應對檔案信息化發展趨勢更新檔案管理模式

李媛媛

(杜爾伯特蒙古族自治縣民政局救助管理站 黑龍江 大慶 166200)

1.前言

計算機技術、數字技術、網絡技術的發展，標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命，這場革命是紙張產生以來，以及近代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域劇烈的一次變革，它直接影響著檔案運作方式、基本理論，乃至思維觀念。由電子計算機、信息網絡和數字化文獻三者共同作用形成了這樣一個事實:現代信息網絡客觀上已將分布于世界各地的眾多電子計算機連接起來，而每一臺電子計算機的背后既是數字化文獻的生產者，也是數字化文獻的利用者；數字化文獻既被聯機產生，又被聯機存貯；并且通過信息網絡進行高速傳遞，最后實現聯機利用i電子計算機、信息網絡和數字化文件三位一體，形成了一個巨大的、無形的數字文件庫，這一數字文件庫超過了歷史上任何一個最大檔案館的館藏。

2.信息化發展對檔案管理的深遠影響

2.1 發展趨勢

2.1.1 電子文件的形成依賴于數字技術設備

這些技術設備的操作系統、數據庫管理系統、應用軟件系統、網絡通訊與信息交換方式等又可能由于開發者的技術偏好、技術專長、技術取向的不同或技術版本升級存在多樣性和差異性。電子文件形成系統的差異性，對電子文件信息的整合、信息的共享會構成障礙，進而影響電子文件的歸檔集中過程和電子文件有效性的實現。

2.1.2 電子文件信息內容與形式之間具有可分離性

紙質文件的載體形式相對比較單一，文件信息及信息表達形式是一致的:信息直接附著在載體上并直觀地呈現出來。但電子文件的信息與其格式或載體不是牢不可分的，相同的信息在不同的視圖定義下可以產生格式差異。

2.1.3 網絡性

電子文件的產生、運轉一般都是基于網絡環境的。電子文件的歸檔，信息由分散到集中，可以通過網絡來實現。

2.1.4 信息技術的變化性

信息技術的發展變化、更新換代速度非常快，信息技術現實的流行或通用并不代表今后長期的可用性。技術的短暫性與檔案的長期可用性之間產生了矛盾。電子文件的管理者困擾于是否同時歸檔生成電子文件的處理軟件就是其現實表現。

2.2 檔案的“虛”與“實”的理念的產生

所謂“實”，意指“實體”，指“看得見”、“摸得著”甚至“聞得到”具有物理意義上的實體狀態；所謂“虛”，意指“虛擬”，不具有物理意義上的實體狀態。顯然，“實”系指稱傳統意義上的檔案，“虛”系指稱電子文件、電子檔案或以“0和1”數碼生成的數字化信息。傳統檔案的存在形態及其運行模式，體現著“實在”的意味，因而傳統檔案的管理主要是“實物管理”，傳統檔案館存在形態也是實實在在的:檔案館建筑、檔案實體、檔案裝備、硬件設備。電子文件的產生、運行則沖破了空間和時間的限制．呈現出一種“虛擬”的狀態．信息或實物通過數字設備形成一連串的。和1數字或數字包，以光、電為中介運行，并以電或磁等方式存儲。電子文件的管理更多的體現出一種“邏輯管理方式”。文件形態正在從傳統的、主要以案卷為物理單位、肉眼可見的有形形態，發展變化為現代的、由信息網絡連接并遍布全球的、以數字化方式記錄并借助于電子計算機閱讀的無形形態。隨著館藏檔案數字化和數字檔案館的建設，由數字化設備、信息網絡和數字化文件共同構成了一個巨大的、無形的“虛擬檔案館 (數字檔案館)”。在實體檔案館的身后，正逐漸站立起一個巨大的身影——虛擬檔案館．它如同那個從油燈里冒出來的精靈，將顯示出越來越強的威力。

2.3 檔案管理理論的發展

傳統檔案學理論中的“檔案來源于文件”、“構成檔案的元素是文件”及“檔案載體與信息的不可分割”一系列觀點，把檔案始終視為由“文件”這一單一物質構成的。歷史上，西方國家以來源原則和文件生命周期理論作為檔案學的支柱理論，我國也在建國后開始接受來源原則，并在借鑒接受蘇聯模式的基礎上，逐步形成了具有本國特色的全宗理論。并在此理論指導下形成了一整套貫穿檔案管理全過程、各個環節的原則、規定、規范。隨著電子文件概念的普及，“來源”的慣念得到進一步充實和拓展。針對電子文件的特點，正視傳統的“機關來源”的不足，引入“文件形成過程——元數據”作為來源的表現形式，認為只要在電子文件生成、管理和利用的全過程中始終忠實記錄和保留元數據，就能夠客觀地展現和保持文件形成的歷史原貌。另外，文件生命周期理論經過調整和修正后，強調電子文件運動過程的整體性和連續性；強調電子文件不同階段之間己沒有明確界限；指明電子文件應進一步加強前端控制和全程管理。還有，社會分析與職能鑒定理論及其與多種傳統鑒定理論與方法的互補，檔案管理“社會模式”對“國家模式”的取代，“后保管主義”模式的論證，對文件運動規律的研究，對國家檔案資源建設理論與實踐的研究等等，都在不斷地深入、發展著檔案學理論體系。理論來源于實踐，理論的發展，又能進一步指導實踐的前進。

3.更新檔案管理模式適應未來信息社會的需要

檔案工作自身要發展，僅僅靠傳統的管理方式已不能適應信息社會對檔案信息資源的需求，因此，檔案工作必須應對檔案信息化、數字化發展的趨勢，更新理念，應用新的管理方式和手段來提高檔案管理的效率與質量，檔案工作才能獲得應有的地位，檔案事業本身才能有發展的前途，檔案信息化建設要求檔案管理模式從實體管理轉向數字化信息管理的模式。應從以下幾方面著手:

3.1 制定和完善電子文件、檔案數字化的技術標準

標準化和規范化是信息化、數字化的基本要求和前提條件。電子文件的產生、處理并最終“歸檔”成為數字化檔案，必須符合相關的技術標準和規范，才能保證其真實性、可靠性、可讀性；同樣，館藏檔案的數字化工作必須滿足相關的技術標準和規范。標準化和規范化的目的是要使電子文件生成系統與檔案信息化管理系統兩者之間實現順利接軌。

電子文件往往是在不同的計算機系統上形成的，其內容格式及數據結構不盡相同，這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法不同。又由于計算機技術的飛速發展，電子文件形成時所依賴的計算機軟硬件技術可能過時，導致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數據。目前，電子文件的形成方式多種多樣，極不統一，這已經給實際工作帶來了許多困難。所以，電子文件的形成和歸檔要遵守有關的技術要求和規范。

3.2 改變文件管理模式，實行文檔一體化管理(或者叫做文件的“檔案化”管理)

檔案化的問題在紙質文件為主的傳統載體文件時代并不突出，基本上可以用“歸檔管理”代替。那是因為紙質文件等傳統或體文件一旦形成，只要在歸檔的時候保證其載體的原始性就能確保文件的真實性、可靠性和證據價值。對電子文件而言，由于其真實性并不可能依靠載體的原始性得到保證．因而歸檔管理已經不能再用來代替檔案化管理，否則，歸檔前文件的真實性無從保證。

檔案化是電子文件問世以來，尤其是文件連續體理論創建以來，開始在西方檔案界流行的概念。檔案化就是確保并且證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期性，使文件有可能用作證據。據此，并非只有具備長時間保存價值的文件才能得到歸檔管理的待遇。相反，所有的哪怕是只保存幾分鐘、幾秒鐘時間的文件都應該得到檔案化管理．否則，它們無法既用作事務處理工具，又用作證據。對文件運動的全過程必須實行連續的、具有整體性的一體化全程管理，也就是檔案化管理。檔案化是使文件和電子文件具備成為檔案和法律證據的能力，具備了這種能力的文件才可能歸檔，成為檔案。

[1]朱桂花.檔案信息化是高速公路檔案管理的發展趨勢[J].河南科技,2006,(11).