方式操作簡單。紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔，主要依靠各部門的平時收集整理。電子文件的歸檔，只需電子文件形成者在各自的辦公室里，點擊鼠標(biāo)就可完成。二是歸檔時間可隨時調(diào)整。紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔一般每年6月進行一次性歸檔，給檔案室造成工作量過于集中的問題。實行電子文件隨時歸檔的制度，可有效地確保電子文件的齊全、完整、真實，還可以避免檔案室的工作量過于集中在某一時段，緩解檔案人員的工作壓力。

其次，是對載體的保護，要嚴格遵循現(xiàn)有的電子文件載體保管規(guī)范要求，確保載體完好，每套載體都要檢驗是否清潔，有無劃痕，有無病毒。電子文件庫環(huán)境應(yīng)保持在14℃～24℃之間，相對溫度保護在45%～60%之間。

第三，是做好電子文件載體的日常維護和防寫處理，定期復(fù)制電子文件，載體應(yīng)直立存放，做到防塵，防變形，存放時要遠離強磁場，并遠離有害氣體。

第四，定期對文件進行抽樣和機讀檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復(fù)措施。當(dāng)設(shè)備環(huán)境變化時，應(yīng)確定庫存載體與新設(shè)備是否兼容，如不兼容，應(yīng)做好電子文件、電子檔案的載體的轉(zhuǎn)換工作。

第五，電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的，隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

電子文件、電子檔案是辦公自動化的產(chǎn)物，從根本上講是科技發(fā)展的結(jié)果，電子文件、電子檔案保管技術(shù)難題必須依靠科技發(fā)展才能從根本上得以解決，應(yīng)加強與專業(yè)技術(shù)機構(gòu)之間的合作，充分利用現(xiàn)有電子技術(shù)資源和文件管理方面的智力資源，使電子文件、電子檔案管理更加科學(xué)、有效。