知識管理視角下的企業(yè)檔案信息化發(fā)展研究

范桂紅

（黑龍江大學 黑龍江 哈爾濱 150080）

隨著檔案工作的發(fā)展，企業(yè)知識管理是企業(yè)管理理論發(fā)展的新階段，其核心是將知識資源的知識資本作為企業(yè)管理的基礎與核心，企業(yè)知識管理的基礎是企業(yè)信息化管理。知識管理的任務就是要管理好智力資本，運用集體的智慧，提高企業(yè)應變和創(chuàng)新的能力。企業(yè)檔案要發(fā)揮其作為智力資本的作用，這就要求我們不斷將企業(yè)中的“隱性知識”轉化為“顯性知識”，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展服務，在企業(yè)檔案信息化的背景下應用知識管理方式，這就是企業(yè)檔案知識管理所要達到的目標之一。

一、信息化背景下的企業(yè)知識管理

企業(yè)信息化是為了改善企業(yè)的運營效率,提高企業(yè)對知識的依賴程度,增強企業(yè)的競爭力。因此,以信息化為基礎的企業(yè)知識管理,就是企業(yè)或組織將存放在文件中,或者存放在員工頭腦中的知識和技能收集起來,加以組織、整理和分類后,存放在基于計算機的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。然后，通過信息技術、計算機網絡和通信技術，提高信息和知識的存儲、查詢、更新和交互的能力,將這些知識、技能和信息傳遞到能幫助企業(yè)實現(xiàn)最大產出的地方。

二、知識管理背景下的企業(yè)信息化的發(fā)展

大力加強企業(yè)檔案信息化建設，是發(fā)展生產力的現(xiàn)實需要，是提高企業(yè)競爭力的重要舉措。企業(yè)信息按其來源可分為內部信息和外部信息兩大類，企業(yè)內部信息是指企業(yè)內部產生的各種信息，它反映企業(yè)目前的基本狀況和企業(yè)經濟活動的信息。企業(yè)外部信息是指企業(yè)以外產生但與企業(yè)運行環(huán)境相關的各種信息。其主要職能是企業(yè)經營決策時作為分析企業(yè)外部條件的依據(jù)，尤其是在確定企業(yè)中長期戰(zhàn)略目標和計劃時起著重要作用。

1.企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化適應知識經濟時代發(fā)展的要求。在企業(yè)的經營過程中,企業(yè)需要借助于檔案信息化的手段,來為知識管理提供技術和資源方面的強有力支持。可以說,企業(yè)檔案信息化建設在企業(yè)知識管理實施過程中發(fā)揮了不可替代的中介作用,它不僅幫助企業(yè)認識了知識管理的內容和對象,同時,它也為企業(yè)知識管理的實施提供了有效的技術支持和實踐手段,從而成為企業(yè)知識管理理論與知識管理實踐之間有效溝通的紐帶。

2.企業(yè)檔案信息化為知識管理提供技術上的可能性。企業(yè)知識管理的發(fā)展與信息技術之間存在千絲萬縷的聯(lián)系,許多企業(yè)在以信息技術為依托的信息管理方面已經起步,取得了一定的成績,并獲得了一些寶貴經驗。因此,開展基于企業(yè)檔案信息化的知識管理實現(xiàn)模式研究,將對解決以上問題具有重要的作用。

3.企業(yè)信息化建設為知識管理建設確定時機。企業(yè)的知識資源一般分為數(shù)據(jù)、信息、知識和智力四種基本類型,相應的企業(yè)知識資源的管理也可劃分為數(shù)據(jù)管理、信息管理、知識管理和智力資源管理四個階段。在不同的階段,知識資源的管理對企業(yè)檔案信息化基礎設施的要求也不相同,這樣,我們根據(jù)企業(yè)檔案信息化發(fā)展的不同程度,即可確定當前企業(yè)信息化狀況適合于何種知識資源的管理階段。

4.企業(yè)檔案信息化轉化為企業(yè)信息知識化。企業(yè)知識管理是一種管理模式，也是一個過程。知識管理的基礎是企業(yè)信息化，檔案知識化管理也需要對信息內容實施信息化，借助企業(yè)網絡實現(xiàn)知識的有效傳遞與共享。隨著現(xiàn)代信息技術的普及與應用，企業(yè)信息化是其發(fā)展進程中不可逆轉的趨勢。檔案部門應在觀念、人才、基礎工作等方面做好信息化準備，趁勢推動檔案工作信息化的進程。

就知識與信息關系看，知識應是知識化的信息，信息只有知識化才能實施管理。信息知識化的主要含義：一是指在企業(yè)信息化的進程中有大量電子文件產生，如何使有保存價值的電子文件檔案化、知識化；二是指如何捕捉企業(yè)經營活動中產生的非文獻記錄的知識與信息，特別是如何挖掘企業(yè)的隱性知識，并及時將其顯性化、檔案化、知識化。按知識管理的要求，檔案部門應認真研究信息知識化的途徑、對策。

三、知識管理對企業(yè)開展檔案工作的策略分析

企業(yè)檔案是企業(yè)內部寶貴的顯性知識，企業(yè)在日常管理中應該給予足夠的重視。知識管理在強調顯性知識管理的同時，也注重對隱性知識的挖掘，企業(yè)檔案中蘊涵著大量企業(yè)無形資產，知識管理時代的企業(yè)檔案部門除負責企業(yè)顯性檔案知識資源的歸檔、整理與保管外，另一個重要的時代使命是從顯性檔案知識資源以及企業(yè)人員腦海中挖掘出隱性知識，并及時歸檔，為企業(yè)的經營、管理、決策服務。

1.企業(yè)檔案部門要注意檔案實體的安全管理與責任管理。任何時候，檔案實體的安全與責任管理都是企業(yè)檔案工作開展的基礎，只有穩(wěn)固這個基礎，才能以不變應萬變。隨著企業(yè)管理環(huán)境的變化，創(chuàng)新和智力資產已經成為企業(yè)搶占市場制高點的核心武器，企業(yè)更加重視智力資產的保護和更新。在這種形勢下，企業(yè)檔案實體保管要準備好幾個轉型：首先及時順應企業(yè)管理環(huán)境的變化，完成工作目標的轉型，從原來管理和服務的目標轉移到創(chuàng)新目標上來，在充分利用固有知識資源優(yōu)勢的同時，不斷進行資源的更新和補充；

2.適應自身變化，完成工作重點的轉型。知識經濟時代，企業(yè)檔案內容呈多元化特點，需要管重點也發(fā)生了轉移，如傳統(tǒng)紙質文件向電子文件轉移，普通文件向技術文件轉移，隨著企業(yè)的改制，還出現(xiàn)了資產評估文件等，企業(yè)在管理過程中也必須完成工作重點的轉移。

3.要挖掘顯性檔案知識資源及企業(yè)人員腦海中的隱性知識。企業(yè)顯性檔案知識資源中仍大有文章可作，檔案部門應充分挖掘其中的隱性知識并及時歸檔。人是知識的重要載體，企業(yè)在知識管理時代必須建立吸引人才、留住人才的長效機制，同時還要充分利用員工頭腦中的經驗知識，擴大知識共享的范圍。而企業(yè)檔案部門則應與企業(yè)員工保持密切的交流與聯(lián)系，共享知識，并及時進行知識歸檔。

四、檔案工作者在企業(yè)檔案信息化中引入知識管理模式的作用

檔案知識管理的關鍵因素是人才。而就檔案工作而言就是檔案工作者。檔案知識管理建設，是對傳統(tǒng)檔案中的檔案進行篩選，找出信息含量參數(shù)高的檔案，用現(xiàn)代電子技術進行管理?，F(xiàn)代社會產生的檔案，伴隨著電子文件和新型載體文件的出現(xiàn)，從內容和形式上都比以前大大復雜化。而要求檔案工作人員的專業(yè)結構發(fā)生變化。一方面，要求大量信息處理人員，信息分析研究人員，計算機軟件、硬件人才，網絡環(huán)境與運行維護人員，產生信息服務人員;另一方面，要求檔案工作人員自身業(yè)務知識的不斷補充與更新。因此，現(xiàn)代化的檔案工作者僅僅具有合理的知識結構是不夠的，還需要具備一定的信息分析和處理能力，特別是現(xiàn)代信息技術的使用能力、信息獲取、信息加工處理能力，只有這樣才能實施和勝任數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案信息管理工作。企業(yè)檔案工作在有效使用知識管理模式時可以使企業(yè)的檔案信息有效的轉化為企業(yè)信息知識，這樣可以使企業(yè)的信息得到充分的利用，為企業(yè)的經濟發(fā)展服務。所以檔案工作者只有通過自身的努力，提高自身的素質，才能適應檔案知識管理的要求，為檔案管理的發(fā)展做出貢獻。

總之，將企業(yè)檔案信息化工作納入企業(yè)知識管理系統(tǒng)中去，這是適應知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案信息化工作發(fā)展的實踐舉措。企業(yè)管理環(huán)境的變化給企業(yè)檔案工作帶來了很多新鮮元素，同時也迫使企業(yè)檔案工作面臨著很多前所未有的新問題。因此，檔案工作者應該在今后的實踐工作中，把檔案信息化建設的理念逐步運用到企業(yè)管理中去，是檔案在企業(yè)追求經濟利益最大時發(fā)揮應有的作用。

[1]郭平.知識管理與檔案工作發(fā)展的幾點思考[J].陜西檔案，2007，(03).

[2]于元元.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究，2007，(02).

[3]王喜燕.知識管理與檔案管理[J].檔案天地，2004，(04).

[4]宗培嶺.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運行機制研究[M].北京:中國檔案出版社，2006.

[5]徐擁軍,王宏.論企業(yè)檔案在企業(yè)粗識管理中的作用[J].檔案學通訊，2004，(3).