辦公自動化在文書與檔案中的運用

任偉燕

（黑龍江生物科技職業學校 黑龍江 哈爾濱 150025）

當今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發展、辦公自動化的產生，計算機設備和技術已經廣泛應用于各項事業的各個環節。特別是以計算機網絡技術手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環境基礎，提供了物質條件的技術手段。辦公自動化是辦公領域中的革命，這場革命給傳統的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。

1.文書處理中的辦公自動化

文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統提供的文件編輯功能，實現了文字處理現代化，即利用計算機或其他文字處理設備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統中，由于使用了計算機等作為文字處理設備，文件一次輸入，便可多次重復修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。

在辦公自動化系統中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內部傳遞上，每到一文，文書人員按規定進行相關項目的著錄，注明日期、文件編號、系統名稱、文件作者、標題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預設的內部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統，各處室打開自己的終端，按命令進入系統，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環境下根據文書工作和檔案工作的有關規定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復使用，又可解除檔案部門重復集中錄入數據之苦，充分發揮了計算機一次輸入和多次輸出的優勢。

2.檔案工作的辦公自動化

2.1 檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統中的檔案信息管理系統，是在文書處理部門日常工作各環節中形成的數據庫的基礎上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統中，機讀檔案的產生縮短了文件形成和收集之間所經過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產生檔案的各處室之間由計算機網絡連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網絡隨時傳輸到檔案室的數據庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術沖破了傳統的整理方法和分類原則，它可以根據用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標準可與傳統的紙質檔案的鑒定標準相一致。

2.2 檔案信息開發的辦公自動化。檔案信息開發是指檔案管理系統將輸入進來的、經過篩選和加工處理的檔案信息，根據社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環節，是檔案管理專業中理論性和技術性最強的工作，它不但需要淵博的科學技術知識，還需要一定的語言知識、計算機應用能力。檔案編目對檔案信息的開發利用起著“前提”性作用，面對數以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現代化發展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統，本身具備檢索功能。在此基礎上，檔案信息管理系統就可以實現其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內容，可以輕松地利用計算機根據一定主題或專題進行全文或部分章節的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規范化、標準化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復制出來，并能及時、準確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統的檔案室藏概念得到升華。

3.應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

3.1 簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。

3.2 辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

3.3 文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立并聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.4 文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門——辦公室和檔案室，由于業務銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統后，利用計算機的網絡技術能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網絡中充分的將各自的業務銜接起來。

綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應用，計算機進人文書和檔案工作領域已是一個不爭的現實。用計算機制作文件、統計和處理數據已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質量。計算機技術促進了“文檔”一體化的實現，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應用的方向發展，其應用領域將會越來越廣泛。

[1]劉大召，安志勇，謝紅薇.基于文書流轉的辦公自動化系統的分析與設計[J].2003,（12）.

[2]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技,2006,（3）.